Mantenha sua papelada Under Control

Como foi a sua temporada de impostos ir este ano? Estava preparando seus impostos uma brisa porque você tinha organizado tudo cuidadosamente ao longo do ano para evitar as buscas frenéticas você tinha experimentado nos últimos anos? Ou você arquivar uma extensão porque você está esperançoso de que em outubro você vai ser capaz de encontrar toda a documentação que você precisa? Seus registros fiscais podem não ser os únicos papéis que estão em desordem - aqui estão algumas dicas para ficar em cima de tudo. E se é este outono ou na próxima primavera, aqui está a tornar a sua próxima temporada de imposto livre de estresse.

Crie um lugar para documentos de entrada. Por mais tentador que seja para atacar seu backlog papel primeiro, iniciar o seu projeto de organização papel através da criação de um lugar para todos os novos papéis para ir - caso contrário, suas pilhas vai ficar mais pesado assim que você levar em correspondência do dia. Onde é que sua papelada recolher agora - mesa da sala de jantar ou na cozinha ?; o contador no mudroom? Faça o oficial local de pouso através da atribuição de um recipiente (um cesto, bandeja decorativo, ou in-box) como seu local de coleta. Coloque todos os papéis de entrada (e-mail, papéis de escola dos miúdos, recibos, etc.) naquele local até que você esteja pronto para agir sobre ela. Se sentindo melhor? Aproveite o alívio de saber que suas pilhas não vai ficar maior, porque você já originou a maré de novas adições.

Criar um sistema de papéis que exijam uma acção. Pilhas de papel normalmente representam decisões a serem tomadas ou ações a serem tomadas. Por exemplo, um convite para uma festa exige uma série de decisões e ações: decidir se você vai assistir, RSVP, observe o evento no calendário, comprar um presente. Caramba, não é de admirar que você está jogando-o em uma pilha em vez de agir sobre ele! Estabelecer locais perto de onde você vai tomar medidas para recolher os documentos apropriados: uma pasta de arquivo para chamadas de telefone perto do telefone, uma cesta em sua mesa para contas a pagar, um porta-revistas ao lado da cadeira confortável para as coisas para ler - você começa a ideia. Escreva uma nota em sua agenda para lembrar-se de tomar medidas sobre estes documentos, pelo menos, uma vez por semana (por exemplo, pagar contas no sábado).

Criar um sistema de documentos que você precisa para se manter. Estabelecer um sistema de armazenamento para trabalhos que não requerem quaisquer outras decisões ou ações, assim como papéis que eles próprios não vai desencadear as decisões ou ações (por exemplo, informações sobre uma próxima viagem, menus OPLENAMENTERESPONSA). Você pode querer criar um gabinete de arquivo ou arquivo de carrinho; outra opção poderia ser a de digitalizar seus documentos e armazená-los eletronicamente. Seja qual for o sistema que você escolher, certifique-se que é conveniente o suficiente para que você pode facilmente adicionar novos documentos para o sistema e recuperá-los quando precisar deles. Você pode ser capaz de armazenar documentos legais e declarações de imposto velhos em uma caixa em uma prateleira, porque você raramente se referem a eles, enquanto menus de informação viagem e carryout poderia ser melhor armazenadas em uma pasta fichário ou arquivo à mão e documentos você vai necessidade de impostos do ano que vem pode ir em um arquivo de acordeão.

Criar um processo para enxugamento das pilhas. Escolha uma pilha para começar e decidir sobre a próxima ação para cada pedaço de papel na pilha, um por um. Se for adequado, atirá-lo, reciclá-lo, destrui-lo, ou integrá-lo em sua ação ou sistema de arquivamento /armazenamento. Ficar com uma pilha até que você tenha chegado ao fundo - você vai gostar de assistir a pilha encolher, mesmo se ele não desaparece tão rapidamente quanto você gostaria.

Criar bons hábitos para manter seus sistemas. Ao invés de negligentemente colocando um pedaço de papel qualquer lugar antiga, pergunte-se o que a próxima ação é que você precisa para ter sobre ele, e colocá-lo no local apropriado para que você movê-lo ao longo de sua jornada. Pode levar algum tempo para desenvolver este hábito, por isso, fazer um sinal ou escrever uma nota em sua agenda para lembrar-se de patrulhar o seu espaço diário e curral quaisquer documentos rebeldes Restaurant  .;