Sua caixa de entrada e como obtê-lo Organizado

Você sabe quantos e-mails estão atolando-se sua caixa de entrada? É 100, 1000, 5000, 10.000! O número cresce diariamente e junto com ele o seu stress e tempo perdido. Você deseja limpar sua caixa de entrada, mas nunca se dedicar o tempo. Checkout os novos recursos do Outlook 2010 que tornam a organização Microsoft Outlook parece mais possível.

Vá em frente e olhar para o número de sua caixa de entrada. Você se sente como você tem um peso £ 100 sentado em seus ombros ou você está sorrindo porque você é um dos raros que só tem esta semana &'; s e-mails esperando por você para lidar com isso? O número de e-mails sentado em sua caixa de entrada afeta a velocidade de suas pesquisas do Outlook e quanto tempo você desperdiça de passar o mesmo e-mail mais e mais.

A chave para obter uma alça sobre seus e-mails, melhorando o seu tempo de resposta e ficar em cima de ações críticas e tarefas sensíveis ao tempo é desenvolver uma abordagem para processar seus e-mails, tanto a partir do seu computador e em seus dispositivos móveis .

1. Sincronizar todos os seus dispositivos, assim você só processar um e-mail uma vez
Para as pequenas empresas que don &';. T têm acesso a um servidor da empresa, configurar uma conta de negócios do Google e usar o Google Apps para conectar o Outlook, telefone e iPad para acessar o seu e-mail, calendário, contatos e tarefas de todos os seus dispositivos. Você pode até mesmo acessar sua conta do Gmail de qualquer lugar ea sincronização irá atualizar seu Outlook da próxima vez que estiver em seu computador. Se você só deseja sincronizar seu e-mail para o seu telefone e iPad, você pode usar a conta gratuita do Gmail, (note que você ganhou &'; t ser capaz de acessar seu calendário, contactos e tarefas).
2. Usar o recurso Conversation – Microsoft em 2010, quando Conversations é ligada, suas mensagens de e-mail e outras pastas podem ser organizados por conversação e Data. Isso é útil quando existem vários e-mails em uma conversa, porque você pode apagar todos os e-mails anteriores e manter apenas a última conversa

Para ligar ou desligar Conversations – Na guia Exibir, no grupo Conversas, marque ou desmarque a caixa de seleção Mostrar conversa enquanto. Em seguida, clique em todas as pastas.

3. Configure sua Ação e Referência pastas
Ação Folders – são para e-mails que requerem ação
pastas Referência – são para e-mails com nenhuma ação é necessária. Você manter esses e-mails para se referir a eles mais tarde, são registros permanentes ou são para os requisitos legais impostos e

Quando você cria suas pastas de Ação, digite um ponto “.. &Rdquo; na frente do nome da pasta ação. Adicionando o período muda a ordem de classificação uma move suas pastas de Ação para o topo da lista e seu “ Referência &"; pasta em suas pastas de Ação. Você também pode usar os números 01, 02, 03, 04, se você preferir organizar suas pastas de ação em uma determinada ordem. Sugestão de pastas de Ação:
..a Week (há dois períodos aqui)
.Delegated – Deb
.Leads
.Parked
.Projects
.Receipts para imprimir
.travel
.waiting Para /Pendente

Para criar pastas de referência, criar um principal pasta chamada “ Referência &"; e, em seguida, pastas de segundo nível que utilizam grandes categorias (exemplo Contabilidade >. orçamento de 2012)

A separação de acção e de referência e-mails ajuda a ganhar o controle sobre o que requer sua atenção. Não mais perder tempo rolagem e-mails passados ​​que don &';. T exigem sua atenção

Organizar seus e-mails por Conversação, From – No Outlook 2010, na guia Exibir, no grupo arranjo, clique em uma das opções de arrumação. Uma das maneiras mais rápidas para processar seus e-mails é organizar por Conversations.

Organizar e-mails do Microsoft Outlook é fácil quando você personalizá-lo do jeito que você deseja processar seus e-mails. Agora que você tem as suas novas pastas de acção e de referência configurado, você pode usar os quatro passos seguintes para efectuar a sua caixa de entrada e buscá-la para a terra zero, ou próximo de zero, dependendo da sua preferência.

Use o RÁPIDA Fluxo de trabalho Processo de Tomada de Decisão de decidir rapidamente qual será a próxima ação. Com o F.A.S.T. processo, você tem quatro opções:

Arquivo – arquivar e-mails em suas pastas de referência que não têm nenhuma ação. Arrastar e soltar e-mails para a pasta de referência apropriado. Uma palavra de cautela, em algum momento você vai precisar para limpar essas pastas ou movê-los para a pasta Arquivo

&ndash Act; estes são e-mails que requerem acção por você. Arraste e-mails que requerem ação

Horário – obter seus compromissos em sua agenda e salvar como um evento de dia inteiro ou em um momento específico. Se você está mantendo o e-mail para referir-se à nomeação, basta arrastar o e-mail para o seu calendário e todas as informações serão salvas na nomeação. Excluir o e-mail

&ndash Toss; Leia e excluir sempre que possível. Seja implacável com a tecla delete. Você pode configurar sua pasta Deleted para apagar e-mails manualmente por você, mensal ou qualquer período de tempo que você preferir.

Se a sua caixa de entrada está transbordando com mais e-mails, então você pode contar e organizar Microsoft Outlook parece ser um projeto assustador, aqui &'; sa método rápido para obter o seu Inbox perto de ground zero rapidamente. Crie uma pasta de Ação “ E-MAILS .OLD &"; Tudo com mais de 7 dias vai nessa pasta. Isso vai ajudar a fornecer algum alívio rápido, e ajudá-lo a ficar motivado para limpar suas pastas. Lembre-se de marcar a tempo de organizar a sua pasta-mails velho Restaurant  !;