Como é que uma ajuda DMS para colaborar no local de trabalho?

Um sistema de gerenciamento de documentos ajuda as organizações a economizar tempo e espaço e aumenta a produtividade no local de trabalho de forma significativa. Anteriormente que compartilham arquivos e pastas de informações foi feito fisicamente, agora através de um sistema de gestão documental muitas pessoas podem acessar o mesmo arquivo simultaneamente em um sistema de gerenciamento de documentos facilmente. Corporates precisa armazenar documentos em um ambiente seguro e protegido, empresas que oferecem DMS tem um serviço chamado de Workflow Solutions Matrix, o que ajuda na redução do tempo gasto na localização e gestão de projetos e seus documentos.

A colaboração é uma característica inerente a um DMS, uma hierarquia geralmente rege uma organização, os arquivos devem ser armazenados e compartilhados de acordo com estes níveis dentro de uma organização. Um sistema de gerenciamento de documentos ajuda a dar acesso a determinados arquivos usando uma matriz de solução de workflow, o acesso pode ser ativado ou desativado para diferentes departamentos ou funcionários dentro de uma organização. Às vezes vários indivíduos tenham acesso a um único arquivo, várias pessoas podem acessar e salvar esses documentos. Com outras formas de colaboração, o arquivo é alterado e algumas alterações não podem ser mostrados, enquanto estiver usando um sistema de gerenciamento de documentos existem diferentes versões do arquivo com diferentes modificações, o documento final resultante teria todas as revisões listadas.

O processo de ter várias versões do mesmo arquivo é chamado de versão; esta função é útil para as empresas, que modificam arquivos com freqüência. Os indivíduos podem voltar para versões diferentes para atualizar os arquivos como e quando necessário. Indivíduos diferentes dentro de uma mesma organização poderia fazer essas versões; DMS ajuda a aumentar a colaboração. Vamos tomar um cenário onde há vários usuários acessando um documento do Word, este arquivo foi criado por um indivíduo um grupo de indivíduos tiveram acesso ao mesmo arquivo, cada edição eles fazem é armazenada e diferentes versões são salvas. Estas edições podem ser feitas meus vários editores em datas e locais diferentes.
matriz

soluções de fluxo de trabalho é um serviço é uma parte de certos sistemas de gestão de documentos; que ajuda as organizações a ter um repositório, o que ajuda no armazenamento, recuperação, organização e encaminhamento de documentos online. Normalmente, os documentos são criados organizadas e agrupadas, os indivíduos são, então, dado o acesso a esses arquivos através de uma lista de controle. Isso, então, permite aos usuários procurar os arquivos; eles podem se inscrever para estes arquivos e receber notificações quando forem feitas alterações. Esses arquivos podem agora ser compartilhados e editados por diferentes indivíduos comentários podem ser adicionados, as versões podem ser feitas e relatórios podem ser criados com base na cópia final do arquivo.

O trabalho precisa ser feito sistematicamente nas organizações, de colaboração é a chave para o sucesso de uma organização, que ajuda no aumento da produtividade por tempo gasto no preenchimento e encontrar arquivos diminuindo. Sistemas de gestão de documentos pode digitalizar documentos para as organizações; estes poderiam ser documentos legais ou desenhos funcionais para determinadas indústrias. Serviços de digitalização de documentos podem ajudar a estruturar-se; eles são digitalizados através de um reconhecimento óptico de caracteres, após o que são armazenados e organizados. Esses arquivos são então indexados para os indivíduos podem localizar esses arquivos através de uma matriz de soluções de fluxo de trabalho.

DMS ajuda a colaboração no local de trabalho através da estruturação de documentos que, ou são digitalizadas ou salvas em uma matriz de soluções de fluxo de trabalho. Dentro de um fluxo de trabalho da organização pode dar acesso a arquivos específicos para indivíduos selecionados dentro da organização. Os documentos podem ser guardados de forma segura e acessível em vários locais por vários usuários ao mesmo tempo. Anteriormente compartilhamento de arquivos foi difícil, pois eles eram físicos, agora estes documentos podem ser digitalizados e compartilhados entre vários usuários sem prejudicar o papel. .. Pesquisando salvar e recuperar esses documentos são agora mais rápido, usando um sistema de gerenciamento de documentos Restaurant