Fora de vista, fora da mente? Lidar com papéis e arquivos com três decisões fáceis

Será que as pilhas de papel e pilhas de arquivos em sua mesa parecem se multiplicar e assumir uma vida própria?

Você tem medo de colocar qualquer coisa, porque você pode esquecê-lo?

Quando você abre seu e-mail, você pensa, "Eu só vou colocá-lo aqui para agora"? Será que a "colocá-lo aqui, por agora 'pilha continuar crescendo?

Se você respondeu" sim "a alguma das situações acima, você está atrasando a tomada de decisões. Este atraso resulta em aumento da desordem em sua mesa. A desordem leva a submergir. Sobrecarregar leva à diminuição da produtividade. Você pode ver que isso tudo leva a nada de bom

Existem apenas três decisões que você tem a fazer:.

Decisão # 1: o que fazer com o seu e-mail. Quando o correio vem, passar por isso por sua lata de lixo e tomar uma das seguintes ações:

• Lançá-lo. Se você não precisa dele, jogá-lo no lixo (que podem incluir retalhamento ou reciclagem). Quanto mais você jogar fora, a menos que você tem que cuidar. Você ganha!

• Delegá-la. Se alguém pode fazê-lo, transmiti-lo.

• Faça isso agora. Se isso é algo que pode ser feito em dois minutos ou menos, fazê-lo agora. Isso pode significar, na verdade, fazer a tarefa ou agendar a tarefa em sua agenda ou colocá-lo em sua lista 'fazer'.

• Fazer isso mais tarde. Se isso é algo que você vai precisar mais tarde, não pode cuidar de agora, ou ele vai levar um tempo para terminá-lo, passar para a Decisão n.º 2.

• Mantenha-o sempre. Se isso é algo que você precisa para agarrar, passar para a Decisão nº 3

Decisão No. 2: Quando você precisa de vê-lo novamente? Quando você vai precisar para se referir ao papel no futuro (como um convite ou um mapa) ou você precisa se lembrar de tomar medidas em uma data específica, você precisará de um arquivo de referência rápida. Isto é o que você faz:

• Reunir estes fornecimentos:

* A gaveta ou uma caixa que irá acomodar pendurado arquivos

* 43 pastas de arquivo penduradas

* 43 pendurados separadores de pastas de arquivo, 31 de uma cor e 12 de outra cor

* Sua caneta Sharpie favorito ou

• Siga estes passos:

* Escreva os doze meses em 12 abas de uma cor; inseri-los pelo lado esquerdo de 12 pastas suspensas

* Escreva os números 1-31 em 31 guias da outra cor; inseri-los nas pastas restantes 31 penduradas, cambaleando-los em outros do que a esquerda assim que você vai ser capaz de vê-los em um relance posições

• Coloque as pastas em sua gaveta ou caixa:

* O que mês você está começando com (como eu escrevo, este é fevereiro), colocar esse guia mês na frente da gaveta com as pastas numeradas para o resto do mês atrás dele (ou seja, 27 a 31, mesmo que fevereiro não têm 31 dias).

* Atrás delas é a pasta para o próximo mês (março), seguido pelos arquivos numerados 1-26.

* Por trás disso são as pastas para o restante do ano.

* apresentar seus documentos de acordo com quando você vai precisar deles, permitindo que o tempo para terminar o projeto. Por exemplo, se o seu prazo final é 25 de março e você acha que o trabalho vai levar dois dias, coloque o papel na pasta 23 de março. Se você só precisa se lembrar de fazer alguma coisa em junho, solte-o no arquivo de junho.

* Comece cada dia com a pasta do dia e, em seguida, movê-lo. Quando você está completamente com um dia, mova-a para a parte de trás do próximo mês.

* Perto do final de cada mês, percorrer os documentos que foram eliminados na pasta do próximo mês e colocá-los em a data adequada. Mais uma vez, permitir tempo para concluir seu projeto

Decisão nº. 3: Se você precisa mantê-lo para sempre, arquivá-lo. Aqui estão algumas dicas para a sua apresentação:

• Você realmente precisa para mantê-lo para sempre? Organizando especialistas dizem que você se referem a apenas 20% do que você arquivo. Os restantes 80% é desnecessária e nunca olhou novamente. Não encha seus armários com que 80% .... isso inclui várias cópias do mesmo documento

• Não overstuff as gavetas de arquivo. Mantenha duas polegadas de espaço vazio em cada gaveta de modo que você pode obter arquivos dentro e para fora, sem aterrar na sala de emergência

• Use um classificador de desktop inclinação. Se você tem pilhas de arquivos em sua mesa que não pode ser posto de lado porque você está trabalhando sobre eles, colocá-los em um classificador de desktop inclinação. Eles estão disponíveis em qualquer fornecedor de escritório. Isto irá manter os arquivos visível e fácil de encontrar. Você também vai ser menos propensos a perdê-los ou esquecê-los

Seu desafio:. Resolve a tomar uma decisão sobre cada pedaço de papel quando entra em seu escritório. Não 'colocá-lo aqui, por enquanto. " Tomar decisões levará a enormes benefícios. Quando você anda em um escritório que está livre da desordem ... quando você não perder tempo procurando papéis e arquivos ... quando você não perder prazos ... você vai se sentir menos estressado e você vai ter mais trabalho feito em menos tempo. Aproveite o tempo que você salvar para educação continuada, um período de férias, ou apenas relaxar. Você vai ser um melhor paralegal no longo prazo Restaurant  .;