Para saber sobre o Serviços de Digitalização de Documentos em Massa - Como Funciona

Como resultado da migração para sem papel é fácil de apreciar. Registros eletrônicos são fáceis de armazenar e encontrar. Eles podem ser compartilhados, de modo que o custo de armazenamento de documentos, segurança, que remonta ao simples, fácil de gerenciar e são removidas quando necessário. No entanto, parece-salas cheias de registros assustadora tarefa de converter. Aqui estão alguns princípios que você abrir um projecto Office Document Scanning é começar com.

Como posso verificar?
O primeiro passo para obter o escopo do projeto do projeto. Uma caixa de arquivo padrão de 2500 páginas por polegada em torno da prateleira preensão preensões cerca de 200 páginas. Estes projectos podem ser estimados a partir de um múltiplo da média é mais preciso, um número de páginas por arquivo para avaliar e comparar os arquivos de avaliar. Para a maioria das empresas não optar por explorar cada pedaço de papel é guardado.

Empresa verifica os seus dados contra cronograma de retenção e não é mais necessário peça. Determinar o que é o mais comum e oferecer maiores vantagens do digital. Uma solução comum para data para uma varredura. Todos os documentos digitalizados são verificados até agora, novo, velho, tudo é única examinados quando acessados. Esta solução reduz a necessidade de converter lentamente os antigos documentos digitalizados.

O tamanho dos documentos digitalizados
O formato mais comum para registros eletrônicos Portable Document Format é. É amplamente utilizado e fácil de compartilhar e defender. Outras opções Tagged Image File Format e arquivo de imagem RAW são. As imagens digitais também software de reconhecimento óptico de caracteres podem ser processados. Este documentos de texto e fotos digitais serão fechadas. Uma vez que você pode procurar por palavras-chave em um documento é um documento de texto.

preparação de documentos
alimentação automática do scanner de Produção carta e documentos de tamanho ofício são projetados para. Eles são scans de alta velocidade de 10.000 páginas por hora. Processo de preparação para remover todos os grampos e ligações. Documentos de tamanho Odd em fita de papel padrão. Fotografias e documentos em cores devem ser tratados separadamente. Se os documentos são remontados após a digitalização.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Uma vez que os documentos são digitalizados, eles precisam de armazenamento adequado. É comum a eles no disco, mas que reduz drasticamente a sua utilidade. Pelo menos, deve ser suportado num local remoto. A melhor solução é um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos para armazená-los. Torna mais fácil para encontrar documentos e gestão com acesso especial à informação. Sistema em casa ou através de um serviço de computação em nuvem pode ser gerenciado.

O valor da verificação
Digitalizar um projeto de documento com o pessoal existente ou um serviço de digitalização pode ser terceirizado. Decisão baseia-se em grande parte do tamanho do projeto. Alguns milhares de páginas ou menos, é mais barato para trabalhar em casa.

Se você terceirizar o trabalho para cortar custos, então você pode dar esse passo. Início para se preparar para a digitalização e poupar dinheiro. Também ser criteriosa em que você escolhe para fazer a varredura. Se não é provável que seja necessário no futuro para poupar dinheiro no final de um formato de papel. Espero que agora você tem limpar o conceito de digitalização de documentos que a forma como ele funciona e como é importante Restaurant  .;