Nara Records Management

Todos os registros de agências federais são gerenciados pelo Arquivos e Registros Administração Nacional (NARA). Um grande número de agências governamentais não têm efetivamente registros arquivados e precisamos de melhores métodos de arquivamento de dados - estas foram as conclusões de divisão NARA gerenciamento de registros. 93% das 270 agências federais abrangidas pelo inquérito de avaliação de políticas de gerenciamento de registros foram responsivo.

Com base na avaliação dos resultados do inquérito divisão NARA gerenciamento de registros, o risco de não ter métodos eficazes de arquivamento de registro foi elevada em alguns casos. Os departamentos de pé mais baixo na pesquisa incluem Transporte, Educação, Justiça e Agricultura. Uma pontuação abaixo de 90 indica risco moderado de manutenção de registros inadequados e como muitos como 90% entrevistados caiu nesta categoria.

A maioria dos departamentos falhou no arquivo electrónico eficaz. Departamentos federais falta ou completamente um sistema compatível para a retenção de mensagens de dados de e-mail ou electrónicas não são capturados por causa de sua incompatibilidade com o sistema. A fim de manter um registro de e-mails, as agências têm recorrido a impressão e arquivamento destas mensagens, mas de acordo com NARA, registros eletrônicos são importantes e este método de conservação é inadequada. Além disso, muitas agências acreditam que, se estiver fazendo backup de seus e-mails em computadores ou discos rígidos, é o mesmo que ter um software de arquivo apropriado que salva todos os e-mails para que eles possam ser acessados ​​por NARA ou qualquer outra agência reguladora.

Muitas vezes, registra o pessoal de gestão não são consultados durante a elaboração de planos de arquivamento de dados, o que é uma preocupação assunto. Eles não conseguem tomar decisões a respeito de como eles vão guardar os dados, o que o software da empresa que irá utilizar e qual é a forma mais eficiente de ir sobre este processo. Todas estas decisões são tomadas por funcionários em postos mais elevados, que muitas vezes não têm entendimento primeira mão do processo de gerenciamento de registro levando a sistema ineficiente. 16% dos inquéritos inquiridos afirmaram envolvimento ocasional de pessoal de gerenciamento de registros no processo de tomada de decisão, enquanto outros 19% afirmaram o envolvimento regular.

Isso significa que o envolvimento do departamento de gestão de dados no processo de tomada de decisão é nula em mais cerca de 65 % Agências. Os gravar programas em muitas agências, sendo inadequada, eles não garantir a conformidade completa com os regulamentos Nara. Nível de habilidade pobre de trabalhadores de gerenciamento de registros e falta de formação são outras razões para o gerenciamento de dados ineficiente Restaurant  .;