Arquivo Away! 5 maneiras de colocar papel em seu lugar

Coloque suas botas de chuva por diante. Prepare-se para slush através das pilhas de papel em seu escritório. É hora de criar um caminho livre de papel pela porta de sua mesa. Siga estes 5 maneiras de arquivar e colocar papel em seu lugar!

1. Possui uma caixa de entrada.

A caixa de entrada é a caixa, recipiente, cesta, envelope de papel pardo ou arquivo para capturar o e-mail e to-dos que sopram em seu escritório. Tente isto: Coloque uma pequena caixa em um lugar que faz sentido para o papel de entrada. Por exemplo, colocá-lo ao lado de seu recanto computador em sua cozinha, na área de trabalho em seu cubo ou em uma bandeja anexado à sua porta do escritório. Use uma pequena caixa para inspirá-lo para limpá-lo a cada uma a duas semanas. Mas mesmo se você não limpá-lo, tendo papel em um recipiente irá atendê-lo melhor do que ter trilhas pelo chão.

2. Mantenha lixo fora.

Coloque uma lixeira e /ou fragmentadora junto à sua caixa de entrada. Torná-lo tão fácil de se livrar de papel que você simplesmente colocar folhas em seu bin ou destrui-los de imediato. Antes de um pedaço de lixo eletrônico foge em sua caixa de entrada, descartá-lo imediatamente. Treine seus assistentes para fazer o mesmo. O que fazer com catálogos desnecessários? Rasgue as informações de contato a partir deles (e de lixo eletrônico também) e coloque em um arquivo de remoção. Pelo menos a cada seis meses chamar esses números e remover seu nome de cada lista. Diga às empresas para não passar o seu nome a ninguém.

3. Examine o seu papel.

Que tipo de papel é em seu espaço? Você vê pilhas de recibos, facturas ou para fazer listas? Deixe o papel em si definir quais arquivos você configurar, e não o contrário. Configurando um monte de arquivos que são muito específico (como um arquivo para cada folha de papel) irá torná-los difíceis de usar. Por exemplo, você é um empresário e você tem arquivos de clientes em pilhas no chão. Talvez você precise dedicar uma gaveta inteira para clientes. Configurar pastas com as letras do alfabeto em-los pendurados; em seguida, arquivo de distância. Coloque uma caixa na parte superior do gabinete de recolher "para ser arquivado" pastas do cliente.

4. Saia revistas.

OK. Nem todos eles … apenas os que se têm sentado em pilhas durante meses ou anos. Primeiro de tudo, manter o número de revistas atuais que você tem em casa a qualquer momento para três ou menos. Quando a nova edição vem no correio, reciclar a antiga ou passá-lo para um amigo. O que fazer com todos esses grandes artigos, receitas e idéias do presente que você vê dentro de revistas? Ear marcar essas páginas. Em seguida, arrancá-los e colocá-los em uma pasta ou pasta. Você pode ter uma pasta "para ler", por exemplo. Então, quando você sabe que vai ser movimentada em um avião, você pode pegar sua pasta e ler todos os artigos que você queria chegar a um dia. A outra opção? Recuperá-los on-line quando você quer que eles ao invés de ter pilha de papel para cima.

5. Definir (e cumpri-) um cronograma de arquivamento.

Para manter o papel em seu lugar, quando você vai apresentar de forma consistente? Uma vez por semana? Uma vez por mês? A escolha é sua. Escolha uma hora e freqüência que funciona e, em seguida, cumpri-lo por 30 dias. Se arquivamento nunca chega ao topo da sua lista, contratar alguém para fazer isso por você. Ou, se você está abordando papel em casa, faça-o de alguém chore. (Nem todo mundo odeia o arquivamento. Crianças e jovens, por exemplo, pode se divertir com classificação e arquivamento.) Se as suas contas e recibos sentar em uma lixeira por um ano, utilizar o tempo do imposto para arquivá-las. Arrumar o velho e abrir espaço para o novo.

Se você implementar apenas um destes 5 dicas por semana durante os próximos 5 semanas, muito em breve você já não terá que percorrer pilhas para chegar ao seu escritório. Qual dica você irá definir-se esta semana? Com algum esforço inicial, você pode desenvolver sistemas simples de colocar papel fora e mantê-lo em seu lugar durante todo o ano.

Recursos
* Como reduzir drasticamente Junk Mail (para os EUA ) *

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* O seu nome também pode ter feito isso para um desses lugares da ordem de correio. *

ADVO, Inc., 6955 Mowry Ave, Newark, CA 94560

Donnelly Marketing, Operações de banco de dados, 416 Sul Bell, Ames, IA 50010

Metro Mail, Manutenção List, 901 Oeste Bond, Lincoln, NE 68521
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