Business Report Writing Tips

Vamos supor que você tem que escrever um documento para o trabalho ou estudo. Suas instruções consistem no título que você está a usar e nada mais. Você &mdash poderia, com apenas o título como um guia — escrever um documento adequado

Inequivocamente, a resposta é não

Por quê?.? Porque você ainda não tenha sido dito coisas como a OMS o documento se destina, por que eles querem ou o que já sabem (ou não sabe).

Sem essa informação, é muito improvável que você ' ll só acontecerá a escrever um documento que tem como alvo corretamente essas perguntas de quem, porquê e para quê

Dica # 1:.. Seus leitores — tanto quanto o tema do documento — irá determinar o que você escreve

Este artigo discute essas questões-chave e irá ajudá-lo a aprender mais sobre seus leitores e suas necessidades.

Quem vai ler este documento?

Antes de começar a escrever, fazer o seu melhor para identificar quem vai ler o seu documento. Será que vai ser apenas uma pessoa, ou poderia ser passado ao redor para os outros?

Se você está escrevendo para um único leitor, você está na sorte. Isso fará com que seja relativamente fácil para direcionar a sua escrita em suas expectativas e nível de conhecimentos específicos.

Se você estiver escrevendo para várias pessoas, porém, eles podem ter diferentes expectativas e níveis de conhecimento. Se assim for, você pode identificar um deles como seu leitor principal: a pessoa cujos interesses você mais precisa para satisfazer

Se você puder, pode ser melhor para escrever o documento como se você estiver escrevendo apenas para este leitor principal. Tentando satisfazer as necessidades de vários leitores de diferentes ao mesmo tempo pode ser muito difícil. Você corre o risco de acabar com um documento que tenta ser tudo para todos ainda acaba sendo nada para ninguém.

Às vezes, pode não ser possível destacar um leitor como o leitor principal. Pode ter de escrever para vários leitores diferentes (ou grupos de leitores), e pode ser importante para satisfazer todos eles. Nesse caso, pode ser melhor para escrever dois ou mais documentos separados, cada um adaptado às as diferentes necessidades de um leitor ou grupo específico

Dica # 2:. Antes de começar a escrever, identificar claramente quem você está escrevendo para. Por que os meus leitores querem este documento?

Uma das questões mais importantes que você pode perguntar a seus leitores é por isso que eles querem o seu documento. O que eles querem fazer com a informação que vai ganhar?

A gama de possíveis respostas é tão variada como a gama de possíveis leitores. Por exemplo:

• Um leitor pode querer ler uma introdução abrangente para o tema antes de ela decidir se e como usar as informações mais

• Leitor B pode querer usar a sua informação para convencer um cliente ou superior a um determinado curso de ação

• Leitor C pode querer usar a sua informação para avaliar uma idéia de sua própria

• Leitor D pode querer usar a sua informação para avaliar uma idéia de outra pessoa

• Leitor E pode ser um perito companheiro que quer rever outras opiniões sobre o tema; i.e.yours

• F leitor pode querer uma breve visão geral e simples para que ele sabe apenas o suficiente para não ser constrangido quando o assunto é discutido

Dica # 3:. Antes de começar a escrever, identificar claramente o que os leitores esperam de seu documento.

O que meus leitores já sabem

Imagine que um colega pede seu conselho sobre uma decisão de compra —? seja para um PC, um carro, uma casa ou um animal de estimação. Idealmente, o nível de detalhe que você daria em sua resposta?

a. Eu passo a minha resposta em um nível muito técnico. Eles sempre podem descobrir o que significa mais tarde.

b. Eu passo a minha resposta em um nível muito simples, a fim de ter certeza de que ele não passar por cima de sua cabeça.

c. Eu passo a minha resposta em um nível moderado e espero que este foi sobre à direita.

d. Eu passo a minha resposta no nível que é conveniente para mim.

e. Nenhuma das acima. Vamos considerar opções a e b. Se você fornecer uma resposta muito técnico, você corre o risco lançando a resposta muito alta, e seu colega pode não entender o seu conselho. Da mesma forma, se você fornecer uma resposta simplista, você corre o risco lançando a resposta muito baixa, e seu colega vai aprender pouco ou nada. Pode ser tentador para escolher c resposta e dizer que é razoável para armar a sua resposta em um nível moderado; Dessa forma, é provável que seja sobre a direita. Mas como você sabe que nível o seu colega vai encontrar moderada? Se você é um especialista sobre o tema, o seu palpite sobre o que constitui moderada é provável que seja muito alta. E se o seu colega sabe mais do que você imagina, pode ser demasiado baixo.

Vamos pular resposta d sem mais comentários. :-)

Estamos à esquerda, como você pode ter suspeitado, com resposta e. Idealmente, você iria lançar a resposta exatamente no nível certo para se adequar ao nível actual do seu colega de conhecimento. Claro, você não pode saber o que é isso sem antes perguntar o quanto o seu colega já sabe

Dica # 4:.. Antes de começar a escrever, identificar o quanto os seus leitores já entendeu

Portanto, antes de começar a escrever que no próximo relatório, pergunte a si mesmo estas três perguntas:

• Quem vai ler este
&bull?; Por que eles querem que esta informação
&bull?; O que eles já sabem

Uma vez que você respondeu a estas perguntas, você tem uma boa chance de apresentar um relatório que será útil e bem recebido Restaurant  ?.;