Gestão de papel prático

O executivo que quer começar seu ambiente e vida profissional sob controle vai investir em vários sistemas de gestão de papel personalizados. A pessoa do negócio savvy valoriza seu tempo, e conta o custo do tempo perdido à procura de documentos em falta.
Os resíduos executivos média uma hora por dia à procura de documentos importantes, totalizando mais de seis semanas por ano. Com base em um salário anual de US $ 40.000, o custo desta pesquisa é de R $ 5.000. (1)
custos prejudiciais indiretos (o que acaba por custar dinheiro ou possivelmente um emprego) incluem o seguinte:
credibilidade danificada
estresse pessoal
tensão interpessoal
competência Diminished
Falta de confiança
produtividade Stymied
Todos os nossos recursos estão presentes a ser gerido com um propósito. Isso inclui o nosso tempo, o nosso ambiente, nossos bens, e até mesmo os documentos que registram e refletem nossas atividades de vida. É rara a pessoa que tem o controle completo sobre seu ambiente, seu tempo e seu papel. O fluxo, captura e recuperação de papéis causam mais angústia e confusão para as pessoas do que qualquer outra área da organização de necessidade.
Na verdade, cada cliente com quem eu trabalho com necessidades ajudam a gerir o seu papel, em graus variados. Alguns só precisa de um sistema para capturar o seu papel de entrada. Alguns não têm um sistema de arquivamento, então papéis permanentes não têm destino. Nós acumulam porque nós don &'; t
arquivo Considere o tempo que você vai gastar a criação de sistemas eficazes de gestão de papel como um investimento em sua sanidade.. Ele custa US $ 30 a arquivar corretamente um documento, $ 120 em custos trabalhistas adicionais, se o documento é misfiled, e US $ 250 para recriar um documento perdido. (2)
No mundo corporativo, eu &'; ve observou que existem pelo menos quatro sistemas de gestão papel meus clientes parecem precisar. Eles incluem um sistema de processamento de papel, um sistema de projetos atuais ou pendentes, um sistema de remeter ou de delegado e um sistema de arquivamento. Eu não posso enfatizar o suficiente a importância de personalizar cada sistema para os papéis, padrões de pensamento, hábitos e estilo de trabalho de cada cliente. Eu extensivamente entrevistar cada cliente em seu ambiente exclusivo para descobrir suas necessidades individuais. Sistemas que são impostas tendem a dificultar uma pessoa &'; s produtividade e pode, eventualmente, ser abandonado. Sistemas que são intuitivas para o indivíduo são fáceis para o cliente de usar e manter.
1. Implementar um sistema de Processamento de papel
Este sistema irá dar-lhe um lugar para pré-sort seu e-mail e papel de entrada. Em geral, é melhor se ele é categorizado por itens acionáveis ​​(para fazer, para ler, para arquivo, a decidir, a chamada, etc.). No entanto, algumas pessoas são mais topicamente-orientado, e para eles, eu criar um sistema de processamento de papel tópica construído em torno de seus papéis específicos (financeiros, administrativos, marketing, etc.) Este sistema deve ser localizado na área de trabalho, muito perto da usuário e pode assumir várias formas, dependendo das necessidades, meio ambiente e tolerâncias visuais da Página 2 usuário.. Estabelecer um sistema atuais ou pendentes Projetos
Todo mundo precisa de um lugar para colocar papéis para que eles freqüentemente se referem. Ele doesn &'; t faz sentido colocar estes “ hot &"; papéis em um sistema de arquivamento, onde residirão entre a longo prazo ou documentos de referência. Estes documentos podem incluir projetos atuais que devem entrar em um padrão de exploração até que seja tomada uma decisão. Este sistema deve ser adaptado para o indivíduo, e seus papéis são distintos dos itens a fazer na medida em que geralmente há várias etapas, vários itens, ou uma necessidade recorrente para acessar a informação Sims 3.. Criar uma Consulte ou Delegado sistema
Os executivos geralmente parceiro com um empregador, colegas e subordinados, e têm uma necessidade de comunicar em muitos níveis com esses grupos. Outro sistema é necessário para capturar informações e papel relacionado a estas pessoas e qualquer trabalho colaborativo. Ao invés de constante auto-interromper, o executivo urgente deve capturar e-mails, artigos, documentos revisados, e outras informações relacionadas a estas pessoas ou projectos de colaboração, e colocá-lo em um lugar para mais tarde transferir para a pessoa em questão. Consulte papéis são aqueles que subir a escada para um empregador ou lateralmente para pares. Papéis de delegado são aqueles que podem ser proferida — ou delegada — para jogadores da equipe. Este sistema também é excelente para a captura de informações da reunião, especialmente para os recorrentes funcionários ou reuniões departamentais.
4. Estabelecer um sistema de arquivamento de referência
Nenhum dos sistemas acima vai durar se os papéis abatidos a partir deles de carácter duradouro não têm permanente “. &Rdquo casa; Um dos grandes erros que as pessoas fazem é negligenciar esta parte do gerenciamento de papel, provavelmente porque leva mais tempo para configurar, e requer muitas decisões. Papel pilha-up é um sintoma de decisões atrasadas
Um sistema de arquivamento adequado levará em conta o executivo &';. S funções e será simples de manter. Ela será criada em torno apenas as informações que o executivo é responsável, enquanto outros documentos serão delegadas ou terceirizadas
do executivo &';. S papéis e materiais, grandes categorias (entre 3-6 é melhor) será descoberto. Dentro de cada categoria, as subcategorias são descobertas, e documentos individuais vai encontrar uma casa dentro de uma subcategoria, dentro de uma categoria
arquivamento geralmente é criado em jaquetas de arquivo e /ou arquivos de suspensão, mas ele doesn &';. T tem que ser. Ele pode ser instalado em pastas, em arquivos do desktop verticais, em arquivos do acordeão, em recipientes portáteis, ou uma infinidade de outras possibilidades.
Resumo
Quando você pensa sobre isso, o nosso papel reflete a nossa actividade profissional e pessoal. Ele documenta nossas realizações, projetos e metas. Quando o nosso papel é devidamente processado, postas em prática, e armazenados, vamos começar a colher os benefícios do nosso investimento. Não só vamos tornar-se uma melhor auto-gestores, mas também vai se tornar mais respeitoso com, e de colaboração com colegas de trabalho. Nós vamos ser capazes de colocar nossas mãos sobre o que queremos, quando queremos. Vamos pensar com mais clareza sobre os nossos papéis e responsabilidades. Como resultado, vamos começar a fazer escolhas que honrar nossas prioridades.

As notas de rodapé
(1) Chicago Sun Times, 11 nov 2000
(2) Escritório World News, de setembro de 1996

Por Vicki Norris
© restaurando a ordem ® . 2002 Art