Sistema de Gerenciamento de Documentos para a Organização registros

Em cidades mais antigas, há várias organizações que foram estabelecidas mais de 100 anos atrás. Essas organizações teriam documentos legais, formulários de adesão e outros documentos, o que explicaria a origem da organização. Certas cidades, clubes recreativos eram muito populares eram configuração há muito tempo; eles teriam um charter ou membros e regras que estavam em vigor nessa data. Sistemas de gerenciamento de documento pode ser usado para registros de organização; estes documentos físicos pode ser armazenado com segurança usando um sistema de gerenciamento de documentos.

Estas organizações herança gostaria de arquivar estes documentos para que as pessoas possam acessá-lo sem afetar a integridade física do papel. A digitalização desses documentos ajudaria, reduzindo o uso desses documentos físicos. Estes documentos físicos seria muito frágil; manipulação desses papéis deve ser feito com muito cuidado. Agora com serviços de digitalização, o documento pode ser armazenado e mostrado para muitos indivíduos sem afectar o papel físico. Digitalização desses documentos deve ser feito com cuidado; estes documentos podem ser armazenados on-line para mantê-los seguros. Usando um documento gerenciamento de arquivos do sistema podem ser salvas e recuperadas facilmente. Às vezes, pode haver versões diferentes do mesmo arquivo, quando vários indivíduos são capazes de acessar e editar o arquivo. Versões dos documentos podem ser armazenados; quando um arquivo final precisa ser criadas todas as alterações são salvas, para que não haja perda de dados

sistemas de gestão de documentos são uma combinação de vários factores, da digitalização; os documentos são digitalizados através de um scanner, os arquivos digitalizados são verificados quanto à qualidade antes de entrar para o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), este é usado para converter o arquivo em um documento baseado em texto. O documento é então enviado para uma WSM um Matrix soluções de workflow; isso ajuda a arquivar estes documentos.

documentos físicos são digitalizados usando um scanner e segura salva digitalmente, os documentos digitalizados podem ser salvos em uma série de formatos, TF e PDF são os mais segura entre eles. TIF imagens são menores em tamanho a qualidade permanece mesmo após a compressão. Formato PDF, por outro lado são mais pesados ​​e texto podem ser copiados a partir deles.

Os documentos são armazenados on-line e eles são indexados, as pessoas podem procurar esses arquivos, mais tarde, através de um mecanismo de busca interno. Recuperação de documentos físicos ter um monte de tempo, agora com WSM, os documentos podem ser pesquisados ​​facilmente através de filtros que permitem que ajuda na localização de documentos e acessá-los mais rapidamente. Os documentos que são digitalizados podem ser armazenados e determinados utilizadores pode ser dada permissão tanto para acessá-lo ou modificá-lo. Dependendo de papéis e permissões atribuídas a indivíduos dentro de um grupo. Alertas e notificações pode ser definido, por isso se e quando necessário uma alteração é feita para o arquivo, os indivíduos que foram dadas acesso saberia as modificações que foram feitas em um arquivo particular.

registros organizacionais precisa ser armazenado com muita segurança; estes poderiam ser formulários de candidatura ou outros documentos legais. Em uma organização apenas um conjunto de indivíduos tenham acesso a esses arquivos, isso pode ser feito facilmente através de Workflow Solutions Matrix. Sistemas de gestão de documentos são muito vantajosos para os registos de organizações; gerenciamento de registros antigos e novos ter um monte de tempo e espaço. Por digitalização e armazenamento de registos de papel diminui o consumo de uma grande extensão. A principal vantagem DMS oferece é que os arquivos estão disponíveis instantaneamente.

Os documentos podem ser classificados e conservados de forma segura. Organizações de herança mais velhos pode ter uma lista de membros que foram os primeiros membros que aderiram à organização; estes documentos podem ser digitalizados e arquivados durante um longo período de tempo. Documentos físicos são propensas a danos, um sistema de gestão documental permite que o documento a ser armazenado com segurança impedindo-o de qualquer tipo de dano Restaurant  .;