Dashboards e como implementá-los

Uma breve visita:

Eu vi Tony Starks que sai do terminal do aeroporto parecendo exatamente como eu o tinha visto há 10 anos. Ele é de 6 pés 4 &'; e construído como o próprio Homem de Ferro. Ele estava olhando mais acentuada do que o habitual, mesmo depois de uma viagem de avião oito horas da Europa para a Índia. Starks empresa havia assinado uma grande agência para as operações europeias e Tony tinha vindo para iniciá-lo. Tony tinha acabado de ser nomeado CEO da Starks internacional depois que seu pai &'; s desaparecimento inesperado. Tony é no setor de serviços e tinha começado a trabalhar com Vantage Ágora como um cliente apenas algumas semanas atrás. Ele estava vindo para ver como o projeto estava decolando antes de ele ficou completamente apanhados em seu novo papel. Tony e eu trabalhamos juntos no passado. Eu tinha vindo a respeitar a sua incrível criatividade e poder do cérebro em termos de desenvolvimento de software. Eu também tinha chegado a respeitar o fato de que Tony era um self made man, antes que ele foi e se juntou a seu pai em seu negócio de serviços da família. Em menos de cinco anos Tony tinha ajudado a crescer as vendas da organização a crescer a partir de um $ 23Million a um $ 456Million. Para o ano passado, mais as vendas haviam parado por causa da economia implacável. A pressão sobre as margens havia se tornado tão grande que Tony havia se envolvido com Vantage Ágora serviço de back-office e começou a sua própria equipe com Vantage Ágora para alavancar a partir do custo benefício e eficiência de processos que trazemos para a mesa.

Em um nota lateral, quando trabalhamos juntos Tony foi o que me apresentou ao golfe. Não só ele me apresentar para o jogo, mas também me ensinou os pontos mais delicados do jogo

A falta de prestação de contas ou falta de medida:.

Nós estávamos no escritório cedo na manhã seguinte às 7 : 00:00 afiada. Depois de seis horas seguidas no escritório fomos no leve tarde de dezembro em direção ao meu clube de golfe. Em Bangalore o tempo está bonito durante todo o ano, mas em dezembro é especialmente agradável entre 60 e 70 graus. Em um dia da semana em 1:30 da tarde não havia literalmente ninguém no curso. Na Índia, você tem o luxo de ter caddies que carregam suas malas. Isso deu a nós dois para recuperar o atraso em variados temas da vida e negócios.

O primeiro buraco é um par 5 curto que eu consegui duplo bogey, enquanto Tony fiel à sua forma conseguiu par com uma grande areia save . Eu resmunguei para ele que seu negócio deve ter tirado muito bem e que ele está começando a praticar mesmo depois de assumir suas novas responsabilidades. Ou seja, quando Tony realmente confessou que ele tem tido problemas. Eu casualmente perguntou que tipo de questões

Para isso, ele respondeu: “. Oh! É a coisa de costume, eu acho. De um lado, eu tenho os mais antigos que não são grandes em qualquer automação e mudança. Agora eles estão se opondo a cada mudança que eu quero trazer. Por outro lado eu tenho pessoas que não têm qualquer responsabilidade. Todos eles parecem fazer para o trabalho por causa do fazer e don &'; t parecem se importar com nada. Tudo o que nos interessa é o quão seguro é o seu trabalho e quanto raise eles vão conseguir. Estou realmente cansado de tudo isso, porque eu tenho uma grande sensação para os meus clientes e negócios, mas não tenho idéia do que está acontecendo no chão. Parece que eu estou correndo a 100 milhas /hora e no resto da empresa está funcionando em 99 milhas /hora, mas na direção oposta. Bottom-line, não há prestação de contas em tudo na minha organização &";.

Eu só pensei em como típico deste problema era com, literalmente, todas as empresas que se encontram. Não apenas em empresas de médio porte ou pequenas, mas mesmo em empresas maiores. A maioria dos gerentes seniores acreditam que seus sistemas falharam eles ou seus funcionários falharam-los. Eles dizem isso quando eles próprios don &'; t usar o mesmo parâmetro para medir a si mesmos e à organização. Eu não deve ter percebido, mas deve ter começado a sorrir. Obviamente Tony não achou graça e me desafiou. “ Você acha que isso é engraçado. Estou aqui tentando pedir sua ajuda de todo o seu executivo de consultoria de fundo e você está zombando de mim. Nice &";!

