Artigo: O que é Gestão de Documentos

Gestão Documental é a idéia de como gerenciar documentos em um bom caminho para ser capaz de encontrá-los facilmente, encontrar a informação em si, o registo de alterações em documentos, compartilhá-los com outras pessoas e ainda? única lhes mostrar para as pessoas que devem ser capazes de vê-los. Incluído na parte de segurança é também de ser capaz de controlar que tipo de informação deve ver os outros e se eles devem ser capazes de alterar o conteúdo do documento.

No passado todos os documentos foram escritos em papel e armazenadas em lugares seguros onde somente as pessoas com direitos sobre os documentos tinham as chaves para. Poderia ser algum tipo de arquivo. Este método ainda é usado em alguns lugares, mas geralmente é combinado com ter os documentos em algum tipo de Sistema de Gestão de Documentos, por vezes abreviado DMS. No começo estes foram chamados Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Hoje você é capaz de encontrar Sistemas de Gestão Documental, que são especificamente utilizados para o gerenciamento de documentos, mas há um monte de software software de colaboração ou gerenciamento de projetos que incluir um monte de a funcionalidade necessária em um monte de empresas. Isso torna ainda mais difícil encontrar o que você está procurando desde que você é capaz de instalar um sistema com múltiplas finalidades.

Há um monte de funcionalidade diferente, você é capaz de obter com um Sistema de Gestão de Documentos e é por isso, importante que você pense bem no que você pode precisar
Algumas áreas que você precisa para considerar são:..

* Segurança

A segurança é geralmente muito importante para a maioria das empresas e mais documentação
Existem diferentes tipos de segurança que tem de ser considerado.
O primeiro é a segurança externa. Com requisitos abaixo sobre a acessibilidade é importante para configurar o sistema de uma forma para que as partes externas não podem participar dos documentos que você não deseja compartilhar.
O segundo é a segurança interna. Isso geralmente é um pouco mais complicado desde que você queira considerar vários requisitos.
É comum que você quer ter documentos que são acessíveis a todas as pessoas em um departamento, mas apenas a algumas das pessoas devem ser capazes de alterar o informações. Também é comum que você quer ter documentos privados para uma pessoa que não deve ser acessível por qualquer outra pessoa.
Criando a estrutura organizacional para o sistema de gerenciamento de documentos é vital antes de decidir quais os requisitos que você tem. Ao atravessar a organização e como os documentos devem ser acessados ​​e utilizados por todos que você vai entender muito mais de como você deseja que o sistema funcione.

* Colaboração

Um dos propósitos de gerenciamento de documentos sistemas é para melhorar a colaboração e ter as pessoas mudam o documento e visualizar facilmente a última revisão do documento.
Então, como é que você quer este trabalho? Você quer que todos sejam capazes de alterar o documento ao mesmo tempo ou você quer um de cada vez adicionar suas mudanças?
A primeira opção é geralmente bastante complicado, mas existem alguns sistemas de gerenciamento de documentos que podem fazer isso. A segunda solução é mais fácil e estiveram ao redor por muito tempo. O que normalmente acontece é que você “ check-out &"; o documento para fazer alterações. Você, então, bloquear o documento para mais ninguém a mudar. Eles, no entanto, ser capaz de visualizar a versão anterior do documento (o mais atualizado que está no sistema). Quando você terminar de alterar o documento que “ o check-in &"; o documento alterado para torná-lo visível para todos.

* Acessibilidade

Como você deve ser capaz de acessar os documentos? Esta é uma pergunta complicada, pois você pode querer ser capaz de trabalhar com o documento quando você está viajando e não têm acesso à Internet. Algumas empresas estão felizes em ter o documento só é acessível on-line e se você quiser levá-lo para casa, você pode fazer uma cópia para o seu computador e visualizá-lo offline. Se você quiser fazer alterações nele você fazê-lo on-line. No entanto, também existem algumas empresas que precisam de ser capaz de lidar com a possibilidade de também alterar o documento offline.

* formatos de documentos

Que tipo de documentos que você quer ser capaz de ter em seu sistema de gerenciamento de documentos e como você quer que eles sejam gerenciados?
Alguns sistemas permitem que você trabalhe dentro do sistema para todas as alterações de um documento. Alguns sistemas de abrir o software real para trabalhar, por exemplo MS Word. É importante que você pense sobre como você quer que isso funcione. Isso também é importante quando se olha para o próximo ponto, como ser capaz de procurar e encontrar o documento que você está procurando.

* Possibilidade de pesquisar

Você tem que pensar sobre como ser capaz de procurar o documento. Uma solução é criar informações de meta sobre o documento e se conectar a informação de modo que é fácil de encontrar. Outra maneira é ser capaz de procurar o título, o autor eo resumo. Isto é, no entanto, também considerou dados de meta.
Outra maneira é ser capaz de fazer pesquisa de texto livre através de um documento. Isto é um pouco mais difícil se você permitir quaisquer formatos de arquivo, mas existem alguns sistemas de gestão documental realmente boas que será capaz de ajudá-lo lá fora também.

* A rastreabilidade

One das coisas mais importantes é a rastreabilidade. Quem mudou o documento e quando? Quais as mudanças que eles fizeram e somos capazes de ir facilmente voltar para uma versão anterior?
Uma coisa que você pode querer traçar é que tenha lido o documento. Talvez você deseja acompanhar todos que leram as alterações do documento e, portanto, deve estar ciente do que está escrito.

Há um monte de coisas que pode ser dito sobre gestão de documentos. No início pode-se considerar que é muito fácil, mas depois de um tempo você entender a complexidade do mesmo. Este artigo traz algumas idéias do que para pensar e abrir suas mentes para perguntas a serem feitas quando se considera o seu próximo sistema de gerenciamento de documentos Restaurant  .;