Correr Reuniões significativas

Como você sabe, não há nada mais chato do que ficar sentado durante uma reunião que é inútil ou sem foco. It &'; s uma perda de tempo comum. As reuniões também são muito dispendiosa em termos de tempo e produtividade. Então, se você &'; re chamado a executar uma reunião, a primeira pergunta que você deve perguntar a si mesmo é, “ É esta reunião realmente necessário ou eu posso realizar o que precisa ser feito de uma forma mais eficiente &" ;? Se você tem uma alternativa melhor, usá-lo. Hoje, com E-mail, faxes, chamadas em conferência, teleconferência, e redes de computadores, você tem inúmeras opções. Mas se você &';. Ve decidido que uma reunião em pessoa é a melhor escolha, em seguida, planejar com antecedência cuidadosamente

Antes de sua reunião, você precisa definir metas. O que é que tem de ser decidido? Qual é o melhor resultado possível a partir deste encontro? Escreva suas metas para que você tê-los na mão.

Você precisa de uma reunião ou uma série de reuniões para realizar as suas intenções? Que preparação é que os participantes precisam executar de antemão? Você precisa nomear um grupo de trabalho pré-reunião ou obter determinados documentos ou ter participantes E-mail que você idéias agenda ou problemas a ser resolvido? Historicamente, como produtivo foram as reuniões com este grupo? Qual estilo reunião funciona melhor com este grupo?

As reuniões são destinadas a ser uma troca de idéias e /ou informações. Em geral, há cinco propósitos para reuniões: informar, formar, inspire, resolver problemas, ou resolver conflitos. Qual é o propósito de sua reunião? É realista para lidar com multi-finalidades a este encontro?

Em segundo lugar, tomar o tempo para analisar seus participantes. Considere todas as pessoas que devem comparecer a esta reunião e por quê. Mais participantes muitas vezes fazem para reuniões mais longas, de modo a manter sua lista a um mínimo. Mas também tomar cuidado com as consequências de vista para pessoas que devem estar lá. Rever uma lista pessoal para se certificar de que você convidou todas as pessoas-chave.

Se eles são estranhos, siga as diretrizes de análise de audiência para ajudá-lo a se preparar. Se os participantes são pessoas que você conhece, então pense em como eles interagem. Existe um falastrão no grupo que interrompe reuniões com longos monólogos? Se assim for, você está no comando de intervir no grupo &'; s nome. É um grupo quieto? Em seguida, as atividades de design para levar as pessoas a interagir e trabalhar juntos.

Este é um grupo que trabalha bem em conjunto ou existem purulenta conflitos que precisam ser difundida? Pense em seus participantes em detalhe: os seus humores, seus hábitos de trabalho, suas habilidades, suas queixas, as suas pressões, seus recursos, sua diversidade, etc. Em seguida, planejar um formato que vai garantir que esse grupo pode cumprir suas metas.

Além disso, pensar cuidadosamente sobre o onde e quando da reunião. É a localização conveniente para todos? É o quarto confortável e privado? É o quarto deprimente ou atraente? Seria útil para a reunião de estar fora do escritório? Você tem o equipamento certo? Como &'; s a iluminação? Que hora do dia é melhor para o grupo? Seria lanches ser um trunfo?

Em terceiro lugar, você precisa escrever uma agenda e distribuí-lo aos participantes com antecedência e pedir sugestões adicionais. Como você está no comando, você deve decidir quais itens agenda caber sua estrutura de tempo.

Pense sobre a ordem dos temas da agenda. Você pode querer colocar os itens mais fáceis primeiro agenda para que o grupo experimenta o sucesso logo no início. Se você tem um monte de itens da agenda para cobrir, poderá notar uma atribuição de tempo ao lado de cada item. Um item fundamental agenda é atribuições.

No final de uma reunião de qualidade, o presidente precisa para listar os resultados e as atribuições de cada participante. Se você pode &'; t resolver uma questão na reunião, atribuir um grupo de estudo para delinear as questões ou sondar os participantes. Delinear claramente quais as decisões que foram feitas e serão tomadas quais ações e por quem. Discutir com o grupo quaisquer pontas soltas e alocar qualquer outro tempo ou uma pessoa para gerenciá-los. Reafirme conclusões para segurar acordo e terminar no tempo.

As pessoas respeitam um líder que é atencioso com suas pressões de tempo e ativamente facilita a agenda de modo que haja resultados visíveis. Distribuir um resumo da reunião por escrito ao grupo no prazo de quarenta e oito horas e follow-up com os grupos de estudos anteriores para a próxima reunião para se certificar de que eles são preparados com as informações corretas. Armado com estas ferramentas, você pode aproveitar as oportunidades de crescimento e aumentar o seu valor para a sua organização Restaurant  .;