Trabalhar no sentido de objetivo e propósito da sua empresa ao documentar seus processos de negócios

Business Process Management (BPM) – algo para as organizações de maior porte, as pequenas empresas ou para todos?
É sempre bom saber o que sua empresa está fazendo, por que e em que ordem deve ser feito. Este não é apenas para ser capaz de melhorar o desempenho em torno de tudo o que é feito no trabalho diário, mas também ser capaz de prever o que precisa ser feito quando as atividades específicas transformar-se, como por exemplo o emprego de novos colegas de trabalho.

Business Process Management deve ser feito com alguns focos diferentes.

Primeiro você precisa identificar o que está sendo feito em situações específicas. Para ser capaz de fazer isso da melhor maneira, você deve identificar por que você está fazendo as coisas eo que você deseja alcançar.

A maioria das organizações tem um objetivo e propósito com a existência da empresa. Mas, muitas vezes, as atividades diárias não são vinculados a esses objetivos e propósitos

Deixe-me dar um exemplo:..

"Andrew dirige uma empresa de criação de software para melhorar a segurança nos negócios Ele definiu a finalidade para a sua companhia a &'; Fornecer segurança para pequenas e médias empresas os EUA 'eo objetivo para &'; Seja a escolha óbvia de fornecedor em 2012 para software de segurança para as empresas inferiores a 300 empregados dentro os EUA pelo fornecimento de alta qualidade software com um brilhante serviço ao cliente "
Andrew tem 3 funcionários no departamento de suporte ao cliente e eles estão trabalhando entre 8:00 –. 17:00 com intervalo para almoço entre 12:30 –. 13:30 Sua família está localizado em Nova Iorque Os funcionários são. respondendo às chamadas tão rápido quanto eles podem e sempre tem cerca de 50 casos para trabalhar. Na hora do almoço eles ficam em média 5 chamadas para o atendedor de chamadas e de manhã que eles têm em média 20 chamadas. Eles não têm qualquer configurado regras, mas cuidar dos problemas assim que eles entram. Os funcionários se sentir estressado o tempo todo, uma vez que tem um monte de problemas para cuidar. Eles também sentem que a situação é insuportável desde o seu gerente é para eles o tempo todo para manter a lista de questões a um mínimo. Eles às vezes recebo e-mails de seus clientes onde eles perguntam por que eles não receberam nenhuma resposta. "

Este é um cenário muito comum em empresas de todo.
Se olharmos um pouco mais sobre esse exemplo podemos ver algumas coisas óbvias que podem ser olhado.

Andrew tem uma meta de ter um serviço de cliente brilhante. Ele permite que os funcionários têm pausa para o almoço, ao mesmo tempo e só planeja o horário de funcionamento para a costa leste .
Há 25 pessoas que querem ajudar deixando uma mensagem na secretária eletrônica e provavelmente um monte de gente que deseja ter ajuda, mas não deixar uma mensagem.
O pessoal ter um monte de trabalho a todos os tempo, mas não têm orientação sobre como fazer o trabalho. Eles fazem o melhor que podem, mas ainda se sentir estressado o tempo todo e são, provavelmente, não contente com o trabalho que eles conseguiram.
Ao identificar os processos de trabalho e mapa los para a meta da empresa e propósito, Andrew será fácil chegar à conclusão de que seria melhor para manter uma programação entre os funcionários onde um deles está sempre trabalhando durante o almoço. Provavelmente Andrew irá criar o cronograma da maneira que os horários de funcionamento são até oito horas, o que significa que ele vai cobrir a costa oeste também. Isso provavelmente irá reduzir a quantidade de chamadas recebidas no atendedor de chamadas de 90%, o que significa que ele terá clientes muito mais felizes.

A Processos de Negócio Maps também ajudará a identificar exatamente como o trabalho deve ser feito no suporte ao cliente divisão. Isso fará com que um monte de mais perguntas, mas desta forma o pessoal será capaz de identificar em que processo eles sentem que eles precisam de mais ajuda. Ele também irá ajudá-los a se tornarem mais eficientes, porque eles sabem exatamente o que fazer o tempo todo.

Business Process Management é recomendado para ser realizado em conjunto com alguém que não está profundamente envolvido no trabalho realizado na empresa . A razão para isto é que são feitas as perguntas que não são de outra forma considerados. Isso não significa que o apoio deve vir de fora da organização, mesmo que isso seja recomendado na maioria dos casos, mas pode vir de experiência em outros departamentos.

O principal trabalho é feito pela primeira vez, mas é importante entender que ele deve ser passado por regularmente para ver que os processos ainda são válidos. A frequência depende de como mudar essa parte do negócio é, mas é recomendável ter revisões, pelo menos a cada 6 meses.
Qualquer Software Business Process Management adequado podem ser usados ​​para a documentação dos processos e eles devem estar disponíveis para todos empregados afetados para ser capaz de seguir durante o trabalho diário Restaurant  .;