Até agora Tony tinha feito um Par a dura 440 jardas par 4, enquanto eu tinha conseguido um Bogey respeitável

Eu respondi “. Tony, se há alguém que é divertindo-se você … me matando no curso. Você está três em cima de mim e nós ainda nem sequer começou a jogar! A única razão que eu estava sorrindo é porque vimos alguns problemas como a sua. Não se preocupe, nós cuidamos dela no quarto. Eu prometo. Mas você precisa me ajudar a gerenciar meu jogo melhor e diminuir a minha pontuação &" ;.

“ negócio !!! &"; disse Tony

No terceiro buraco Tony. acertar um belo ferro 6 para o coração do verde que foi de 210 jardas de distância. Enquanto eu conseguir chegar até o outro lado do verde com meu 3 ferro

Enquanto caminhávamos em direção ao buraco Perguntei Tony, “! O que você usa para conduzir a empresa por ano &";?

Tony respondeu “ Bem … é simples. Nós fazemos um plano anual e do plano operacional anual em Dezembro, para o próximo ano … &";

“ Quanto tempo você rastrear a ele &"?; Eu interrompi

Ele sorriu e disse: “ parece que você tem visto muitas empresas como a nossa. Ele raramente dura mais de meio caminho para o primeiro trimestre &";

“ Então o que você apresenta em sua reunião trimestral &"?; Eu pressionei

“. Você sabe, a plataforma da placa de costume, as planilhas que é o sabor do trimestre. O que é mais importante é que esta informação é socializada para cada membro do conselho para ajudar a certificar-se de que não existem problemas reais &" ;.

“ E … I rest my case &"; Eu disse “ Isso não é novidade. A maioria das empresas que eu trabalhei para a mesma questão. Muito poucas empresas realmente executar as suas estratégias para o sucesso. A maioria das empresas don &'; t têm um plano anual que é monitorado e isso leva a enormes problemas no final. Primeiro de tudo você tem que criar um plano anual simples. Este plano deve ter medidas simples, tanto para “ Top Line e medida Bottom Line ao mais alto nível. Em seguida, atribua KRA e KPIs para cada uma destas medidas ao mais alto nível. Então deixe o sistema funcionar. Mas é fundamental que você tem o plano rastreados em uma base semanal e você tem que controlar isso. Lembre-se, a disciplina começa no topo e se você andar nessa estrada ninguém vai. Se você quiser, posso enviar-lhe o que criamos em Vantage Ágora e você pode usar isso como um modelo. Uma vez que ainda estão em final do ano você é certamente bem-vindo a usá-lo &";..

Fiz uma pausa para chip minha bola muito fechar a pino, mas errou um putt curto

Tony deve ter ponderou sobre o que eu tinha dito enquanto jogou porque ele começou a falar, mesmo quando se preparava para putt “ O que você está me dizendo é que a minha empresa é uma reflexão amplificada do que eu faço. Eu preciso para começar a controlar a AOP em uma base semanal. Devemos criar um painel que mede a empresa. Que deve em seguida, conduzir tudo o mais na organização. ? Direito &"; e friamente afundou a 30 pés colocados a partir do meio do verde para o buraco

&";! Mann !! Ele é nítida &"!; Eu pensei que, por mais de uma razão

KRA /KPI:.

No momento em que chegou ao sétimo eu tinha cinco anos sobre o curso e Tony ainda era um sob o curso! Eu estava pensando que havia algo não é justo sobre este jogo de golfe inteira. Tony por sua parte estava mais preocupado com Stark Empresa e eu, &ldquo perguntou; É estranho, mas eu ouvi você falar sobre a definição de sucesso claro e critério de falha de um funcionário ou de um departamento. Mesmo quando começamos a trabalhar juntos, você me pediu para definir um sucesso eo fracasso claro critério. No entanto, I can &'; t segurar a maioria dos meus funcionários, mesmo os gerentes de nível sênior para limpar o sucesso eo critério de falha. Isto é comum &";?

