Email Etiquette ~ 6 orientações-chave a considerar antes de você acertar Enviar

Para muitos, correspondência e-mail tem melhorado a eficiência dos negócios em muitos níveis. Enviando um e-mail pode economizar tempo e dinheiro, bem como fornecer uma virtual “ &" trilha de papel; de informações enviadas e recebidas.

Enquanto a internet e e-mail pode fornecer acesso rápido e fácil a informações e interações, há algumas questões de etiqueta a considerar. Em primeiro lugar, nem todos os usuários de computador visualizar e-mail da mesma maneira. Algumas pessoas usam e-mail apenas para fins comerciais, outros para uma saída social e, por vezes, um equilíbrio entre os dois. It &'; s importante saber o que as pessoas em sua lista de e-mail pretende receber eo que eles don &';. T

Muitas empresas têm políticas rígidas de comunicações electrónicas que proíbem conteúdo inapropriado e indicam claramente que a informação criada e distribuída a partir de local de trabalho computadores é propriedade da empresa. Embora comum, isso pode causar alguns problemas. O que alguns considerem inapropriado, outros não e determinar o conteúdo adequado pode se tornar uma área cinzenta. Muitas vezes, quando um e-mail é enviado a partir do trabalho do empregado doesn &'; t pensar no “ grande imagem &"; ramificações.

Here &'; s um exemplo.

Moses trabalha para uma grande empresa. Ele &'; s ciente da política de comunicações electrónicas, mas seu senso de conteúdo apropriado difere da gestão. Moisés recebe um e-mail de um amigo que ele encontra completamente bem-humorado. Ele rapidamente encaminha-lo para toda a sua lista de contatos de e-mail. O e-mail mostra a frente a sua assinatura no local de trabalho (ou seja, Moisés Brown, Consultor Financeiro, Investimentos XYZ com endereço e contato números). O e-mail torna caminho a várias centenas, se não milhares de destinatários via para a frente. O CEO da XYZ acontece de ser um desses destinatários e doesn &'; t compartilham o mesmo dobrado em humor que Moisés faz. O que acontece a partir daqui? A ação corretiva da gestão porque Moisés violou a política de e-mail da empresa e tem pouco representadas a empresa através do envio de conteúdo impróprio que inclui o nome da empresa, endereço e informações de contato

Mesmo se você don &';. T trabalho para uma grande corporação, seus hábitos de e-mail pode impactar o seu negócio individual e como as pessoas vêem você

Moisés decide que &';. Vai ser mais cauteloso no futuro. Afinal de contas, ele valoriza o seu trabalho. Moisés promete que &'; ll usar comunicações electrónicas com cuidado. Algumas semanas passam e Moisés recebe um aviso por e-mail incrível. Parece que carne comer bananas estão causando estragos na nação. Preocupada com o bem-estar de seus amigos, comer bananas Moisés rapidamente tipos fora um aviso e encaminha a mensagem para toda a sua lista. Logo Moisés recebe e-mails de vários em sua lista que as bananas comer carne são uma farsa. Eles instá-lo a verificar snopes.com antes que ele envia mais um disparate. Moisés não posso acreditar. A mensagem que ele recebeu foi assinado eletronicamente por um médico, mas depois de pesquisar Snopes, Moisés sabe que precisa ser ainda mais cauteloso.

Moisés aprendeu duas lições valiosas.

1. Don &'; t transmitir inadequado e-mail de trabalho e sempre considerar que outros podem não ter o mesmo senso de humor que você faz
2.. Verifique Snopes.com ou de outra o fato de verificação local de sua escolha antes de encaminhar “ o aviso &"; e-mails e certifique-se as pessoas em sua lista de endereços de e-mail deseja receber esta informação.

Até agora você pensaria que Moisés é eletronicamente savvy. Enquanto Moisés está a ser mais cauteloso sobre o que ele manda por e-mail e ele &'; s aprendi bastante, visitando Snopes.com, Moisés ainda doesn &'; t bastante tem etiqueta e-mail dominado

Um importante cliente de e-mails XYZ Seguros. Moisés em relação a algumas informações para uma reivindicação de negócios. Moisés está trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo e rapidamente responde por e-mail antes de voltar a ler a sua resposta ou usando verificação ortográfica. Devido à natureza rápida e imediata da comunicação por email, it &'; s fácil de ser mais flexíveis do que você normalmente faria ao enviar correspondência comercial. No entanto, tudo o que você e-mail é uma extensão direta de sua credibilidade profissional e pessoal

Como Moisés bateu no botão enviar, ele notou um erro de digitação e couldn &';. T parar o seu sistema a partir do envio do e-mail. Enquanto erros acontecem (mesmo para temperado escritores) que &'; s importante usar a verificação ortográfica para ajudar a evitá-los. Além do erro de digitação, quando Moisés puxou o e-mail acima para verificar alguns detalhes, ele notou que ele também tinha deixado de fora algumas palavras importantes e algumas informações o cliente solicitou. Agora, Moisés tem que ter o tempo para entrar em contato com o cliente novamente, fornecer toda a informação que foi solicitado inicialmente, incluir todos os detalhes que ele deveria ter incluído pela primeira vez.

Moses acrescenta mais algumas lições a sua lista de etiqueta e-mail que ele &'; ll seguir no futuro

3.. Completamente ler e-mails que solicitam informações e enviar todas as informações pela primeira vez.
4. Sempre use a verificação ortográfica.
5. Primeiro e-mail a sua resposta para o seu endereço de e-mail para que você tome o tempo para relê-lo antes de enviar para o destinatário pretendido.

Com alguns lembretes delicados e julgamento por erro, Moisés está mais confiante com a utilização de eTools. Ele doesn &'; t preocupar com ofender ninguém ou violar as políticas da empresa sobre as comunicações electrónicas. O melhor de tudo Moisés aprendeu com seus erros e ele &'; s trabalhar com mais eficiência e precisão

Mas, Moisés tem uma última lição a aprender..

Moisés segue todas as dicas acima mencionadas e envia um e-mail a um colega sobre um projeto que ele &'; s realmente animado sobre. Em sua pressa, ele deixa a função Caps Lock on. Quando seu colega Sally recebe o e-mail em todos os Caps, ela se pergunta por que Moisés é “ gritando &'; para ela sobre o seu projecto mútuo. Sally é ofendido por isso e discute-o com a gerência. Mais uma vez, Moisés aprende uma lição valiosa. Suas ações gerente de um sexto ponta com ele quando ele explica no mundo do e-mail, o envio de correspondência em todos os Caps é considerado gritar e muitas vezes visto como descortês

6. Certifique-se de usar pontuação adequada e formatação.

Agora, Moisés tem-lo para baixo. Ele &'; s cuidadoso e atencioso com o que ele envia aos colegas de trabalho, colegas de trabalho, amigos e familiares via e-mail. Ele também sabe que &'; s não feito aprendendo. There &'; sa muito mais a este etiqueta e-mail do que ele imaginava e ele &'; s sido aprendendo mais aqui Restaurant  .;