Priorizando Emergências para reduzir interrupções

Um dos maiores desperdiçadores de tempo está sendo constantemente interrompido por emergências que acabam por não ser emergências em tudo. Pior ainda não está sendo interrompido por alguém quando não havia uma verdadeira emergência que você poderia ter feito o controle de danos ou, se informou suficientemente cedo, evitado.

Neste artigo vou mostrar-lhe como priorizar, comunicar e gerenciar chamadas emergências para que você possa começar a tomar de volta o controle de seu tempo e gerenciamento de sua mesa de forma mais eficaz.

Primeiro, faça uma lista dos problemas que as pessoas têm vindo a você no passado.

Exemplos:

1. Um fornecedor será tarde com um Part 2. Um membro da equipe tem um problema inesperado com uma tarefa que poderia afetar prazo Sims 3. Alguém foi ferido no local de trabalho página 4. Alguém tem relatado sendo assediado sexualmente
5. Há um problema com uma peça de equipamento que não afeta a segurança
6. Um funcionário precisa de esclarecimentos sobre como fazer uma tarefa contínua
7. A caridade que vale a pena solicitar a utilização de uma de suas peças de equipamento

E assim por diante. Em seguida, criar uma classe ou padrão para priorizar

Exemplos:.

Emergência
Urgente
Importante SOP (Standard Operating Procedure)
Em um mundo perfeito
Não faz parte da nossa missão

Em seguida, coloque cada uma das questões em uma categoria. Nesta lista uma lesão no local de trabalho ou uma queixa de assédio sexual seria uma emergência. Um fornecedor estar atrasado com uma parte poderia ser uma emergência, SOP urgente, importante ou, dependendo do prazo e quão importante é a parte. Um funcionário necessitando clarificação com uma tarefa contínua seria SOP. Um problema com uma peça de equipamento ou SOP seria importante. A caridade que vale a pena poderia ser classificada como Importante ou Em um mundo perfeito só de seu plano estratégico iria dar-lhe orientação.

Publique sua lista com orientações sobre como se comunicar e lidar com cada tipo de problema.

Emergency-Bata na porta, chamar ou interromper, texto e e-mail, localizá-lo
Urgente-Qualificar senso de urgência e, em seguida, chamar, parar ou e-mail, dependendo.
nível Importante-Qualificar e, em seguida, comunicar por meio de canais
SOP-mail ou configurar uma sessão de coaching Online em um Mundo em arquivo Perfeito para rever durante a cidadania corporativa reunião

Em seguida: Quando ASK-interrompido "Como nós definimos questões é esta uma emergência, Urgente, importante, SOP ou em um mundo perfeito? "

Se for uma emergência, responder imediatamente. Se Urgente pedir- "Isto é algo que pode esperar até esta tarde ou vai afetar os nossos clientes se não for tomado cuidado de, esta manhã? Se importante-" Isto é algo que irá prejudicar a nossa relação com os nossos clientes se esperarmos até nosso encontro em dois dias ou fazer o nosso, temos de lidar com isso antes, então? "Se SOP-" Isso pode esperar até a nossa sessão de treino ou se o ROI o suficiente para justificar uma sessão de coaching mais imediato? Se Num World- Perfeito "Isso é importante o suficiente para abrir na nossa reunião de cidadania corporativa?"

Como a maioria das melhorias de processo levará mais trabalho agora para fazer um mundo melhor amanhã. Muito rapidamente você vai achar que você e sua equipe vai entrar em acordo sobre como lidar com questões. Logo após isso, você vai encontrar-se a ser interrompido com muito menos frequência, e ainda mais importante, você vai ser chamado em caso de emergência genuína rápido o suficiente para fazer a diferença.

Os itens de ação

. 1. Estabelecer uma classe de importância para questões como a emergência, urgente, importante, SOP e em um mundo perfeito.
2. Estabelecer uma lista de quais questão vai onde na sua lista de prioridades. Sims 3. Criar perguntas de qualificação.
4. Estabelecer como e quando comunicar cada classe de prioridade.
5. Desfrute de uma maior eficiência e eficácia no local de trabalho.
6. Ter mais tempo para trabalhar em coisas que importam
7. Ser interrompida com menos frequência Restaurant  !;