Eu era muito direto na minha resposta “ Tony, uma empresa tem de ser executado de cima para baixo. Você sabe que nós falamos sobre os que definem as métricas de nível superior claras como metas de vendas para o trimestre, de qualidade e entrega pontual para cada projeto, estes têm de ter um e somente um proprietário na organização. Da mesma forma no outro lado cada pessoa na organização deve ter um conjunto claro de KRA e KPI &";.

“ Você sabe que isso é muito constrangedor, eu ouvi você falar sobre KRA e KPI. Eu sei o que é um KRA, ele representa Área de Resultado Chave mas o que KPI representam &"; perguntou Tony

“. KPI significa indicadores chave de desempenho. A KRA tem que ter um KPI quantificável. Por exemplo, se você tem um chamado &' KRA; New Sales &'; então você deve ter um KPI de objetivo como &'; Relatório de vendas Encerramento &'; para a semana. Sobre estas medidas, se você tem um (Service Level Agreement) SLA então você pode determinar se uma pessoa encontrou seu /sua meta. Não apenas você, mas as pessoas envolvidas devem saber o que são medidas sobre a forma como eles têm que trabalhar para atingir seus objetivos. Eles têm que comprar para ele. Eles têm que ver como eles estão progredindo em direção a seus objetivos e seus gestores devem ajudá-los a chegar lá. Caso contrário, você pode &'; t esperar para medi-los contra ele &";.

Nós continuamos a rodada em falar um pouco sobre a família, negócios, vendas e hellip; a conversa de golfe de costume. Tony fez promessa para tentar o que eu tinha sugerido e voltar para mim em duas semanas. Quando nos aproximamos do buraco final eu estava perto de um tiro dois sob o meu 14 de handicap, mesmo se eu tiro um longo no buraco final. Tony disse: “ Eu estou mantendo minha parte no trato. Seu balanço parece ter estabilizado, seus cursos são bons, mas você só parecem ser ainda medo de confiar em seu balanço e seu jogo. Basta jogar sem medo. Quero dizer medo do fracasso. Isso pode &'; t ajudar nada. Basta balançar sem medo e duro na bola &";.

Tudo parecia um pouco esotérico para mim, mas quando alguém está atirando 1 sob o curso a que nunca viu, você don &'; t dizer nada. Você prometo tentar.

Depois do jantar, eu deixei cair Tony de volta para o aeroporto de onde seu avião levou-o de volta para Dallas, Texas.

Visibilidade e repetibilidade

Há exatamente duas semanas para baixo da estrada enquanto eu estava dirigindo de volta para casa do escritório. Eu recebi um telefonema de os EUA. Eu sabia que era Tony

Tony como de costume foi muito curto em saudações e foi direto ao ponto

“.. Tudo parecia muito bom quando você me disse, mas parece que eu sou tendo um momento difícil realmente implementar a idéia de um painel, KRA e KPI. Parece que há relatórios que são gerados, mas ninguém quer colocar o esforço para obter os números de direita. Estou começando a acreditar que isso é impossível de alcançar um painel em uma empresa com uma cultura como Starks Empresas &";.

“ Tony, em retrospectiva eu ​​deveria ter lhe contado sobre as diferentes maneiras de implementar isso em sua organização. É bem como a forma como você me ensinou golfe. Você don &'; t dar-lhes a lição final no primeiro dia. Você precisa começar-los pequenos. Sempre comece com os projetos. Cada projeto tem apenas dois controles: Entrega atempada e entrega de qualidade. Basta levá-los para adicionar todas as tarefas operacionais em um único painel. Em seguida, gerenciar isso por um mês. Uma vez que você começar a receber dados regularmente para ele ter certeza de que e-mails não são enviados contornar este processo. E-mails simplesmente matar todos os seus esforços. Você pode estar se perguntando &'; O que e-mails tem a ver com a implementação de um dashboard &'?; Tudo !!!! Uma organização leva tempo para reagir às mudanças. Você tem que dar-lhe tempo suficiente para fazer tudo o que um ritmo operacional. Você pode &'; t ser enviando e-mails e falar sobre qualquer outra coisa que não seja o painel de instrumentos eo KRA, KPI. Uma vez que você diz que número suficiente de vezes que as pessoas ao seu redor vai começar dizendo que, em seguida, ele se espalha em sua organização quando você tem um "ponto de viragem". Vou listar as etapas para implementar qualquer estratégia para o sucesso. Este é um mantra que seguimos em cada esforço em Vantage Ágora. A equipe me odeia, por vezes, porque eu digo a mesma coisa uma e outra vez, mas ele funciona. Todos nós conhecemos agora! E isso é o que importa:

1. Certifique-se de que você don &'; t discutir KRA e KPI em um nível pessoal em primeiro lugar. Primeiro você quiser saber quais as medidas que estão sendo usados ​​para executar as operações de hoje.

