Reduzir o trabalho de papel

Quando se pensa de histórico de um trabalho de escritório sempre pensa de funcionários como em um romance de Charles Dickens, forçados a trabalhar com pouca luz, registrando números em colunas, usando um lápis e nunca permitiu chegar a outra até que uma em uso foi, mas um curto esboço. Hoje em dia, naturalmente, muito pouco trabalho é feito usando lápis e os dias de pessoas que trabalham em salas sem aquecimento em pouca luz têm muito longe.

No entanto, o fluxo de papel apenas continua a crescer. Vamos considerar o processo de aquisição de uma movimentada loja de redes de varejo.

Cada comprador tem um certo orçamento com o qual para comprar bens e virar o estoque mais de 12 vezes por ano. Pode haver 10 compradores, cada um com 100 linhas de produtos para os quais são responsáveis. Eles vão entrar em negociações com fornecedores e encomendas de bens a serem entregues para as várias lojas em quantidades apropriadas. Uma cópia de cada pedido vai para o fornecedor, com cópia para a loja, e uma cópia para o departamento de contas a pagar.

Quando a mercadoria chega na loja de departamento de recepção, então se casar com a nota de entrega para o fim, de modo a ter certeza de que as mercadorias foram efectivamente solicitados, em seguida, receber as mercadorias e endossar a nota de entrega com qualquer escassez etc e, em seguida, assinar uma cópia e dar uma cópia para o motorista de entrega, conservar uma cópia e, em seguida, enviar uma cópia, junto com os bens recebidos comprovante (GRV), as contas a pagar de departamento, que devem então se casar com a GRV e nota de entrega para a ordem original.

Em algum momento o fornecedor está indo para enviar uma fatura para a empresa que vai chegar no departamento de contas a pagar e deve, então, ser casado com a ordem, a nota GRV e entrega. Isto irá então ser processado para pagamento.

Muitas das grandes cadeias, assistindo seu fluxo de caixa, em seguida, ter uma visão sobre exatamente quando isso vai ser pago. Se houver qualquer vantagem, como um desconto liquidação atraentes eles podem pagar em 7 dias. Falhando que eles podem esperar por um extracto de conta, outro pedaço de papel a ser casada com o conjunto já mencionado, e em seguida, pagar em 30 ou 60 ou até 90 dias. (que é bye bye e é uma política própria varejistas dependendo quão forte elas são e quanto os fornecedores querem o seu negócio.)

O ponto de tudo isso é que dentro departamento de contas a pagar, por uma ordem, haverá pelo menos 5 ou seis pedaços de papel que precisam ser casados ​​juntos e, em seguida, arquivado em tal maneira que os auditores podem acompanhar.

Contas a Pagar Processamento poderia ser muito mais fácil se logo que um pedaço de papel chegou foi imediatamente convertido em uma entrada de computador e toda a casar-se, processamento, autorização e tomada de decisões sobre datas de pagamento etc poderia ser feito online.

Isto é o que está disponível usando uma digitalização e reconhecimento óptico de caracteres sistema pode oferecer. Ele imediatamente reduz o fluxo de papel dentro de um departamento e, assim, reduz os custos e os perigos de snafu da Art  .;