Escolher as ferramentas certas para Going Paperless

Paper tem um monte de espaço para armazenar, e especialmente se você &'; re usado para pesquisa de documentos no seu computador, vasculhando pilhas de papel e cavar em armários de arquivo pode parecer praticamente arcaica! Muitas pessoas têm me perguntado ultimamente para ajudá-los ir sem papel – ou seja, reduzir a quantidade de papel que eles têm em suas casas ou escritórios. Você &'; ll sempre tem algum papel – o e-mail ainda vai vir na porta, você &'; ll colecionar coisas quando para fora no mundo, e você &'; ll ainda imprimir as coisas a partir do seu computador. Indo sem papel pode ajudá-lo a reduzir a quantidade de espaço de armazenamento seus documentos ocupam, e torná-lo mais fácil de processar e encontrar seus documentos mais tarde, quando você precisar deles.

Há quatro maneiras básicas para ajudá-lo a obter os seus documentos em papel digitalizado (ou seja, digitalizado e colocado em seu computador). Here &'; s da degradação, bem como que cada tipo é ideal para:

Scanners portáteis – Se você viaja com freqüência e deseja obter seus documentos digitalizados imediatamente, um scanner portátil permitirá que você faça exatamente isso. Normalmente, esses dispositivos são pequenos e leves e vêm com software que permite digitalizar seus documentos como PDFs e /ou em um banco de dados proprietário. Alguns têm-lhe digitalizar uma folha ou cartão de cada vez, enquanto high-end (leia-se: mais caro) modelos permitirá que você inserir 10 ou 15 folhas. Estes são uma boa aposta se você tiver um volume muito pequeno de varredura ou se você viaja muito – se você estiver principalmente estacionados em uma mesa, outras opções serão mais fáceis de usar e provavelmente irá atendê-lo melhor. Scanners portáteis populares são feitas pela Neat Company, Fujitsu e Canon, e estão tipicamente na faixa de US $ 100- $ 200.

scanners de mesa - Se você &'; re-bound mesa e tem um monte de documentos que você &'; ll quer digitalizados em uma base contínua, um scanner de desktop dedicado de alta velocidade pode ser uma boa escolha. Estes são geralmente maiores e mais pesadas-dever do que os seus homólogos portáteis, e geralmente pode digitalizar 25-50 páginas por vez, o que evita que você tenha de encher o scanner com tanta freqüência. Estes são uma boa opção se você tiver lotes de digitalização que você &'; ll estar fazendo a si mesmo em uma base contínua. Tenha em mente que você &'; ll precisa encontrar espaço em seu escritório para acomodar esses dispositivos, que são tipicamente do tamanho de uma pequena máquina impressora ou fax. Modelos comuns são feitos pelas mesmas empresas que fazem scanners portáteis – a Companhia Neat, Fujitsu e Canon. Estes podem ficar muito caro (US $ 250- $ 500 +), e eles têm um monte de peças móveis, portanto, se você comprar um, it &';. S vale a pena investir em uma garantia estendida caso um seja oferecido

Dispositivos multifunções &ndash ; Se você tem pouco espaço no seu escritório e têm necessidades de digitalização relativamente leves, um dispositivo multifuncional – um que é uma impressora, scanner, fax, copiadora e tudo-em-um – pode ser capaz de lidar com uma variedade de tarefas de escritório. Estes podem guardar um monte de espaço, porque eles podem substituir até quatro outros dispositivos separados, e eles geralmente são relativamente baratos (US $ 150 ou mais para um modelo digno da HP, Lexmark, Canon, e outras grandes fabricantes). Estes são uma ótima opção se você tem necessidades de digitalização relativamente leves, como eles vão começar o trabalho feito, mas muito lentamente – suas velocidades de digitalização tendem levar muito mais tempo do que um scanner de mesa dedicada. Se você escolher um, certifique-se de obter um modelo que inclui um alimentador automático de documentos (ADF), uma vez que estes lhe permitirá carregar várias folhas para a digitalização ou cópia, em vez de você ter que colocar uma folha no vidro do scanner de cada vez.

Serviços de Digitalização – Se você sabe que você ganhou &'; t ser a dedicar tempo para fazer a digitalização de si mesmo em uma base regular, mas você ainda precisa e quer seus documentos digitalizados, um serviço de digitalização offsite pode ser uma boa escolha para você. Ao inscrever-se para um destes serviços baseados em assinatura, você &'; ll receber um envelope pré-pago que você preencher com os seus documentos e enviar para a empresa uma vez ou duas vezes por mês. Eles vão digitalizar seus documentos e enviá-los de volta para você ou destrui-los a seu pedido. Uma vez digitalizado, você pode visualizar seus documentos on-line ou baixá-los de volta para o seu computador – que &'; s até você. Estes são uma ótima opção se você aren &'; t planejamento em fazer um hábito regular de digitalização, como eles lidam com o trabalho pesado para você. Serviços de digitalização normalmente começam em torno de US $ 15 por mês e vão acima de lá, dependendo de quanto você precisa digitalizada. Serviços de digitalização populares são Shoeboxed (http://bit.ly/cls-shoeboxed) para cartões de visita e recibos e OfficeDrop (http://bit.ly/cls-officedrop) para documentos.

Indo sem papel pode ser um enorme impulso para a sua produtividade.

Escolher a ferramenta certa é essencial para obter você começou com o pé direito. Quais as ferramentas e técnicas que você usa para ajudá-lo a ir sem papel Restaurant ?.