2. Certifique-se de que todas as tarefas de repetição e não-repetição são inseridos no mesmo sistema que é mesmo que você usa. Don &'; t contorná-la. Isso vai contra todo o propósito do sistema. Torná-lo um ponto de ler as notas em uma base diária e, em seguida, comentar sobre ele no chão.

3. Quando tiver a certeza que a sua equipa está entrando com sucesso estes dados, certifique-se de que você começar a falar sobre medidas objetivas para controlar o projeto. Por exemplo, se alguém comete um erro, pedir-lhes onde o RCA é associado &";?

4. Somente quando esses sistemas são estáveis, você pode começar a medir as pessoas sobre essas medidas. Isso é quando eles têm a confiança de que estes medida realmente trabalhar

“. Hang on disse Tony. O que é agora RCA &";?

“ Ela representa Root Cause Analysis &"; Eu continuei “ É fundamental que você tenha certeza que você don &'; t falar sobre medir o seu desempenho com o painel de instrumentos, mas apenas levá-los a começar a usá-lo. Realmente, se você olhar para ele a partir de sua perspectiva você quer todos obter 100% de sua remuneração variável. Isto significa que você como uma organização que tem feito muito bem e conheci todas as suas metas estabelecidas em seu Plano Operacional Anual (POA)! Estou certo de que nenhuma empresa no mundo terão a remuneração variável a ser mais do que 2% do custo salarial inteiro! Então, por que empresa tenta barato para fora nele &";?

“! Isso é verdade &"; gritou Tony

“. Mas a maioria das pessoas acreditam que a gestão está fora para pegá-los. Você tem que quebrar essa barreira pela primeira vez. É por isso que eu estou pedindo que você acabou de começar todo mundo fora em obter os dados e dizer-lhes que este é o KRA para a organização durante pelo menos um mês. Tenha paciência. As coisas vão vir em torno &";!

Tony relutantemente concordou e continuou seus esforços em levar todos em sua organização por dirigir todos os esforços através de uma única lista de tarefas

Previsibilidade e Dashboard
<. p> Eu não ouvi de volta de Tony diretamente, mas em fevereiro Ouvi dizer que nossa equipe estava sendo medido na entrega atempada e entrega de qualidade apenas com Starks Empresa. Nossa equipe me disse parece que a nossa dashboard está finalmente a ser utilizado de forma mais eficaz agora.

Na segunda semana de fevereiro, recebi um convite de reunião em que estavam sendo feitas para construir um painel executivo para Starks Empresa. A reunião começou com a introdução de Stark sua equipe executiva para equipes Vantage Ágora dos Estados Unidos e Índia. Tony começou por dizer “ Nós começamos usando um único sistema para gerenciar todas as nossas iniciativas e agora descobrimos que o &"; …

“ Você tem uma necessidade de padronizar um sistema de alerta como o RYG. &"; Nosso especialista em VA no local completado sua sentença

“. Se por RYG você quer dizer um verde amarelo vermelho e pontos de gatilho para determinar quando uma tarefa ou KRA está em apuros, SIM! Mas como você sabia o que eu ia perguntar &"; exclamou Tony

“. Bem, não é difícil porque nós, como uma empresa e as pessoas têm construído pelo menos sete tais sistemas em nosso &'; Executando Estratégias para o Sucesso &'; programa. Esta é uma evolução natural &"; Ele disse

“. Meu amigo no campo de golfe que você estava me dizendo que você tinha em seu programa &"; Ele me repreendeu zombeteiramente

