10 Dicas para escrever e-mails

Este artigo foi escrito, porque na semana passada eu vi três exemplos de e-mails que foram lidos por pessoas que não o destinatário pretendido pessoas. Em um caso, um advogado publicou uma troca de e-mail inteiro entre o advogado e um candidato a uma posição de associado em sua empresa. Deveria ter envergonhado os dois e foi objecto de um monte de conversa web. Nos outros dois casos, eu recebi um e-mail do grupo que foi destinado para apenas uma pessoa para ler. Um era inofensivo, mas o outro fez alguns comentários realmente depreciativos sobre uma classe que um membro do grupo estava planejando dar. O membro cuja classe foi dito que ela ficou chocada. Então foi I. O remetente do e-mail fez um pedido público de desculpas e disse em sua confusão, ela enviou o e-mail para a lista que foi destinado para alguém não esteja na lista. Como embaraçoso para todos!

1. Evite o material pessoal ou privado - Com a facilidade de uma coisa simples para a frente pessoais ou privadas pode ser pública com muita facilidade. Se você não quer que ele publicou em toda a Internet não use e-mail para enviá-la.

2. Faça a sua mensagem breve e direto ao ponto. Cobrir um tópico por e-mail. Email muitas vezes fica desnatado. Se for muito complicado para ser conciso, em seguida, usar o telefone com um acompanhamento mensagem ou carta, se necessário, para ter uma trilha de papel.

3. Tornar o assunto claro quanto ao assunto da mensagem. Se você não conhece a pessoa que você está enviando incluir o nome da pessoa que lhe disse para escrever sobre o assunto. As pessoas muitas vezes apagar e-mails de estranhos assim incluindo um nome de alguém que eles conhecem no assunto pode salvar o e-mail seja excluído.

4. Não escreva o e-mail quando você está com raiva. Você pode se arrepender de enviar o e-mail depois de ter se acalmado. Novamente e-mail pode ser tornado público facilmente. É assim que você quer que as pessoas a conhecê-lo?

5. A prova ler o seu e-mail. Se você é um speller pobre ou alguém que não está claro quando você escreve, arranjar alguém para prova ler o seu e-mail. Mal-mails escritos pode confundir o destinatário e refletir mal em você.

6. Inclua todas as suas informações de contato em cada e-mail. Se o destinatário tiver uma pergunta sobre o e-mail que ele /ela pode querer chamá-lo ou verificar o seu site. Além disso endereços de e-mail seqüestro tornou-se comum. Se você sempre tem suas informações de contato, em seguida, aqueles em seu livro de endereços que estão acostumados a receber e-mail de você sabe que algo está errado quando ele estiver ausente.

7. Use parágrafos curtos e muito espaço em branco. Isso faz com que seu e-mail fácil de ler.

8. Envie todos os documentos relacionados. Se você está discutindo um documento em um e-mail, enviar uma cópia do documento, mesmo que você já enviou. Não assuma o destinatário tem todas as informações que ele /ela precisa para agir em seu e-mail. Enviar o que for necessário com seu e-mail.

9. Tenha cuidado quando enviando um grupo. Verifique a "TO" antes de enviá-lo. Isto é apropriado para todo o grupo ou apenas uma pessoa?

10. Preencha o "Para:" durar. Se você já inadvertidamente enviou um e-mail inacabada você vai entender a razão para esta última dica. Você vai querer ter certeza de seu e-mail é perfeito antes de enviá-lo Restaurant  .;