Business Basics - Preparando um Plano de Trabalho

Este artigo ajuda a preparar um plano de trabalho para uma tarefa nova ou difícil. Um plano de trabalho resume os vários requisitos e as atividades necessárias para concluir uma tarefa em tempo hábil e eficiente.

Há uma certa magia em escrever para baixo seus planos para uma tarefa. Enquanto um plano só existe em sua mente, você tende a ver apenas a imagem grande. No entanto, quando você tem que escrever para baixo as etapas detalhadas, então você pode descobrir o que está faltando.

Muitas pessoas têm dificuldade de iniciar ou completar uma tarefa grande ou mal definidos. Por ter um plano escrito, as exigências de uma tarefa se torna mais específico e atingível. Isso ajuda a reduzir o desperdício de tempo e esforço, e melhorar as chances de concluir o trabalho com êxito

Um plano de trabalho contém as seguintes quatro partes:.

1. Requisitos da tarefa
2. Quaisquer preparações antecipadas necessário Sims 3. Todas as atividades da tarefa principal
4. Atividades finais

Os tópicos a seguir explicam como desenvolver um plano de trabalho. Estes procedimentos devem ser usados ​​em sequência.

Decidir como proceder

Antes de começar a escrever o plano de trabalho real, você precisa decidir como proceder. As duas perguntas a seguir ajudam a mostrar-lhe o caminho.

é qualquer pesquisa preliminar necessária? - Às vezes você precisa reunir algumas informações básicas antes de continuar. Se você don &'; t saber as respostas para as seguintes perguntas, então alguma pesquisa preliminar é provavelmente necessário:

• Quais são os requisitos, restrições e resultados desejados que se aplicam a esta tarefa
&bull?; Que preparativos são necessários antes de iniciar a tarefa principal
&bull?; Quais as orientações, instruções, ou outras informações úteis estão disponíveis para esta tarefa
&bull?; Quais os equipamentos, materiais, suprimentos e outros recursos são necessários para completar a tarefa
&bull?; Quais são os atalhos poderia tornar a tarefa mais rápido
&bull?; Onde eu posso ir para o conselho se eu precisar de ajuda para completar a tarefa?

Quanto detalhe deve conter o plano? - A regra geral sobre a preparação de planos de trabalho é limitar o seu tempo de preparação e esforço para uma pequena parte do que o necessário para realizar a tarefa em si

Se você estiver familiarizado com a tarefa, você pode não precisar de descrever. as etapas da ação para cada atividade no plano. Pode ser o suficiente apenas para fornecer um título e o resultado desejado para a maioria das atividades.

No entanto, um plano para uma pessoa inexperiente, uma nova actividade ou uma tarefa complicada, provavelmente, deve incluir uma descrição das etapas de ação para todos ou a maioria das atividades.

Listagem as exigências da tarefa

Esta é a primeira parte do plano de trabalho. Estes requisitos devem incluir tudo o que a tarefa deve realizar e cumprir, incluindo os resultados desejados.

Você pode querer incluir alguns ou todos os seguintes itens na sua lista de exigências da tarefa
.

Visão geral da tarefa - Descreva sucintamente o objetivo da tarefa e os principais passos utilizados para completá-lo

Resultados Desejados -. Isso descreve o que a tarefa deve realizar. Ele deve ser o mais específico possível, uma vez que os resultados desejados de uma tarefa são muito importantes

Os recursos necessários -. Listar os equipamentos, informações, materiais, suprimentos e ferramentas que serão necessárias para executar a tarefa.

Restrições - Estas são coisas que você não pode fazer ao executar a tarefa. Assim, se a tarefa é aplicar novo tapume em uma casa, o cliente pode exigir que você não começar a trabalhar antes de uma determinada hora do dia

Qualidade padrões -. Qualidade geralmente se refere ao facto de materiais caros ou baratos deve ser usado em uma tarefa, e quão cuidadosamente a tarefa deve ser cumprida. A regra geral, salvo indicação em contrário, é usar o tipo de materiais e do grau de cuidado como é habitual para tarefas semelhantes

Prazos -. Muitas vezes, uma tarefa precisa ser concluída por um período de tempo especificado e /ou data. Em alguns casos, partes de uma tarefa podem ter seus próprios prazos

Coordenação com outras tarefas -. Algumas tarefas afetar ou são afetados por, uma ou mais outras tarefas. Estas interações com outras tarefas devem ser especificadas para evitar quaisquer problemas.

