Alinhamento de Retenção de Documentos e retenção de litígio Strategies é a chave para Defensible exclusão de dados

A partir do momento nos sentamos em nossas mesas de trabalho para a nossa última verificação Smartphone antes de dormir, somos constantemente lembrados do grande volume de e-mails e dados dirigidas a nós. Em 2010, as médias indicou que cerca de 294.000 milhões e-mails foram enviados a cada dia útil. Estatísticas de 2011 revelam que a conta de e-mail de negócio típico enviado ou recebido uma média de 105 e-mails por dia. (“ Como vocês sabem muito sobre seu email &";? www.dynamicbusiness.com.au, 1 de Setembro, 2011) Mais difícil de quantificar são documentos eletrônicos corporativos (relatórios, planilhas, wikis, entradas do SharePoint, documentos do MS Office, etc. .) porque o volume dos depende do tipo de empresa e da indústria vertical. No entanto, a tendência é clara e esta sempre crescente onda de dados tem — ou deve ter — um enorme impacto sobre estratégias de retenção de documentos e retenção de litígio, em especial tendo em conta a linha de fundo.

O armazenamento de dados é caro em uma escala tão grande e tem uma relação directa com os custos associados ao gerenciamento de risco, especialmente para as empresas que estão expostos a processos judiciais ou regulamentações governamentais. Completa explodido processamento, análise e produção pode ter um custo litígio de US $ 2,70 a US $ 4,00 por documento. (Degnan D. Contabilidade de Custos da Electronic Journal Descoberta Minnesota de Direito, Ciência & Tecnologia 2011; 12 (1):.. 151-190). Embora ninguém quer sanções por espoliação arriscar, claramente ele está em uma empresa &' ; s melhor interesse para reduzir defensável os milhões de documentos que são muitas vezes desnecessariamente preservadas. Não só esta prática reduzir o custo do litígio pela eliminação de dados que seja velha, inútil, ou não negócio relacionado, mas também irá reduzir alguns dos riscos e custos que podem surgir a partir da retenção desnecessária de dados potencialmente prejudiciais em ainda para ser arquivado ou antecipada contencioso

Alinhar uma empresa &';. s política de retenção de documento com a sua estratégia de retenção de litígio pode ser um desafio quando existem interesses conflitantes. A fim de alcançar o equilíbrio óptimo de rentabilidade entre os dois planos, departamentos jurídicos e de TI devem coordenar melhor os seus esforços. A gestão de riscos pode ser o objetivo final de ambos os departamentos, mas suas perspectivas diferem o suficiente para que eles muitas vezes não conseguem apreciar uns aos outros &'; s contribuições para a realização deste objectivo. Para formular a política de retenção de documentos ideal, esses departamentos precisam confiar um no outro &';. S perícia

Todos documento políticas de retenção são sujeitos ao escrutínio se contencioso ou regulamentação governamental entra na equação. Este nível de controlo é baseada em um padrão &mdash razoabilidade; é o seu especial a política de retenção de documentos “ &razoável" para a sua organização &'; s necessidades e exposição a processos judiciais ou regulamento? Para avaliar esse limite da razoabilidade, uma organização precisa perguntar-se uma série de questões relativas às necessidades de negócios, as obrigações, os padrões da indústria, e exposição a processos judiciais. Para responder a essas perguntas, Legal vai querer consultar com ele. Enquanto isso, ele terá de confiar em Legal em relação ao que tipos de documentos submetidos a políticas de retenção específicos.

Uma política de retenção de documentos apropriado também levará em consideração os estatutos de limitações ou requisitos regulamentares que regem os períodos de retenção certo documentos. Cada tipo de documento, incluindo contratos, danos pessoais /responsabilidade pelos produtos, impostos, Sarbanes-Oxley, EPA e OSHA documentos relacionados devem ser retidos e eliminados em conformidade. Por exemplo, dependendo da jurisdição, o período de tempo durante o qual uma disputa contratual pode ser trazido varia de três a 20 anos, medido a partir da data da violação. No entanto, a maioria das disputas contratuais são apresentadas durante o período de vigência do contrato em causa ou apenas após o término, permitindo às empresas adaptar estreitamente seu contrato relacionado a retenção de documentos. A melhor política de retenção de documentos vai também dispor de procedimentos em matéria de back-up de fitas e outras formas de armazenamento de arquivos mais profundo por causa dos altos custos associados a identificar, acessar e produzir dados de estes.

Quando é que a mudança de foco de retenção de documentos à obrigação de colocar uma preensão do litígio no lugar? O dever de preservar adidos quando uma parte da primeira colocação no aviso de potenciais litígios. “ Uma vez que um partido razoavelmente antecipa litígio, que é obrigado a suspender a sua política de retenção de documentos de rotina /destruição e implementar um &'; retenção de litígio &'; para garantir a preservação dos documentos pertinentes &"; Goodman v. Praxair Services, Inc., __ __ F.Supp.2d de 2009 WL 1.955.805 em * 14 (D.Md. 07 de julho de 2009) (citando Zubulake IV, 220 FRD em 218). Há alguns óbvio (e mais sutil) “ eventos de disparo &"; que podem exigir a retenção de litígio. Intimações, tribunal ordenou a produção, a recepção de uma queixa ou processo são indicadores claros de que você e sua organização têm a obrigação de conservar os dados relevantes. Além disso, ameaças de litígio por um funcionário, cliente ou parceiro de contrato, como em uma carta de demanda ou por e-mail, também vai obrigar a empresa a proteger os dados relevantes contra a espoliação. As queixas de questões relacionadas com o trabalho de um empregado, como o ambiente hostil de trabalho, assédio sexual e discriminação de idade também provocaria uma retenção de litígio, para os documentos relevantes relacionados.

O processo de retenção de litígio pode ser extremamente difícil, demorado , e caro para levar a cabo em plena conformidade com regras de descoberta e jurisprudência. Felizmente, juntamente com a proliferação de informações armazenadas eletronicamente na última década, vários Software as a Service (SaaS), soluções tornaram-se disponíveis para ajudar com este processo complicado. Essas ferramentas ajudam a advogados externos e in-house conselho corporativo transmitir rapidamente memos retenção de litígio para os guardiões apropriados e, em seguida, acompanhar a aceitação dos avisos de espera.

colaboração, práticas razoáveis ​​e políticas, e os períodos de retenção diferentes para diferentes documentos são todos instrumental na redução preventivamente sua empresa &'; s litígio gastar. Não só o custo de armazenamento ser reduzido, mas quando chega a hora de rever e produzir esses documentos, a sua empresa é provável que a experiência economias significativas. Para maximizar ainda mais a eficiência, a sua empresa pode incorporar novas tecnologias que irão compensar a difícil tarefa de impor uma retenção legal. Apesar do fluxo constante de e-mails, relatórios, planilhas e outros dados, a gestão da sua retenção de documentos e implementação retenção de litígio não precisa ser esmagadora Restaurant  .;