Reduzir as pilhas

No trabalho, em casa, não importa quem você é ou o que você faz - todos nós somos bombardeados com papel. E, it &'; s estressante! Eu acho que nós desenvolvemos um novo medo em nossa sociedade - PAPERPHOBIA - o medo de ter que lidar com essa pilha que &'; s sido sentado lá por uma semana.

Então, o que você faz para recuperar o controle sobre seu ambiente e sua sanidade? Lembre-se que a primeira regra de organizar - “ a menos que você tem, mais fácil é organizar &";. A sociedade sem papel ainda está muito longe - mas, seguindo estes passos simples, você pode reduzir permanentemente suas pilhas e pilhas

Quanto tempo eu tenho que manter TI

Let &'.? ; s começar por ir através de seus arquivos antigos e fazer algumas purga. Você sempre pode trabalhar fora da filosofia que “ se você don &'; t têm uma boa razão para mantê-la, se livrar dele &"; - Mas o que conta como uma boa razão? Um monte de pessoas estão com medo de nunca jogar documento afastado porque pode precisar dele novamente algum dia. Eu sempre sugiro que meus clientes como a si mesmo algumas perguntas básicas sobre por que eles estão mantendo o seu papel:

- É a informação relevante para a minha vida, interesses pessoais, ou trabalho

- Tem esta informação? tornou obsoleto? Posso encontrar um documento mais ATUAL

-? Quão fácil seria a de substituir isso se eu precisava da informação mais tarde

- Qual é a coisa pior que poderia acontecer se eu me livrei da ele?

Esta última questão nos leva ao assunto de expurgar os registros financeiros e legais. Esta é uma questão sensível (e um pouco assustador), porque não poderia realmente ser algumas consequências duras se você joga algo fora muito cedo. Na verdade, temos visto o surgimento de um campo totalmente novo de estudo - gerenciamento de registros - dedicada a ajudar as pessoas a compreender quanto tempo eles têm de manter certos documentos. E com base na informação recolhida por esta indústria, nós compilamos programação padrão para purgar seus arquivos. Mas por favor, entenda que esta é uma questão complicada, e que cada situação é única. Muitas profissões definir suas próprias diretrizes legais para a retenção de registros, você pode ter alguma circunstância incomum ou atenuante em sua vida - e você deve verificar com seu contador ou advogado antes lançando qualquer importância jurídica, empresa ou papelada financeira
<. p> DIRETRIZES DE RETENÇÃO DE REGISTROS DE NEGÓCIO

Você deve manter os seguintes documentos para sempre (sim, para sempre!):

- declarações de imposto de renda Network - cheques de pagamento de imposto de renda Network - financeiro anual declarações e livros de contabilidade
- documentos corporativos (incorporação, charter, constituição, pelas leis, minutos)
- registos de existências Network - registros de aposentadoria e pensão Network - licenças, patentes, marcas registradas e pedidos de registo viajantes - confirmações comerciais de investimento e declarações que indicam compra e venda de viajantes - documentos comprovativos acréscimos do activo imobilizado Network - importante correspondência viajantes - documentos legais Network - relatórios de auditoria CPA

Sustente essa papelada por seis anos:

- reconciliações bancárias e cheques cancelados Network - cheques e dividendos cancelados Network - pessoal e registros de folha de pagamento Network - registros de compra Network - recordes de vendas
- registros de viagem e entretenimento Network - todos os documentos relativos declarações fiscais Network - registros de propriedade do construtor /contratos /recibos de melhoria (se o imposto relacionado)
- utilidade registros (- recibos de vendas
(se o imposto-relacionado) se
relacionados com impostos) - outras contas (se de taxas)
- faturas de fornecedores

Mantenha esses registros por três anos:

- demonstrações financeiras mensais (para fins internos )
- cartão de crédito declarações Network - registros de serviços públicos (para uso interno)
- pedidos de emprego Network - expirou apólices de seguro

PESSOAL Retenção de Registros DIRETRIZES

Você deve manter os seguintes documentos INDEFINIDAMENTE (sempre!):

- declarações de imposto de renda Network - cheques de pagamento de imposto de renda Network - confirmações comerciais de investimento e declarações que indicam compra e venda de viajantes - correspondência importante
- documentos legais Network - aposentadoria e pensão registros Network - relatórios de auditoria CPA

Pendure nos esses registros por seis anos:

- documentos comprovativos para as declarações fiscais Network - acidente relatórios e reivindicações Network - contas médicas (se de taxas)
- registros de propriedade do construtor /contratos /recibos de melhoria (se de taxas)
- recibos de vendas (se de taxas)
- Utilitário registros (se de taxas)
- outras contas (se relacionados com impostos)
- sinistros resolvidos

Mantenha essa papelada por três anos:

- cartão de crédito declarações
- contas médicas (em caso de disputas de seguros)
- registros de serviços públicos (para uso interno)
- expirou apólices de seguro

CIRCUNSTÂNCIAS ESPECIAIS O que você deve manter esses registros de acordo com o seguinte diretrizes:

- registros de carros (mantenha até que o carro é vendido)
- recibos de cartão de crédito (manter até que tenham sido verificados no extrato do cartão de crédito)
- apólices de seguro (para o manter para vida da política)
- hipotecas /ações /locações (mantenha por 6 anos para além da vida do contrato
) - recibos de salários (manter até que tenham se reconciliado com seu W-2)
- registros de propriedade /contratos construtor /recibos de melhoria (manter até imóveis vendidos)
- recibos de vendas (manter para a vida da garantia ou a vida útil do produto em grandes compras)
- de ações e títulos registros (mantenha por 6 anos, além de venda) viajantes - garantias e instruções (manter para a vida do produto)
- outras contas (até que o pagamento é verificado na próxima fatura)

SEGURANÇA ALIENAÇÃO DE PAPEL

Só porque você limpa-lo, não significa que ele vai para o lixo! Você sabia que uma vez que você colocar qualquer coisa no lixo, torna-se propriedade pública? E relatos de ROUBO DE IDENTIDADE estão aumentando a cada dia. O que é o roubo de identidade? Que &'; s quando alguém ganha outra pessoa o acesso a seus registros pessoais - número de segurança social, de identificação fiscal, número de carteira de motorista, endereço, informações de conta bancária - e finge ser você. Usando suas informações de identificação, essa pessoa pode contrair empréstimos, correr até contas de cartão de crédito, e correr até uma enorme quantidade de dívida - tudo em seu nome. E na maioria das vezes, você nunca sabe até chegar a carta de cobrança. Pode levar anos para esclarecer os problemas jurídicos e financeiros que isto causa de você, e ele pode arruinar temporariamente o seu crédito.

Assim, para proteger-se contra esta ameaça, certifique-se de dispor de seus registros importantes corretamente. Qualquer pedaço de papel que contém números de conta, o seu número de segurança social, ou qualquer outra informação sensível devem ser trituradas. Se você só tem uma pequena quantidade de papel a rasgar, considere visitar sua loja local da fonte de escritório para pegar uma trituradora de pessoal - eles correm tão pouco em US $ 20 nos dias de hoje. Se você gerar uma grande quantidade de “ shredable &"; papel, ou apenas don &'; t quer sentar lá alimentando em uma página de cada vez, pensar em usar um serviço de trituração móvel. Essas empresas vão chegar a sua casa ou escritório e rasgar seus documentos no local para uma taxa. Apenas certifique-se de que você escolher uma reputada empresa que lhe fornece um certificado ou carta garantindo que o seu papel foi picado irreconhecível

DIRECÇÃO-la no
PASS

Agora que você &';. Ve limpo fora todo o papel velho, seu próximo objetivo é manter a acumulação de muito dele no futuro. Você pode não perceber, mas recebemos cerca de 1.500 a 1.800 peças de lixo eletrônico por ano - solicitações, folhetos, cartas de vendas, e outros pedaços de lixo desnecessários. Você pode pensar que você não tem nenhum controle sobre as montanhas de papel indesejado que vêm a sua casa ou escritório, mas você &'; re errado. Você pode pedir para ter seu nome removido das listas de discussão que os advogados compram - efetivamente cortando até 75% do lixo eletrônico que entra em sua vida. Entre em contato com uma das seguintes organizações:

- DMA serviço de correio preferência (PO Box 9008 /Farmingdale, NY 11735-9008)

- Pare Associação Junk mail (800-827-5549)

- Citizen privada (800-cut-lixo)

- Haines & Co. /Criss-Cross Directory (8050 Freedom Pkwy NW /N. Canton, OH 44720.)

- Instituto de Pesquisa do Consumidor /Stop The Kit Junk Mail (PO Box 612 /Ithaca, NY 14851)

BEM-VINDO AO DIGITAL AGE

Ok, então nós &'; ve reduzida a quantidade de papel que você recebe de outras pessoas - o que você faz com o resto? Armazenamento de documentos em papel pode levar até um monte de espaço - e recuperá-los é bastante demorado. Você já pensou sobre como se livrar da cópia impressa? I don &'; t significa jogar fora documentos que você don &'; t necessidade - I &'; estou falando de digitalização os que você deseja manter e armazená-los em seu computador.

Com certeza, você vai precisar para manter cópias de alguns documentos - contratos, documentos legais, e qualquer coisa que você tem que mostrar uma assinatura original. Mas basta pensar sobre todas as coisas que você mantém que don &'; t exigem o original - cópias de artigos, itens de referência, relatórios, correspondência, alguns talvez até mesmo registros de clientes. Para não mencionar o fato de que scanners e software de imagens de documentos tornaram-se ridiculamente barato estes dias - bem abaixo dos US $ 100 para uma boa máquina. E você pode armazenar 100 vezes mais papel em um disco ou CD-ROM que você pode em uma gaveta de arquivo. Apenas certifique-se de que você mantenha uma cópia de backup de qualquer coisa importante em um incêndio cofre ou cofre Restaurant  .;