Listagem quaisquer preparativos prévios necessários

Esta é a segunda parte do plano de trabalho. Anote todas as atividades preliminares que devem ser feitas antes de iniciar a tarefa principal. Estas actividades ajudar a assegurar que a tarefa será executada de forma eficiente e os resultados desejados serão obtidos. Você pode querer incluir alguns dos seguintes itens na sua lista de atividades preliminares

A realização de qualquer investigação necessária -. Esta pesquisa é, além de qualquer pesquisa preliminar que era necessário para compreender a tarefa ou preparar o plano de trabalho . Este tipo de pesquisa é parte da tarefa em si

aprovações e /ou permissões Obtenção -. Estas são coisas necessárias de várias pessoas, organizações ou governos, a fim de prosseguir com a tarefa. Um exemplo é a obtenção de um alvará de construção antes de construir uma adição a uma casa

A obtenção de orientações e /ou instruções -. Você pode ser capaz de encontrar ou compra diretrizes e /ou instruções que podem ajudar a minimizar os problemas, ou salvá- tempo e despesa na execução da tarefa

equipamentos, materiais, suprimentos e ferramentas Obtenção -. Este item deve especificar quaisquer equipamentos, materiais, suprimentos e ferramentas necessárias para a tarefa. Ele também deve especificar onde estas coisas estão localizados ou pode ser comprado

A obtenção de outros recursos -. Este item deve especificar quaisquer outros recursos necessários para a tarefa. Ele também deve mostrar onde eles estão localizados ou pode ser comprado.

Listagem de todas as atividades para a principal tarefa

Esta é a terceira parte do plano de trabalho. Preocupa-se com a determinação e descrevendo as várias atividades da tarefa principal, e decidir como devem ser sequenciado. Uma vez que estas atividades e sua sequência estão sujeitos a alterações, você deve gravá-las de uma forma que permita a possíveis mudanças.

A tarefa principal é onde a maior parte do trabalho detalhado será feito para alcançar os resultados desejados de a tarefa. Este trabalho geralmente consiste de várias atividades, tais como o seguinte:

• Pesquisando
• Analisando
• Calculando
• Resumindo
• Tomar decisões
• Gravação informações
• Realização de atividades criativas
&touro; Realizar atividades físicas

A tarefa principal muitas vezes inclui algumas atividades especiais que devem ser mostrados como itens separados nas especificações da tarefa. Se você estiver a preparar um plano de trabalho detalhado, você deve descrever todas as atividades especiais, tais como o seguinte

operações repetitivas -. Essas atividades são repetidas até que a principal tarefa é concluída. O plano deve especificar a forma de dizer quando estas actividades devem parar

seqüência de etapas -. Essas atividades devem ocorrer em uma determinada seqüência até que a tarefa principal é concluída. Um exemplo é a construção de uma adição a uma casa

resultados Verificando que você vá -. É geralmente uma boa idéia para verificar os resultados ao longo do tempo como a principal tarefa está em andamento. Esse item pode especificar quando e como verificar os resultados

Resolvendo erros e problemas -. Esse item pode apenas servem para lembrá-lo para corrigir resultados que não são aceitáveis. Em alguns casos, você também pode especificar os procedimentos para usar quando surgem problemas

Finalizando a lista -. Depois de completar esta lista de atividades, analisá-lo com cuidado e fazer as alterações necessárias. Para um plano de trabalho detalhado, esta lista deve incluir todos os itens necessários para completar a tarefa principal.

Você pode querer definir a lista de lado por um dia ou dois antes da revisão final. Isto dará a seu tempo mente subconsciente para meditar sobre o que você fez.

Depois que a lista foi revisada e aprovada, as actividades deverão ser organizadas na seqüência mais eficiente para realizar a tarefa principal.

Lista as atividades finais

Esta é a quarta e última parte do plano de trabalho. Anote quaisquer atividades finais que devem ser realizadas após a principal tarefa foi concluída. Essas atividades finais ajudar a garantir que a tarefa tenha satisfeito os resultados desejados especificados para que

A seguir estão algumas das atividades finais típicos:.

Verificação de resultados finais - Depois que a tarefa principal tem sido completado, deve haver uma inspecção final para garantir que os resultados desejados para a tarefa ter sido atingido. Se estes resultados não foram alcançados, em seguida, você deve decidir se a aceitar os resultados com deficiência ou tentar corrigi-los

Adjustments necessário -. Se os resultados finais não são aceitáveis, este item pode especificar os métodos a serem utilizados em fazer os ajustes ou correções necessárias.

Considerações finais

A minha experiência com os planos de trabalho é que eles geralmente precisam ser alteradas antes que a tarefa fica concluída. Portanto, não estar preocupado com a preparação de um plano "perfeito". Um plano de trabalho é apenas uma ferramenta para ajudá-lo a fazer o trabalho sem fazer muitas movimentos falsos ou esquecer alguns requisitos ou restrições.

É provavelmente uma boa idéia para preparar alguns pequenos planos de trabalho antes de tentar preparar um plano para uma tarefa grande ou difícil Restaurant  .;