Como manter seus registros financeiros Organizado

As pessoas simplesmente têm muito papel para lidar com o – mesmo que os computadores eram para nos ajudar nessa área – ele só não aconteceu para a maioria de nós. Vou oferecer-lhe algumas dicas rápidas para ajudá-lo a manter seus registros financeiros e recibos organizados ao longo do ano.

1. Transações mensais. Eu descobri que este sistema funciona bem para muitos pequenos empresários. Crie uma pasta de arquivo de janeiro a dezembro. Mantenha de dois meses em sua mesa (janeiro – de Fevereiro, abril e ndash; de maio) em uma área que é fácil de chegar a – pastas de arquivos coloridos realmente ajudar também. Quando você faz uma compra on-line, imprimir o recibo e colocá-lo na pasta de arquivos marcados para esse mês particular. O mesmo vale para as receitas das portagens ou o almoço que você comprou quando você se encontrou com um cliente potencial. Quando o seu cartão de crédito declaração chega, e depois de ter pago a conta, coloque a instrução juntamente com seu extrato bancário no final do mês na pasta de arquivos. Agora você pode enviar o arquivo para o seu contador ou se você é o contador designado, depois de ter reconciliado suas contas arquivar o mês completo afastado em seu armário de arquivo.

2. As faturas de clientes. Quando uma fatura de cliente é preparada, imprima uma cópia extra e depositá-las em um arquivo de fatura marcada para esse ano particular. No final do ano, você terá um registro de toda a renda que você tenha faturado. Em caso de um acidente de disco rígido do computador, pelo menos você terá um registro para fins fiscais.

3. Mileage Log. Você pode facilmente criar um log de quilometragem no Excel para controlar as suas viagens para reuniões com clientes, executando a sua loja local da fonte de escritório para comprar o cartucho de tinta que apenas correu para fora ou talvez a correr para os correios para postagem ou envio da proposta de um novo cliente. Nós também pode &'; t esquecer os eventos de rede que estão freqüentando como parte de seu plano de marketing intensificada. A planilha deve ter uma coluna para a data, hodômetro de início /fim, o total de milhas, e descrição.

4. As despesas de bolso. Para esses desembolsos que fazemos ao longo do ano – o café no aeroporto, as portagens pagas para uma reunião, ou o almoço rápido em um seminário, manter esses recibos em um envelope colorido marcado com o ano e manter o controle da despesa em uma planilha do Excel. Você pode, em seguida, no total mensal ou trimestral e ressarcir-se para essas despesas. Por favor, certifique-se de entregar os recibos e planilha com o seu contador no final do ano.

5. Arquivo fiscal. Crie uma pasta de arquivo imposto no início de cada novo ano. Ao longo do ano, coloque qualquer imposto despesa relacionada no arquivo tais como recibos médicos, prescrições, indicações de investimento mensais ou trimestrais, contas de imposto de propriedade, e de fim de ano declarações juros bancários. No final do ano, quando você está recolhendo papelada para seu contador, a maioria das informações já vai estar lá para seu contador e você won &';. T estar se perguntando onde você colocou o aviso de restituição de imposto que você recebeu em abril

6. Extratos bancários. Para aqueles que não recebem extratos bancários mensais pelo correio, eu sugiro que você crie uma pasta de arquivo para extratos bancários em seu computador. A cada mês, o download do arquivo a partir do seu site bancos e salvar nesta pasta. Você pode configurar a pasta como um arquivo protegido por senha se você tiver outras pessoas que usam o computador. No final do ano, queimar todas as declarações mensais em CD e armazená-o com os seus impostos de renda no ano. A maioria dos bancos só têm 18 meses de declarações, alguns apenas 12 meses em seu servidor. A Receita Federal exige que você mantenha 7 anos de extratos bancários em caso de auditoria. Uma vez que o CD é criado, então você pode excluir os arquivos de seu computador e criar uma nova pasta para o novo ano.

Eu espero que você encontrar essas dicas úteis e logo não vai se sentir tão sobrecarregado no início do ano novo a tentar obter todos os seus arquivos para que a preparação do imposto. Se você estiver interessado em receber uma Programação de Retenção de Registro que o IRS recomenda para as empresas, por favor me escreva em [email protected] e eu vou ser feliz em enviá-lo junto com você.

organizadora feliz!
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