Gestão Financeira 201 - Dicas de resolução de problemas

Quando eu era um estudante universitário, eu tenho um 'A' em minhas aulas de Contabilidade 101 e 201. Então eu entrei no mundo "real" e quase afundado o negócio da família, porque eu não tinha idéia do que eu estava fazendo com a contabilidade "real". Você vê, os exemplos do livro de texto da faculdade utilizados financeiros que estavam corretas. Isso significa que, os valores em dólares das contas poderia ser confiável, e foram assumidos atuais e precisas.

O mundo "real" ...

Bem, quando eu tomei um balanço em entrar no meu dados contábeis eu fizemos uma grande bagunça "nó furtiva" fora do meu arquivo de contabilidade Peachtree. Opa. Eu não saber como corrigir minha contabilidade na faculdade. Isso teria sido útil! Eu aprendi o que sei de cair em buracos e saindo deles.

Como um consultor de negócios, eu vejo um monte de relatórios financeiros. A maioria deles tem alguns "nós" Slinky neles ... contas que são apenas errado. Os dados nessas contas são o resultado de erros de entrada de dados. No meu trabalho de consultoria, gostaria de começar por ajudar meus clientes a obter KFP - uma posição financeira conhecidos. Vamos começar a correcta contabilização. Esse é o primeiro passo. A partir daí, podemos ver o impacto da operação, marketing e comportamentos de vendas. A boa notícia é que você pode sempre melhorar a sua situação financeira, uma vez que você sabe o que é. Eu sou tipo de como Super Nanny. Eu aparecer, vamos trabalhar juntos para limpar a contabilidade e colocamos sistemas simples, rotinas no local para ajudá-lo a ficar em um KFP.

Às vezes, nós material de limpeza e, em seguida, ele fica confuso novamente. Assim como Super Nanny, eu ir embora depois de minha consultoria visita. Cabe aos meus clientes para manter os sistemas que colocamos no lugar. Eu sempre pode voltar e muitas vezes eu ajudar pelo telefone. No entanto, a chave para ficar em KFP é a sua vontade de aprender o suficiente sobre os sistemas de contabilidade de inserir dados corretamente e de corrigir as coisas quando elas se enrolado.

Se você é o proprietário de uma pequena loja, você poderia ser o gerente financeiro da sua empresa (bem como o Gerenciador de Serviços e Marketing gerente e vendedor, etc.) Essa é a maneira que vai. Se você sonha em ser uma loja maior, ter coração que toda grande empresa era uma vez apenas o seu tamanho. O caminho para sair ... está completamente. Assumir a responsabilidade e fazer um bom trabalho como Gerente Financeiro. Saia à procura de uma solução mágica (fada contabilidade?) Que vai lidar com a contabilidade para você. Aprenda a fazê-lo sozinho e documentar seus procedimentos básicos. Isso irá ajudá-lo a entregar as funções de contabilidade com sucesso

Nas lojas maiores, às vezes os deveres de contabilidade obter entregue a ...

• O Financial Gestor
• O Office Manager
• O proprietário da esposa, mãe, filha (outro parente)
• O guarda-livros
• O Secretário
• A "Girl in the Office"

Seja qual for o seu título, se você é o único que é responsável pela informação financeira de uma empresa, eu estou aqui para ajudá-lo. A seguir estão algumas dicas e truques para encontrar e corrigir a "Slinky nó" messes em seu programa de contabilidade

Dicas e Truques Fix financeiros ...

• Provavelmente é VOCÊ. Eu ouvi muitas vezes algo nesse sentido, "Esse número não estava lá ontem. Ele deve ser um problema QuickBooks." Esse montante estranho dólar em seus relatórios financeiros, provavelmente, tem uma explicação muito simples. Alguém, talvez você, entrou essa informação. Em todos os programas de software de contabilidade, existem débitos e créditos. Às vezes, os débitos e os créditos não são visíveis a partir da tela de entrada de dados. Você vai ter que fazer alguma escavação. Siga o fluxo de informações a partir do ponto de entrada para a Demonstração de Resultados (aka Profit & P Perda ou & L) e /ou balanço. (Na minha longa carreira, houve apenas dois casos em que o programa de contabilidade era corrupto As possibilidades são ... VOCÊ é o problema J Comece a partir dessa suposição de resolução de problemas...)

