Erros a evitar em Nonprofit Accounting Software Systems

Um recente conversa Linkedin relacionada com as novas implementações de sistemas de software de contabilidade sem fins lucrativos e os vários sistemas no mercado, trouxe muitas idéias sobre este tema. Claramente vários usuários tiveram seus favoritos. Mas depois de muitos indicaram o sistema que mais gostava ou tinha usado, a verdadeira questão saiu. Isso é que nenhum sistema de software de contabilidade sem fins lucrativos irá executar satisfatoriamente sem projeto e implementação adequada. Para lista de verificação de implementação e outras informações valiosas, visite http: //www.accountingsoftware success.com
Se a implementação de um novo sistema de contabilidade sem fins lucrativos ou melhorar um já existente, existem várias questões de design e de procedimentos que precisam ser abordadas <.. br> A codificação inadequada para Software de Contabilidade Nonprofit Uma das questões mais importantes é a codificação, particularmente no plano de contas em um ambiente de contabilidade sem fins lucrativos. Se as operações não são codificados de uma forma que permite a fácil classificação e seleção para relatórios, você encontrar-se extrair (ou recodificação) de dados em planilhas e manipulá-lo lá. Na verdade, um dos sintomas de um sistema inadequado ou mal projetado é sobre a dependência de planilhas. Se você &'; re usando planilhas para relatórios de rotina (semanal, mensal, trimestral), que é provavelmente uma área que você deve olhar para automatizar. Olhe para o seu relatório e trabalhar para trás para se certificar de seu código de conta pode suportar suas necessidades de relatórios
Além do plano de contas certifique-se fornecedor e ID do cliente &';. S são consistentes e fazer sentido para o usuário final. Por exemplo, se o seu sistema olha para fornecedores por códigos alfanuméricos, don &'; t usar números para identificá-los. Use uma variação consistente de seu nome para que eles são mais fáceis de encontrar. E usar a mesma lógica com os funcionários
Não revisão de processos /proceduresOne se os maiores equívocos &'; em relação ao software é que ele irá corrigir processos de negócios quebrados. Ele não vai, mas pode trazê-los à tona! Como exemplo, se você está entrando faturas após as verificações sair, a maioria dos softwares não irá acomodar o seu processo (Na verdade, eu encontrei neste cenário). Por favor don &'; t culpar o software! Reveja o seu processo e ver como ele pode ser alterado para permitir que o software para melhorar sua precisão e eficiência.
Não aproveitando contabilidade featuresOftentimes software software sem fins lucrativos é comprado com a intenção de utilizar os recursos avançados, mas a inércia toma conta e as coisas reverter para o “ velho &"; caminho. Áreas como a reconciliação automática, elaboração de relatórios, processos orçamentários automáticos, fluxo de trabalho e gerenciamento de documentos todo o som grande, mas são realmente difíceis de implementar. Por outro lado, há certamente uma relação custo /benefício para o tempo eo esforço necessário para realizar essas tarefas. É muito parecido com um “ mini-conversão &"; dessa tarefa que você está realizando. Então, em primeiro lugar, certifique-se que &'; s um esforço para o qual você &'; ll obter um retorno sobre o investimento. De fato, alguns recursos podem não funcionar como demonstrado. Converse com outros usuários que já implementaram esse recurso, e pode validar a sua utilidade. Em seguida, certifique-se de que você é claro sobre o que é necessário para uma implementação bem-sucedida, e em seguida, planejar e executar corretamente nele
Não criação de documentação Nós &';. Re não falando sobre Manuais de usuário aqui. Nós &'; re falando sobre documentos personalizados para cada transação e processo que você executar em todo o sistema, a partir de entradas GL para backups do sistema. Enquanto esses procedimentos são demorados para criar, o seu valor em segurar processos consistentes e resultados é inestimável. Além disso, eles fazem referências excelentes de treinamento para novos funcionários, bem como guias de referência ao preencher para alguém em férias
TrainingWhether inadequada ele &';. Sa novo sistema ou uma nova versão versão, aprender a usá-los totalmente sistema garante óptima retorno sobre o investimento. O treinamento também permite que sua equipe para fazer perguntas ao sistema que eles podem precisar de esclarecimentos sobre.
SystemsA excessivamente complexa organização sem fins lucrativos com uma única fonte de receita e uma única área de programa pode ser capaz de usar um sistema bastante simples, como QuickBooks. No entanto, como transações e relatórios complexidade aumenta (atribuições, relatórios cruz ano fiscal, múltiplas classificações patrimoniais líquidos, etc.), a necessidade de um sistema que oferece esses recursos e benefícios aumentam.
Conclusões sobre Nonprofit Accounting Software Sistemas A discussão trouxe à mente alguns dos comentários favoritos ouvido em 20 anos de consultoria sobre implementações de sistemas sem fins lucrativos. Meu top 6:
No. 6 – “ Eu &'; não estou muito preocupado com relatórios. Eu faço a maioria de meus em Excel &"; (As mesmas que você projetou em VisiCalc?)
No. 5 - “ Eu ganhei &'; t precisar de alguma ajuda de execução, I &'; ve feito vários. Na verdade I &'; ve implementou três sistemas de contabilidade diferentes aqui nos últimos 5 anos &"!; (Não diga mais nada.)
No. 4 - “ Nós won &'; t precisa envolver qualquer equipe no processo. I &'; ll dizer-lhes o que fazer e que &'; ll fazê-lo &"; (As batidas continuarão até que a moral melhore!)
No. 3 - “ Nós don &'; t precisam de qualquer documentação SOP. It &'; s todos aqui em cima (aponta para a cabeça) &"; (Enquanto eu prefiro usar o “ o que acontece se você ganhar na loteria &"; cenário, equipe manter referindo-se a um incidente infeliz ônibus … enquanto sorrindo.)
No. 2 - “ Só me mostre como ele funciona e eu posso ensinar a todo mundo o que fazer &";. (Porque ninguém conhece seu trabalho melhor do que você, e você obviamente tem toneladas de tempo livre.)
E o No. 1 Comentário - “ I &'; d gosta de manter o meu plano de contas /vendor ID codificação /empregado porque que &' ; é a maneira que nós &'; ve sempre fez isso &"!; (Pelo menos isso explica o seu “ Vintage &";. Wardrobe)
Sim, planejamento intenso, avaliação procedimento (incluindo a entrada de pessoal), formação, documentação, e uma vontade de aceitar a mudança são componentes críticos de uma implementação bem sucedida. Próprio software de contabilidade sem fins lucrativos não vai resolver os processos de negócios quebrados, mas, muitas vezes, trazê-los à luz Restaurant  !;