Ensine seus clientes Como proteger os seus negócios usando o seu Serviços

Ainda no outro dia eu estava falando com um colega meu, cujo guarda-livros in-house dos últimos 16 anos foi desviar dinheiro de seu negócio - um monte de dinheiro muito dinheiro como se vê. Roubo de dinheiro ... furto de inventário ou equipamento ... roubo de propriedade intelectual. Em um momento ou outro, quase todas as pequenas empresas experimenta algum tipo de roubo do empregado ou fraude.

As pequenas empresas são particularmente vulneráveis ​​a estas fraudes porque eles raramente têm os recursos ou controles de segurança no local para detê-los.
Por exemplo, muitas pequenas empresas dependem de uma pessoa para completar toda a sua contabilidade e operações de contabilidade. Esta pessoa abre o e-mail, processa contas, faz depósitos, lida com faturas, e supervisiona fundos de maneio. Embora a maioria das pessoas vai lidar com este trabalho com toda a honestidade, este tipo de acesso irrestrito faz um negócio vulnerável.

O meu colega confiava nela contador dar completamente seu acesso total a todas as informações contábeis. Este indivíduo abriu o e-mail, teve acesso às informações bancárias on-line, verificar o estoque etc. Nos contadores próprias palavras, ela começou dinheiro "empréstimo" para ajudá-la a encontrar suas contas mensais. "Eu tinha toda a intenção de reembolsar o que eu tomei, mas quando ninguém percebeu, eu comecei a tomar um pouco mais ea próxima coisa que eu sabia que eu estava escrevendo um cheque para mim mesmo todas as semanas
." Meu colega decidiu não encargos de imprensa contra este indivíduo, mas ela colocou uma garantia contra sua casa e uma investigação completa explodido está em andamento para determinar a quantidade total tomado A falta de atenção
ao processo de contabilidade custou o meu colega caro -. não só ela está lidando com o fato de que ela foi roubada e traído, mas vai custar-lhe mais dinheiro para determinar a extensão do crime.

Empregado roubo e desonestidade custar US empresas de bilhões de dólares a cada ano. Infelizmente, as pequenas empresas têm mais a perder, porque peculato, segredos comerciais roubados, ou faltando inventário pode inviabilizar uma pequena empresa ou mesmo colocá-lo fora do negócio. A única maneira de evitar isso é conceber, controles eficazes prudentes em todas as áreas de exposição potencial e aplicá-las de forma consistente.

Aqui estão algumas sugestões no sentido da criação de controlos financeiros eficazes que irão proteger o seu negócio:

Mantenha deveres separado - nenhum funcionário único deve controlar uma transação financeira do começo ao fim .
A pessoa que escreve os seus cheques nunca deve ser a pessoa que assina seus cheques. A pessoa que abre a correspondência não deve também registrar as contas a receber e reconciliar as contas. Ao dividir as responsabilidades, você vai torná-lo mais difícil para uma pessoa para roubar de você e manipular os registros para encobri-lo

Get seus extratos bancários pessoalmente -. Não dar uma pessoa que é em uma posição para desviar a chance de destruir ou eliminar evidências do delito.
No caso do meu colega, ela fez pedido uma cópia do extrato bancário do guarda-livros, mas por uma razão ou outra, o extrato bancário estava sempre faltando páginas ou nunca fornecido. O proprietário da empresa ou um contador externo deve receber extratos bancários fechados
e cheques cancelados cada mês. Reveja-os cuidadosamente. Examine os beneficiários, as assinaturas e endossos em cada cheque.

Intimamente guardar os cheques de sua empresa Network - Não seja negligente com seus cheques. Mantê-los trancados em uma gaveta e não dar a chave. Use cheques pré-numerados, e verificar se estão faltando números dos cheques com freqüência. Tenha um procedimento de "cheque anulado" no lugar que requer que você (o proprietário) para validar todos os itens anulados. Nunca assine um cheque em branco

Assinar ou verificar cada cheque de folha de pagamento pessoalmente.
- Isso pode levar algum tempo, mas é geralmente vale a pena. Reveja as verificações para se certificar de que eles são para pessoas que você conhece. Se houver um nome que não me lembro, vai encontrar essa pessoa. Mantenha uma contagem semanal do número de pessoas em sua folha de pagamento, e verificar esse número com o número de cheques que você tem. Se você estiver usando o recurso de débito directo que a maioria das empresas de folha de pagamento oferecer, quer se certificar de que você está chamando em folha de pagamento se ou estão a rever os relatórios de folha de pagamento para se certificar de que não há ninguém a ser pago você não sabe.

Observe as suas contas a receber de perto - têm mais de um funcionário envolvido na contagem e verificação de receitas recebidas Ganhe certeza que todos os cheques recebidos são devidamente endossado.. Comprar um selo "somente para depósito" com seu número de conta sobre ele e tem todos os cheques endossados ​​restritivamente quando eles são abertos - isso pode impedir que um empregado de descontá-los. Pessoalmente investigar reclamações de clientes que o crédito não tenha sido recebida para os pagamentos. Obter uma cópia da frente e de trás do cheque do cliente, e ter certeza de que foi depositado em sua conta de negócios.

Faça seu contador tirar férias -. um funcionário que está desviando de você pode precisar fazer um esforço contínuo para ocultar esse tipo de roubar
Muitos pequenos empresários são surpreendidos ao descobrir funcionário que aparecem Fiel-eles nunca tiram férias e nunca estadia em casa doente são, na verdade, roubando deles. A razão pela qual essas pessoas têm de estar no escritório constantemente é para cobrir seus rastros. Insista para que o empregado que executa a escrituração tirar férias a cada ano. Idealmente este férias deve ser pelo menos duas semanas de duração, e ocorrem no final do mês, quando os livros estão sendo fechados.
Utilize este hora de ter seus livros revistos por outra pessoa e procurar discrepâncias

Verifique se o seu cliente a entender os seus livros -.. peculato normalmente ocorre quando a contabilidade é desleixado e sem supervisão
Como o proprietário da empresa, você deve estar familiarizado com a contabilidade e registros do sistema da sua empresa. Desta forma, você pode facilmente rever os livros e ter certeza que nada está errado. Se você não é um "números pessoa" tem o seu contador passar algum tempo com você para lhe mostrar o que procurar, ou fazer um curso de contabilidade ou escrita. Confiar em alguém
para supervisionar essa parte mais importante do seu negócio só abre a porta para a fraude.

Proteja o seu software de contabilidade viajantes - não permitem o acesso não autorizado ao seu software de contabilidade, e certifique-se de que cada usuário tem seu próprio nome de usuário e senha. Não compartilhar a senha administrativa com ninguém além de você (o proprietário). Faça com que cada usuário altere sua senha com freqüência para bloquear pessoas não autorizadas a partir deste programa Art  .;