Número 1 Benefício de Eventos e 7 Dicas

Eu tenho organizado e executado muitos eventos por razões diferentes ao longo dos anos. Os eventos são emocionante e desgastante. Mas por que fazê-las?

O nº 1 benefício de eventos é que eles trazem FOCUS. Todo mundo fica envolvido em eventos - aqueles conduzindo a carga, companheiro de equipe de funcionários ou voluntários ajudando, clientes e da mídia. (Quem sabe talvez seus animais na fazenda ficar animado quando sabem que vão ser recebidos por hordas de crianças.)

Um evento pode ser uma oficina de jardinagem que você está segurando para 10 pessoas, a participação em um grande conferência de yoga com um estande, ou um dia de festival temático em sua fazenda
.

Eventos merecem foco. Eles chamar a atenção para a sua empresa, seus produtos e serviços - assim que você quer ter certeza de que qualquer tipo de evento que você está fazendo é bem feito. Aqui estão 7 dicas a considerar.

Saiba por que você está fazendo o evento

. Certifique-se de ter um propósito claro e objetivos para seu evento. Você está tentando alcançar novos clientes? É puramente para vendas adicionais? Você está tentando obter cobertura da mídia? Tenha certeza que você planejar o seu evento para alcançar esses objetivos.

Comece a planejar um mínimo de 6 meses de antecedência, de preferência de 1 ano. 3 meses é possível, mas é apertado. Por que tanto tempo? Veja o próximo ponto.

Promove-lo corretamente. Os prazos de entrega são importantes para que você possa consolidar todos os detalhes necessários - Data /hora /local /atividades /alto-falantes /patrocinadores, etc. Isto é especialmente importante para imprimir materiais como um panfleto. Para um simples evento, a promoção pode significar 1 de folhetos de sua impressora de casa, uma lista em seu site, e uma série de e-mails para seus assinantes do boletim de notícias. Para eventos maiores, você pode querer desenvolver um olhar gráfico específico para o evento, imprimir um cartão ou folheto olhando profissional, dar-lhe uma página em seu site, bem como promovê-lo à sua lista de e-mail. Quanto mais tempo você tem mais as pessoas que você pode dizer sobre o evento, e quanto mais bem sucedido será.

Seja eventos conscientes são recurso intensivo. Para mim, este é o número um negativo sobre os eventos. Eles podem ser incrivelmente recurso intensivo - que exigem tempo e dinheiro. Por exemplo, você pode precisar de aumentar a produção para ter mais produto pronto e /ou encontrar pessoas adicionais ao pessoal seu estande na conferência naquele fim de semana.

Traçar uma linha do tempo. Quando você iniciar o planejamento de um evento sentar e fazer uma lista de todas as etapas necessárias. Estimar quanto tempo cada etapa irá tomar, e que será o responsável por isso. Mantenha a lista actualizada, tanto quanto possível, embora isso sempre vai um pouco fora da trilha perto do evento real.

Eu começo uma planilha do Excel e gravar todas as medidas possíveis que eu posso pensar em uma linha separada. Então eu voltar e classificá-los por quando eles precisam para ser concluída. Eu anotar notas para baixo em uma cópia impressa e atualizar o arquivo do Excel em curso e após o evento de modo que toda a informação está lá para a próxima vez.

Tenha uma lista de suprimentos. Semelhante a linha do tempo eu prefiro manter uma lista em Excel de tudo o necessário para o evento. Use sub-categorias, se necessário - por exemplo, antes do evento, no evento, siga para cima. Nenhum item é muito pequeno. Comece com a estimativa tudo que você precisa e, em seguida, observe os valores reais utilizados. Para o próximo evento tudo estará em um só lugar. Por exemplo - 1.000 cartões postais impressos /700 distribuídos, 40 lbs de salsicha verão usados ​​para amostras /2 £ de sobras, da próxima vez trazer 2 baldes de lixo para resíduos de amostra, etc.

Evite um off eventos. Como os eventos são recurso intensivo, evitar eventos que você só vai realizar uma vez. Procure eventos que podem ser feitas em uma base regular. Talvez todo mês de agosto você oferecer oficinas de produção de conservas. Talvez o seu foco está participando 3 conferências a cada ano. Talvez seja uma casa aberta anual da Primavera. A vantagem é que seu evento vai melhorar continuamente como você aprender o que funciona eo que não será recriar a roda cada vez quando se trata de processos e esforços promocionais Restaurant  .;