Todo mundo explodiu em uma risada como eu respondi “. Tony, uma vez que você começar a olhar e usando a mesma lista de tarefas todos teriam tentou atualizá-lo em pastas compartilhadas. Se isso não fosse suficiente, eles teriam queria dizer que seus projetos estão fora do problema, porque eles sabem que você está assistindo. Todos querem ter uma boa aparência. Isto é uma coisa boa. Como uma progressão natural que você teria ido em frente e disse-lhes dar-lhe um aviso prévio quando as coisas não estavam indo bem. Eles seriam suspeitar inicialmente, mas ao longo de um período de tempo têm vindo a confiar que o sistema estava aqui para ajudá-los e os seus projectos e não um tapa na mão. Este construiu a confiança e agora você quer um sistema que pode ajudar a garantir que todos possam atualizar o sistema sem pisar em outro &'; s trabalho e certifique-se que você pode obter para ver informações atualizadas a cada manhã em seu computador ou melhor ainda como um alerta de e-mail do sistema, certo &";?

“ Excelente! É como pensei que você estava aqui o tempo todo conosco &"; gritou Tony

Eu continuei, “. Nos tempos que virão você vai descobrir o que temos de construir este sistema para ter controles criados para acionar alertas bem antes desses projetos entram em vermelho ou amarelo ou antes um erro de fato acontece. Nós já construiu um sistema desse tipo e estão usando-o para executar operações VA. Na verdade, os dados de painel que você vê como um relatório diário de suas operações no Vantage Agora vem diretamente de nossa http://www.askva.com sistema. Aqui nós não só ter construído um painel de controle, mas também um sistema de controle que ajuda o nosso cliente broca para baixo de nossos dados de painel todo o caminho para os erros e a RCA. Eles podem, em seguida, seguir a trilha para ver como medida de colocar na RCA preventiva é incorporado na Operação Padrão Políticas (SOP) para ajudar a organização a se tornar uma organização de auto-aprendizagem. Esse é o verdadeiro mérito de um sistema de dashboard &" ;.

Nós terminou a ligação com a equipe VA prometendo escrever um documento de proposta que ajudaria a equipe executiva em Stark decidir sobre a forma como eles gostariam envolver com VA em criar o dashboard para si próprios.

Coerência de Propósito

Na segunda semana de março, tinha instalado a primeira versão do Painel de Personalização Vantage Ágora em Stark Empresa e eu tinha dado uma dica Tony golfe consideração séria. Para começar, eu parei de carregar um cartão de pontuação, parou de tocar minhas peles jogos e só começou a jogar golfe para o bem de jogar golfe e swing destemido na bola. As primeiras semanas os resultados foram muito desastroso. À medida que os dias iam no meu corpo se acostumou com o que eu estava fazendo a minha pontuação e começou a cair.

Em um sábado à noite liguei para Tony (Em sua manhã de sábado). Tony como esperado já estava fora da casa e em seu carro. Depois de trocar gentilezas que eu disse e" Eu te devo uma. Seu conselho ajudou e minhas pontuações parecem estar caindo. Estou atirando na década de 70 altas e estou muito satisfeito com o progresso &" ;.

Tony não estava feliz. Ele disse que “ Olha, eu acho que você é muito melhor do que isso. Nunca se contentar com nada menos do que o que você fez ontem. Você tem que começar a fazer isso por acreditar em si mesmo &"; Ele continuou com paixão, “ O que você acredita é o que você se torna &"!; Veja o caso da gestão de Stark &​​rsquo; s Empresa embora um painel! Temos feito uma transição bem sucedida e tem 80% de resultados a partir de já. Ele não teria acontecido se eu não acreditava que pudéssemos conseguir este feito &";.

Enquanto eu senti que ele disse algo muito querido para o meu coração sobre acreditar em si mesmo, eu interrompi “ Por que apenas 80 % &";?

“ Olhe, enquanto isso é uma grande ferramenta que parece que eu estou recebendo um monte de resistência das pessoas para iniciar em novas iniciativas. Eles sempre me dizem que precisamos de mais recursos, mais tempo, para concluir tarefas pendentes, etc., enquanto eu sei o que está acontecendo e obter visibilidade completa Parece apenas que coisa levar um longo tempo para sair do " chão &;.