• Mantenha-se atualizado com o seu relatório financeiro. Eu recomendo uma revisão semanal do Balanço e Demonstração de Resultados. Alguns empreiteiros que eu conheço obter relatórios diários. Isso é ótimo! Uma vez por ano no tempo do imposto apenas não está indo cortá-lo. Fique a KFP e executar os relatórios financeiros pelo menos uma vez por semana. É muito mais fácil de encontrar e corrigir um erro que aconteceu nos últimos dias do que tentar rastrear algo pateta de seis meses atrás. Além disso, você pode corrigir o erro no mês atual. Isso é melhor do que ter que re-abrir uma mês anterior e ajustá-lo. Uma vez que eu "fechar" um mês, eu não gostaria de abri-lo novamente

• Vá linha por linha para baixo o Balanço e Renda e olhar para as coisas "estranho". Se você está apenas começando com esse processo, eu posso ajudar. Ou, seu contador pode ajudá-lo a aprender o que é "estranho" e que é certo. É uma grande oportunidade para ele ou ela para adicionar valor ao seu relacionamento. KFP significa que cada conta é certo. Ela reflete o que você tem em ativos, o que você deve em Passivo e que você possui no capital próprio. A conta de vendas deve ser igual o que você vendeu para aquele período de tempo. As despesas devem reflectir o que você despesa para esse período de tempo. Os relatórios financeiros devem ser atual e verdadeiro. Aqui está uma lista de coisas "estranho" que pode precisar de alguma fixação ...

o A quantidade de dólar que é positivo quando era negativo última vez (ou vice-versa.)

o A negativo De ativos. (. A menos que seja acumulada depreciação ou amortização Esses números são contas "contra" e servem para reduzir o valor dos activos associados.)

o passivo negativo

§ Preste atenção especial ao seu passivo da folha de pagamento. Eu recomendo usar um serviço de folha de pagamento como ADP ou Paychex. A razão número um: O serviço lida com a responsabilidade de modo que você não precisa. O serviço irá dizer-lhe o que as necessidades de caixa são para pagar sua equipe e Tio Sam. Eles vão fazer os pagamentos de impostos para você. A entrada de diário para entrar folha de pagamento é muito mais fácil se você não tem que manter o controle das obrigações e os pagamentos apropriados. I anexa uma amostra JE para a entrada da folha de pagamento. Siga o fluxo de débitos e créditos. Você poderia criar uma transação de amostra para o seu processo de folha de pagamento e referenciá-lo cada vez que você entrar Payroll.

o uma conta de vendas negativo (a menos que seja as restituições Cliente ou descontos ... contas de contrapartes.)

o A conta de despesa negativa. Agora, uma conta pode parecer estranho, mas estar certo. Por exemplo, se você digitar um desconto para o seu seguro ele vai aparecer como uma despesa negativa para esse mês. Drill down e certifique-se.

o Uma conta de que é muito diferente da semana passada ou no mês passado. Se, de repente, sua despesa Publicidade passou de cerca de US $ 2.500 por mês para $ 300.000 este mês, drill down. Algo pode ter sido mal codificados.

o Peça ajuda ao seu contador que você faça as coisas estranhas direita com uma entrada de diário ou estorno apropriada.

o Descubra como ele ficou estranho, se você puder, e atualizar o processo de entrada de dados. Os procedimentos escritos são a chave para ficar em KFP.

Se o que você não sabe como chegou estranho, pelo menos, fazê-lo direito. Se for uma pequena quantidade de dólar, crie uma entrada de ajuste e assistir para ter certeza que não fica estranho novamente. Se isso acontecer ... olhar através de transações da semana anterior para essa conta para encontrar a entrada. Esta é a contabilidade forense!

o Se você fizer isso uma vez por semana, você vai ficar intimamente familiarizados com as contas e os valores em dólares. Você vai se tornar um especialista no que parece certo e do que parece "estranho" e como corrigir as coisas estranhas

