QuickBooks conselheiro dicas &? Truques - como evitar que nomes duplicados

Ao trabalhar com um cliente que está migrando para um sistema informatizado, nos deparamos com um problema relacionado com o de duplicar clientes &'; nome no banco de dados. Essas duplicatas aconteceu principalmente a partir de uma compreensão falta de melhores práticas ao entrar esses dados. Depois de analisar e ajudar com a limpeza, o QuickBooks consultor que estava no comando desse cliente particular, veio com algumas dicas que torna o processo de entrada de dados mais uniformizado que deve diminuir a quantidade de duplicação no banco de dados e torná-lo mais fácil de encontrar clientes no futuro

Use 'e' em vez de '&'. Art – Isso acontece muito, confie em mim, eu sei. Por exemplo, num caso um cliente, o nome do “ A & A Contracting &"; foi listada em 4 variações diferentes: viajantes - A & A Contratante viajantes - A & A
Contratante - A & A Contratante viajantes - A & A Contratante
Todas estas variações diferentes torná-lo complicado para localizar o cliente prontamente ao fazer uma busca, forçando os usuários a percorrer a lista de nomes para encontrar o nome que eles estão procurando. Ao seguir esta regra simples, cada usuário teria entrado “ A e A &" ;. Contratante Enquanto possível, nós duvidamos que muitos usuários nunca iria entrar “ AandA Contracting &"; como esta variação do nome do doesn &'; t olhar legível

Nenhum abreviaturas com períodos Art – recomendamos que, quando uma empresa tem abreviaturas ou iniciais em seu nome de excluir a utilização de períodos e espaços. Algumas pessoas usam isso, outros don &'; t ao entrar no banco de dados, o que pode levar as pessoas para não ser capaz de encontrar o cliente que eles estão procurando. Um exemplo é &ldquo regulares; W.B. Rdquo ;. &Mason Neste caso, recomendamos que o nome inserido seria “ WB Mason &" ;. Isto simplificaria a entrada de dados. Além disso, para as pessoas que são novas para computadores, a menos digitando o que é mais fácil para eles. Isso também eliminaria questões em que alguém poderia entrar “ W. B. Mason &"; colocando espaços antes dos períodos, e outro usuário não entrar em espaços. O mais espaço que os usuários têm de mudar as coisas dentro clientes &'; nomes, o mais provável você terá nomes duplicados

Não use taquigrafia Restaurant – (a menos que &'; s muito comum). Muitos dos clientes que o meu cliente lida com são contratantes e empresas de construção. Isso leva a algumas pessoas usando taquigrafia para as palavras, como o “ &" const; ou “. &" ;, cont e às vezes como “ &" ;. con Além de ser confuso (é &'; con &';. Curto para construção, contratante, continental?), Ele também torna mais difícil para os usuários a procurar

Digite o máximo de informações que você pode obter. Art – Este começaram a aparecer quando o proprietário queria fazer os funcionários inserir informações do cliente no banco de dados, em vez de apenas usando um nomes de clientes genéricos. Neste caso, acabamos com vários clientes com apenas o nome de “ Mike &"; e um número de telefone. Com 8 “ &" Mike; s na lista, era quase impossível dizer qual era qual. Adicionando ainda um último nome teria ajudou muito, mas adicionando o endereço teria feito ainda mais fácil (no caso de existirem várias pessoas com o mesmo nome e sobrenome). Claro, esta é uma das mais difíceis de superar, porque os funcionários se preguiçoso ao longo do tempo quando se trata de inserir informações em um banco de dados.

Ao seguir estas algumas orientações, sua lista de clientes deve tornar-se menos confuso com duplicatas, assim será mais rápido e mais fácil de localizar os clientes existentes, e tornar as informações de recolher muito mais valioso Restaurant  .;