“ Exatamente como esperado &"; Eu disse e acrescentou “ Este é Tony muito comum, neste caso, você precisa pensar sobre o que aconteceu à sua organização. Não é mais um pequeno barco a vela que você pode transformar em um centavo. Sua empresa está agindo mais como uma grande embarcação para o mar que pode fazer um monte de outras coisas de forma mais eficaz do que o seu barco a vela. Mas pode &'; t transformar em um centavo. Como capitão deste navio que você precisa ter certeza de que você tem a paciência e consistência de propósito para deixar o seu navio levar uma hora completa para transformar alguns graus. Quando você ter dado esta ordem você não pode simplesmente dar uma outra ordem. Você só precisa se certificar de que você dá ao sistema uma chance de se resolver &";.

“ Por que você diz isso? Se você olhar para ele que estamos no negócio de serviços. Todo o processamento que fazemos é feito eletronicamente, não há máquinas para comprar, não há linhas de configurar, não há tempo de engenharia &" cura; ele me desafiou

“. Boa pergunta &"; Eu disse “ Quantas pessoas você tem em sua organização agora ao que você foi o número quando você se juntou a seu pai há cinco anos &";?

“ Nós tivemos 160 pessoas, em seguida, e temos mais de 570, incluindo sua equipe agora. Recebo que a partir do painel de instrumentos também &"; ele brincou

“. Lá você tem. Agora você tem uma empresa que é uma pequena sociedade em si. Cada vez que uma empresa cresce em tamanho é que leva muito mais tempo para mudar o comportamento da organização. Seus gerentes de nível médio e de gestão de entrega tem que gerenciar o comportamento social e criar pontos de ruptura para se certificar de que as iniciativas se enraizada em pessoas, processos e projetos. É mais difícil colocar isso no lugar em empresas de serviços, porque normalmente há muitas maneiras de fazer as coisas. É por isso que você pode &'; t conduzir mais de uma iniciativa que afeta a todos na organização. Uma iniciativa de um quarto é uma boa orientação &";.

“ Isso é verdade &"; respondeu Tony “ Ele se encaixa o que está acontecendo comigo. Qualquer iniciativa que doesn &'; t envolvem mudanças no comportamento de empregado geralmente é feito rapidamente. Na verdade, o trabalho que eu estou fazendo com Vantage Ágora no processamento de back-office foi alcançada muito rapidamente, por isso mesmo, certo &";?

“ Isso é verdade &"; Eu adicionei “ Quando o painel é uma excelente ferramenta que fornece uma visão consolidada acionável de tudo o que está acontecendo em sua organização que requer dois grandes compromissos. Na verdade torná-lo três:

1. Um compromisso da gestão de topo a utilizar apenas a ferramenta e não qualquer outro mecanismo como reuniões, e-mails, SMS, etc.,

2. A top para baixo métricas estruturadas, que é colocado para fora para o nível mais baixo da organização como um desdobramento do topo números medidos no painel. Ou seja, os números do nível superior deve ser atualizado pelas atividades diárias que acontecem na organização

3. Coerência de Propósito da parte superior de gestão para garantir que damos tempo suficiente para que o sistema reage aos comandos /iniciativas empurrado a partir do topo.

Se você fizer isso, os benefícios do dashboard seria, completa visibilidade, repetitividade e previsibilidade em suas operações. Para além desta ajuda você dimensionar sua organização rapidamente &" ;.

Três meses mais tarde

Tony virou seu negócio, diminuindo drasticamente os custos operacionais e colocando em uma estrutura para escalar a organização. Ao longo de um período de tempo a maioria dos céticos em usar uma empresa externa para ajudar a operações e usando um painel para operar a organização juntou ao movimento como eles perceberam que ele iria ajudar a organização e suas próprias carreiras.

Tony de sua parte tem planos de escalar a organização ainda mais para o futuro e Vantage Ágora ajudou painel personalizado em seus PDAs.

Epílogo

Queremos que o nosso leitor a desempenhar o papel de Tony e dizer-nos sobre alguns dos problemas que enfrentaram ou perguntas que você possa ter sobre como sua organização pode se beneficiar da tecnologia como o Painel de Operações VA. Vamos ir em frente e publicá-las na próxima versão do Ágora vezes para ajudar outras pessoas que possam ter problemas semelhantes como você
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