• Executar um relatório de registro de transações e olhar para os débitos e créditos. Programas de contabilidade diferentes chamar este relatório por nomes diferentes. Procure o equilíbrio detalhe julgamento ou a revista General Ledger para encontrar a "coragem" de cada transação. Contabilidade de dupla entrada baseia-se na lei universal de "o que vai, volta." Se algo der-se, outra coisa vai para cima ou desce na mesma proporção. Débitos e créditos são os mecânicos no sistema de contabilidade que causam os valores em dólares para ir para cima e para baixo ... e Balanço de permanecer em equilíbrio. Existem débitos e créditos por trás de cada tela de entrada de dados. Você também pode afetar as contas directamente através da criação de uma entrada de diário. I anexa uma "cola" de regras de débito e crédito. I fazem referência a esta várias vezes por semana

• Procure por diferenças antes e depois. Se você não tem certeza do que está acontecendo em um ponto de entrada de dados particular, tente o seguinte:

o Executar o Balanço e Renda

o Introduzir uma transação.. Execute o Balanço e Renda novamente e veja se você pode ver onde os valores em dólares acabou. (Certifique-se de que ninguém mais está no sistema de contabilidade, enquanto você faz isso.)

o Esta é uma maneira inteligente de rua para descobrir o "set up" atrás da tela de entrada de dados.

&bull ; Para recodificar, excluir ou reverter uma transação? Depende do seu programa de contabilidade. Com um programa básico de off-the-shelf como QuickBooks, MYOB ou Peachtree, você pode detalhar a operação que precisa ser corrigido e recode-lo. Ou, você pode excluir a transação inteiramente e tente novamente. Com um programa mais sofisticado específicas da indústria como Successware, Ergos, etc. você pode ter que inserir uma transação que reverte a transação original e, em seguida, re-entrar a transação corretamente

• Tenha cuidado com sua companhia de configuração inicial. É aí que um monte de contabilidade nos bastidores é criado. Se você está entrando em Vendas de Serviços e o valor em dólar está aparecendo como Serviço Acordo de Vendas pode haver um "item" ou outro configurar instrução que está enviando as informações para a conta de vendas errado. Ir para a empresa criada ou a lista de itens e fazer alguma investigação. Descobrir os débitos e os créditos padrão e que as contas são afetadas. Atualizar o "set up" e ver se isso corrige o problema

• Obter mandona com sua equipe de suporte de software. Atendimento para a ajuda que for necessário. Se você não entender o que eles estão dizendo para você fazer, pergunte novamente para uma explicação mais clara. Se eles querem corrigir alguma coisa para você, sente-se como o fazem a correção para que você possa "seguir o fluxo" dos débitos e créditos e aprender com a experiência. Quanto mais você souber sobre o seu software de contabilidade particular, a menos intimidados você será pelos processos contábeis

• Seja assertivo com o seu CPA ou preparador de imposto. No final de cada trimestre, tomar o tempo para se certificar de que suas finanças de acordo com as informações financeiras seu CPA está enviando para o Tio Sam. Trabalhar em conjunto para entrar no final do ano de entradas de diário necessários para trazer o seu sistema de contabilidade até precisas

• Aprenda a confiar em sua intuição. Como a sua compreensão de duplas aumentos de contabilidade de entrada, confiar em sua intuição de que uma quantidade de dólar é errado ou "estranho". Então, muitas vezes, eu ajudar alguém corrigir um "nó furtiva" e eles respondem: "Eu pensei que poderia ser o problema!" . Se você tem esse pensamento, segui-lo e ver o que você descobre

Se é sua responsabilidade para obter o financeiro "Slinky nó" desembaraçados, tomar uma respiração profunda e saber o seguinte: Você pode fazê-lo. Você pode precisar de alguma ajuda. Contacte-me se você se sentir sobrecarregado e vamos estabelecer um tempo para visitar no telefone. Este material contabilidade não é apenas tão difícil uma vez que você aprender a linguagem e de contabilidade básico. Um dos mais inteligentes que eu conheço Gestores Financeiros está trabalhando com uma educação da 8ª série.

Depois de obter uma alça sobre eles, você pode delegar as tarefas de contabilidade. É uma bênção ter feito o que representa a si mesmo, porque você nunca será refém de seu guarda-livros (ou "menina no escritório.") Você pode treinar alguém para ser ainda melhor do que você estava nas tarefas fundamentais de contabilidade. E você vai entender o Balanço Patrimonial e Demonstração do Resultado muito melhor para a experiência Restaurant  .;