Como fazer um plano para uma reunião de conferência de vídeo

encontros face a face são muito planejado com antecedência e bem cuidado todos os aspectos para evitar armadilhas. O mesmo se aplica ao planejamento reuniões ou conferências on-line. Quando uma sessão de vídeo interativo duas vias é conduzida, identificando público certo, a criação de objectivos adequados para resultados frutíferos da conferência e fazendo uso de ferramentas de avaliação é a mesma necessária como no encontro cara a cara. Ao apresentar em um encontro cara a cara ambiente o orador dá muita importância ao ser conectado a audiência e cada segundo se esforça para manter a reunião interativa e animada com o público. Conectividade e animada reunião é tudo a mesma coisa essencial em uma reunião em linha também, mas achieveing ​​torna-se difícil, pois exige atenção additonal para aspectos técnicos de vídeo-conferência que os membros não têm controle sobre.

mantendo a necessária técnico equipe que pode lidar com problemas de forma espontânea é mais necessário. Para boa execução das tarefas a conferência de reuniões podem ser categorizados nos seguintes tarefas para facilitar a atribuição para pessoas de forma diferente em conferências especiais:

coordenação do Programa

coordenação Evento

Registro

coordenação tecnologia o site do

Programa Co ordenação:

Se os membros da equipe estão localizados em locais longe de uma estratégia devem ser aplicadas para interagir com os membros da equipe sobre a agenda da reunião, último alterações hora, inclusão ou unavailabily de um membro da equipe pouco antes da reunião. Manter informado o público-alvo é mais importante, não deve ser tomado como dado adquirido que as pessoas tomam initiave para participar da reunião, embora eles decidir vir, muitos seria atingido com a sua própria agenda e tendem a esquecer e me arrependo por ter perdido a sessão . Assim, o envio de lembretes para eles pessoas do nitch particular ajuda em atingir o público que realmente não quer perder o programa

Coordenação de Eventos:. Se um local de videoconferência comum é atribuído aos ramos circundantes, uma pessoa que é muito ciente da localização devem assumir a responsabilidade de facilitar as adesões da reunião. Alguns reposibilities importantes seriam:

Identificar uma sala de reuniões que é viável para a gestão e acessível para os membros de alcançar com pouco itinerante
Olhe através dos mecanismos técnicos de sala de reuniões que são necessários para. a reunião.
Manter contato com o coordenador do local em caso de qualquer necessidade urgente durante a reunião. Garantir que o coordenador está disponível até o encerramento da reunião, para que quaisquer impedimentos podem ser tratadas rapidamente

Registro:. Mantendo o painel de registro pronto para os participantes a registar, caso não tenham feito com antecedência, fornecendo os membros rabiscando com almofadas e canetas, se eles são mais confortáveis ​​em anotar os destaques durante a sessão de vídeo-conferência

Coordenador de Tecnologia:. Muitas pessoas provenientes de uso do fundo software de vídeo conferência diversificada como uma ferramenta de conferência online. Todos eles muitos não se sentir confortável em usar a tecnologia, um staff treinado deve ser availble para ajudar os membros em usar a tecnologia de forma que eles não se sentem desconfortáveis ​​com a tecnologia Restaurant  .;