Lei Federal Records: Desenvolver um robusto programa de retenção de documentos: Melhores Práticas em Definindo uma política fiável

De acordo com a Lei Federal Records, o desenvolvimento de um programa de retenção de documento robusta é a melhor maneira de criar uma política de ediscovery defensável. Freqüentemente os funcionários não têm certeza sobre as leis eDiscovery a ser seguido, arquivos de pessoal que devem ser conservados e manter o registro legal necessidades. Hoje a maioria federal, bem como as agências estatais têm requisitos claros para a retenção de registros e leis que precisam ser seguidas. Empreiteiros federais, subcontratados e empregadores, todos precisam confirmar a essas leis.

Tendo um programa confiável para retenção de documentos é a melhor maneira de garantir o cumprimento. Os registros devem incluir todos os e-mails trocados, quer entre si ou enviados fora empregados. Além de e-mails, todos os documentos do Word, arquivos do Excel, arquivos de som e outros arquivos diversos são admissíveis em tribunal. Assim, os funcionários precisam para garantir registro e armazenamento desses arquivos periódica em um local seguro. Além de gravar os dados, tem de haver uma programação específica detalhando quanto tempo determinados registros serão mantidos e quando eles serão excluídos.

Quando o tribunal pede para esses registros eletrônicos, uma empresa deve mostrar que eles eram em conformidade com as leis antes de o pedido foi enviado para fora. Não é suficiente para começar a gravar e manter um banco de dados desses arquivos após a ordem judicial vem, porque se for esse o caso, então uma multa pesada poderia ser cobrado sobre a sua empresa. Por esta razão, a Lei Federal Records incentiva as empresas a criar um cronograma de retenção para todos os documentos.

Fazer a agenda não é uma tarefa fácil. Tanto quanto os documentos em papel estão em causa, manutenção de registros é fácil. Manutenção de registros precisos em caso de documentos digitais não é tão simples como eles podem ser facilmente danificados ou apagados. Criação de uma equipe separada exclusivamente para a retenção de documentos eletrônicos adequada pode ser necessária.

Tendo o cronograma de retenção documentos corretos, não só manter você e sua empresa, no lado direito da lei, mas também irá poupar um monte de dinheiro em caso de uma ordem judicial. Várias empresas, incluindo Morgan Stanley acabaram pagando multa por descumprimento. Além da perda de monitoria, isso também afeta uma empresa goodwill Restaurant  .;