O papel da comunicação em Gestão de Projetos

A comunicação é a mais importante da pessoa de gerenciamento de projetos ou tarefas equipe para um determinado projeto. 90% do trabalho de um líder de gerenciamento de projetos no projeto será a comunicação. Delegar, recepção e acompanhamento dos relatórios de progresso e realização de reuniões de toda a demanda de comunicação altamente eficaz para que algo dar errado com o projeto. Ele provavelmente vai sem dizer que a comunicação altamente eficaz deve ser incluído em todos os bate-papos, e-mails e chamadas telefónicas, bem.

É a tarefa mais importante de líderes de gerenciamento de projetos para entender e facilitar clara e comunicação avisado pela simples razão de que a maioria dos membros de uma equipe de desenvolvimento do projeto provavelmente tem surpreendentemente medíocre, mesmo sub-par, habilidades de comunicação. As habilidades de comunicação são muito tida como certa pela população em geral de negócios. Supõe-se que se alguém tem diploma de uma faculdade ou universidade e tem habilidades faladas e escritas básicas em Inglês (como este artigo está sendo escrito em Inglês, vamos supor que você conduz seus negócios em Inglês), é preciso ter habilidades de comunicação eficaz. Mas, como aqueles com experiência em gestão de projetos entender, este aparentemente lógico, até mesmo inevitável, o relacionamento é muitas vezes ausente. De fato, no mundo dos negócios um dos fatores importantes que ajudam a decidir se alguém está qualificado o suficiente para ser um líder de gerenciamento de projetos é a sua ter acima da média (de preferência excelente) capacidades de comunicação.

Comunicação em projetos é de cerca de a transferência de conhecimentos relevantes de uma parte à outra parte ou partes. Se o conhecimento que se destina a ser transmitida é distorcida ou mal recebido, claramente isto interfere com a transmissão e, portanto, com o uso e aplicação do conhecimento. A falta de conhecimento se traduz em uma ou, pior ainda, um projeto incompleto inadequadamente preenchido. Tal resultado pobre custa à empresa um monte de dinheiro, e isso pode custar à empresa um cliente. Pode custar alguém seu trabalho, também.

Os dois principais métodos de comunicação são através de palavras escritas e palavras faladas. Uma grande quantidade de tempo é gasto no mundo dos negócios usando a palavra escrita para a comunicação. Os envolvidos na gestão de projetos pode certamente atestar que muitas vezes eles fazem um monte de leitura, a fim de tentar orientar um projeto até a sua conclusão bem sucedida.

As palavras escritas têm grande poder e utilidade. Quando você está escrevendo, você pode tomar seu tempo para refletir sobre as palavras que você vai escolher. Mesmo se você estiver conversando via IM, pode levar mais tempo para parar e pensar sobre o que você está lendo a partir da outra pessoa e que você realmente quer dizer em seguida que você pode em um telefonema ou de apenas as palavras ditas durante uma reunião. Quando receber a comunicação escrita, você pode ler sobre as palavras uma e outra vez, conforme necessário, a fim de abater o significado certo. Você pode ir para trás sobre seus arquivos de comunicação escrita no caso de ter esquecido alguma coisa ou necessidade de clarificar a sua memória.

No entanto, existem algumas desvantagens para comunicação palavra escrita. Uma delas é que a pessoa que escreve uma mensagem pode ter menos de habilidades gramaticais e de pontuação desejáveis. Pobre capacidade ortografia pode turvar as águas de uma comunicação clara, também. Inferior gramática, pontuação e ortografia pode levar a mensagens escritas distorcidas. Estes fatores podem levar à falta de comunicação que causar problemas com o desenvolvimento do projeto, como por exemplo, uma mensagem de um mal escrito e, assim entendida mal que leva ao atrito entre duas partes. Eles também podem levar a um indesejado abrandamento no progresso de um projeto, e este por sua vez, pode ameaçar o cumprimento de prazos, se um partido tem de esperar a definição de uma mensagem escrita a partir de outro. Outro problema com palavras escritas é que muitas pessoas, especialmente na era digital de hoje, na verdade, não usam a vantagem de mais tempo para pensar que a escrita proporciona. Isto é especialmente verdade com a comunicação IM, mas vai para e-mails também. Too muitas pessoas escrevem como falam, e não acho que as letras maiúsculas se for caso disso realmente importa. O gerenciamento de projetos exige absolutamente que você, como um gerente, têm avançado escrito capacidade de comunicação (como o autor deste ensaio!). Também é uma boa idéia para você sugerir a formação em habilidades de escrita de negócios para todos os empregados a quem você acha estar faltando em inglês habilidades fundamentais de escrita.

Como mencionado acima, o outro aspecto da comunicação verbal é oral. As vantagens são significativas. A comunicação flui mais rápido sem a necessidade de escrever as coisas. Se você usar reuniões virtuais on-line, é possível criar gravações de áudio de tudo o que disse para reprodução posterior, e gravadores de fita ativado por voz pode ser usado em em reuniões presenciais para os mesmos fins, assim, desta forma a comunicação oral podem ser arquivados e referenciados mais tarde apenas como escrito lata. Quando um só tem de ouvir, em vez de ter que ler, pode-se muitas vezes agem no conhecimento mais rapidamente (tais como desenho, escrevendo, escrevendo, abrindo os arquivos da área de trabalho do computador, ou navegar na Internet em resposta simultânea para o que está sendo ouvido).

Mas, existem desvantagens para a comunicação oral. É mais difícil para muitas pessoas a reter informações que só é falado contra o que está escrito (o que o torna audiovisual, não apenas áudio). Muitas vezes, é mais tedioso para pausar, retroceder e avançar rapidamente através de uma gravação do que é simplesmente folhear as páginas. E, comunicação oral pode ser mais complexa do que escrita, pois envolve aspectos paralingual ("não é apenas o que você diz, é como você diz") e, quando se trata de palavras faladas, 55% da mensagem é entregue pelo não- verbal pistas linguagem do corpo. A linguagem corporal é mais difícil de seguir nestes dias da reunião virtual Internet. E muitas pessoas são um pouco inepto quando se trata de compreender como usar os aspectos paralingual e não-verbais da comunicação oral no telefone e em reuniões ao vivo. Isso pode causar claramente uma grande quantidade de estragos

Para entender o quão fácil é para que os esforços de comunicação a dar errado em gerenciamento de projetos, existe uma fórmula pouco agradável que tem sido trabalhado ao longo dos anos:. Para calcular a possibilidade de falta de comunicação, use a fórmula (N * (N-1)) /2, com N = o número de pessoas diretamente envolvidas no projeto. Então, em um projeto que tem apenas cinco pessoas envolvidas, com você sendo um deles como gerente de projeto, existem 10 maneiras possíveis, com cada peça de comunicação, para que as coisas dão errado, se não é feito "à perfeição ".

Há também uma boa solução para ajudar com a comunicação eficaz, que foi elaborado, chamado de matriz de comunicação. Esta é uma tabela de todos aqueles diretamente envolvidos no projeto, e cada uma dessas pessoas está inscrita sob tanto a linha e coluna. A marca de seleção na interseção de dois participantes do projeto significa que esses dois participantes vai precisar para se comunicar diretamente uns com os outros para que o projeto seja concluído com êxito. Você pode se concentrar nesta matriz para ajudar a si mesmo facilitar a comunicação clara e eficaz na hora certa e no lugar certo para as pessoas certas envolvidas.

Sua linha de fundo aqui com alls isso é simples. É imperativo que você garantir e facilitar a comunicação eficaz como um gerente de projeto. É 90% de sua tarefa de gerenciamento de projetos Restaurant  .;