Por que precisamos de Sistema de Gestão Documental?

Informações, seu negócio depende dele. Mas pode localizar facilmente seus funcionários informações que eles precisam, quando precisam dele? Na maioria das empresas, os documentos são armazenados em uma variedade de lugares como o – Arquivo despensa gabinete, em redes, em discos rígidos de PC individual, CDs e gavetas. As pessoas que precisam de ter acesso a esses documentos são muitas vezes situados em locais diferentes, bem

A resposta para um número crescente de empresas – grandes e pequenos – é um sistema de gerenciamento de documentos. O melhor sistema de gestão de documentos irá ajudar o seu escritório sem papel, que libera espaço valioso no escritório que pode ser mais bem aproveitados como espaço de trabalho para os seus funcionários. Além disso, software de gestão documental faz seu escritório muito mais ecológica.

O que é o Sistema de Gestão de Documentos (DMS)?

A gestão de documentos é um método de organização. Mais especificamente, é um meio de base tecnológica de armazenamento de documentos. Documentos (e às vezes imagens) são realizadas em uma área de armazenamento único (repositório) que simplifica a gestão e recuperar os arquivos quando necessário. Desde as organizações têm necessidades variadas, sistemas muitas vezes são personalizados.

Como funciona?

A gestão de documentos normalmente começa com o documento eletrônico geralmente usamos um scanner para converter documentos de papel (físico) em imagens digitalizadas. Uma vez que todos os arquivos são eletrônicas, é mais fácil para organizar a informação. Além disso, sempre que possível, todos os novos documentos são preparados e salvo em um formato digitalizado permanente

Quando você precisar recuperar um documento a partir do sistema, você executa uma busca, digitando o documento &';. S nome. O pedido é processado e as informações são recuperadas. Sistemas de gestão de documentos incluem medidas de segurança para garantir que somente usuários autorizados tenham acesso. Estas medidas determinar que documenta algumas pessoas podem ler, e quais ações ou modificações que podem fazer.

Benefícios da utilização do Sistema de Gestão de Documentos (DMS)

Um sistema de gerenciamento de documentos eficaz ajuda, tornando mais fácil arquivar, organizar, partilhar, recuperar e informações seguras. Os funcionários também podem ser mais produtivos, uma vez que salvar tempo à procura de informações críticas de negócios. Um bom sistema de gestão documental também facilita a colaboração, decisão, ea capacidade de construir em cima do trabalho dos outros.

Os arquivos digitais têm a funcionalidade que não é possível com os arquivos de papel. Com um sistema de gerenciamento de documentos no local, várias pessoas, mesmo aqueles que trabalham de escritórios domésticos ou o campo, pode acessar e trabalhar em arquivos simultaneamente. Consultar a reconciliação e resolução é mais fácil, Formulários de Candidatura ao Cliente ou documentos CAF pode ser armazenado por um longo período de tempo, sem quaisquer danos, e documentos não podem se extraviado ou duplicados. Alguns exemplos de formulários de candidatura ao Cliente são-

a. Os dados da pesquisa Surveys- é recolhida para muitas finalidades, censo acontece a cada poucos anos. Os dados obtidos podem ser digitalizados facilmente

b. Questionnaires- Tabulação de dados que é obtida através de questionários é fácil agora; Tecnologia OMR é usado, para que possamos obter valores numéricos

c. E-mail Forms- cartões royalty cliente são dados muitos marca em todo o país, ao sentir-se estas formas, uma caixa é especificado para cada letra

d. Registro Applications- Aplicando para obter um serviço ou produto é mais fácil agora, para cada área, como o nome da pessoa ou sua /seu endereço existem caixas especificadas onde os indivíduos precisam escrever em letras maiúsculas. Um código de barras é atribuído para cada aplicação agora por isso mais fácil de recordar dados quando for necessário.

Melhor atendimento ao cliente é outro benefício intangível significativo. Os arquivos estão ao alcance de todos os funcionários para que pedidos de clientes podem ser respondidas de forma mais rápida e eficaz. Document Management ajuda as empresas e organizações governamentais para processar dados facilmente, entrada manual de dados é lento e erros podem ocorrer durante a digitação de dados. Duplicação é evitado e os dados podem ser facilmente verificada. Cliente gestão formulário de candidatura é um serviço que as empresas de gestão de documentos fornecem. As empresas podem economizar dinheiro em despesas de impressão e cópia, e também há uma menor necessidade de espaço de armazenamento de arquivos no local e externo Restaurant  .;