Dez Dicas para uma melhor E-mail

Dez Dicas para E-mail Clarity, Compreensão e Concreteness
Você está inundado com e-mails? Você pode acompanhar as respostas? Quantos e-mails você lê por dia e agitar sua cabeça em qualquer frustração quanto ao seu conteúdo ou por causa de erros gramaticais e ortográficos? Nós escrevemos centenas de e-mails por dia ou uma semana, e para vários destinatários. Tome estes Dez Dicas para E-mail clareza, a compreensão e concretização de fazer seus leitores felizes em receber e responder a seus e-mails
1.. A linha de assunto é fundamental: Use-o para seus e seus leitores &'; vantagem. Depois de uma resposta, mudá-lo. # 1. (De você) a política de férias; entrevistado &'; s o mesmo. # 2. (De você.) Férias em 2012. # 3. (Um assunto completamente diferente) Próxima quinta-feira, 8 de julho. Quando você arquivar e-mails de distância, uma linha de assunto específico ajuda a encontrar a informação. Com a mesma linha de assunto você don &'; t saber qual é o único a re-ler
2.. BCC: Quando você enviar cópias para os outros, cópia computador cego para outros destinatários (cópia computador Cegos.). Ninguém quer ler através de 20 nomes para chegar a mensagem. Se você tiver dois ou três outros destinatários e cada um precisa saber que ele /ela recebeu o mesmo e-mail, em seguida, CC a essas partes. Sims 3. Gramática correta: Será que você enviar alguns de seus e-mails para seu professor de Inglês Grau 8? Eu não assumir. Verifique sua gramática antes de pressionar o “ enviar &"; botão. It &'; s tão fácil pensar que ninguém realmente se importa ou avisos se você don &'; t escrever corretamente; você &'; re errado. Completamente errado. Escrita pobre ficou fora de mão e ele &'; s tempo para definir a barra para cima três ou quatro entalhes. Assunto acordo /verbo: There &'; s quatro arquivos em sua mesa. Não! Há quatro arquivos em sua mesa. Cada um dos funcionários estão recebendo novo software. Errado! Cada um dos funcionários está começando um novo software.
4. A pontuação correta: Use uma vírgula após uma saudação formal. Caro Prospect :. Uma vírgula é o uso de uma saudação informal. Caro Joan ,. Coloque todos os pontos e vírgulas dentro das aspas, a menos que &'; s em uma cláusula parentética. Ponto e vírgula e dois-pontos ficar fora das aspas. Pontos de interrogação ficar dentro de casa quando a cotação direta é uma pergunta, e do lado de fora quando toda a frase é uma pergunta.
5. Sintaxe: Escreva em frases completas. A maioria das sentenças da escrita do negócio são 10-12 palavras. Sim, frases curtas funcionar bem também. Use explicação visual, expressões não vagas. O que faz o leitor pensar quando você diz, “ I &'; ll falar com você em breve &" ;?. O que faz “ em breve &"; significar? It &'; s diferente para todos. Excluir escritos informais: 4u, ou RU pronto

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6. Paciência: Ninguém está no e-mail ao mesmo tempo exato ou a mesma quantidade de tempo que você é. Quando você precisa de algo respondidas ou entregues dentro de: 15 ou menos, pegar o telefone e falar com a pessoa ou deixar um correio de voz. Nem todo mundo tem o “ out-of-office &"; capacidade.
7. Cortar e colar: Quando você responder a uma pergunta ou referir-se a um ponto em uma resposta por e-mail, cortar e colar a pergunta ou peça de informação. O remetente pode ter enviado várias perguntas e peças de informação e doesn &'; t saber qual é a sua resposta se refere. Tornar mais fácil para o leitor.
8. Respostas: Responder ao remetente dentro de 48-72 horas, a menos que você tem uma “ out-of-office &"; mensagem e uma data de retorno. Mesmo que o e-mail é um inquérito de vendas; que &'; s rude não responder. Se você contrata alguém, deixe que os outros saibam que você tomou uma decisão. A informação é poderosa e educada. Você pode sempre deixar alguém saber que você &'; re no processo de tomada de decisão; qualquer coisa para manter a ponte de comunicação em bom lugar.
9. Ortografia: Todos nós temos situações de ortografia; alguns mais que outros. Verifique e verifique a verificação ortográfica. Prova de nome próprio ortografia. Seu e você se misturam e ambos estão escritas corretamente. Proof. It &'; s e sua
10.. Prova: Comece com a linha de assunto e ler e reler o corpo de sua mensagem. Erros por descuido fazer uma má impressão, mesmo em amigos e familiares.

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