*** O Outro 'aduaneiro »de Encontros Internacionais: Protocolo

Quando eu comecei a planejar encontros internacionais mais de 20 anos atrás, “ tornar-se global &"; foi o slogan do dia. As empresas procuraram novos mercados fora dos Estados Unidos e associações procuraram novos membros. Quando eu comecei a planejar reuniões no exterior, meu foco era estritamente sobre a logística: expedição de mercadorias, negociando em moedas estrangeiras, colaborando com companhias aéreas, a dedutibilidade fiscal, a escolha de atividades para os participantes para desfrutar enquanto eles estavam no destino, e produzindo uma experiência positiva que não faria ser esquecido … . todos os aspectos importantes reuniões internacionais

Eu não &'; t perceber que eu tinha com vista para uma das partes mais críticas da experiência de encontro internacional: protocolo. Como um planejador de reunião internacional, eu também precisava para assumir o papel de diretor de protocolo, sem o título. Eu aprendi rapidamente que era o meu trabalho para entender as expectativas culturais para fazer o trabalho. Aqui estão algumas dicas de protocolo eu compartilho a minha experiência suado:

Estilos de Comunicação
Comunicação não é o mesmo em todo o resto do mundo como ele é nos Estados Unidos — e eu não estou me referindo a diferenças linguísticas óbvias. Os americanos gostam de “ chegar ao ponto &"; e para saber definitivamente o que vai acontecer a cada passo do caminho. Nossas comunicações, escrita e verbal, são mais apressada. Muitas vezes usamos “ Inglês taquigrafia, &"; pensando que a outra parte vai entender o que queremos dizer. Por exemplo, respondendo a perguntas de uma equipe de planejamento reunião japonês, um norte-americano executivo de vendas do hotel disse, “ Não tem problema, &"; o que foi interpretado como “ Não, não é um problema &"; O hotel perdeu o negócio.

Na Ásia, o Oriente Médio, e em muitas partes da Europa, a comunicação é mais enrolada. Ela começa com bate-papo social, poderão incluir uma menção do trabalho na mão, e depois volta para bate-papo social. Os americanos podem ficar frustrados com o tempo pode demorar para chegar a um consenso sobre um ponto, mas não deve tentar apressar o processo. Entenda que a relação entre as partes é mais importante do que o contrato. Nas negociações com fornecedores, “ não &"; doesn &'; t dizer não a maior parte do tempo; significa talvez. Às vezes, como em países asiáticos, “ talvez &"; significa não.

Vestido
Como você se veste define o tom para seus relacionamentos de negócios no exterior. Felizmente, a marinha conservador ou terno cinza para homens e mulheres é adequado a todos os lugares. Ela transmite um senso de profissionalismo. Para as mulheres, um decote modesto é tão importante.

Você pode não ter pensado sobre isso, mas as cores têm uma forte influência na forma como você é percebido no exterior. Enquanto o vermelho é uma cor de energia nos Estados Unidos, em partes da África é uma cor de luto. Na Ásia, é uma cor de sorte, enquanto na Rússia e muitos países da ex-União Soviética, vermelho ainda está para o comunismo eo sangue de revolução. Na América Latina, a cor púrpura é associada à morte. Na Ásia, o branco é a cor do luto. Cor consideração deve ser dada aos presentes assim como vestido.

Cartões de visita
Você precisará distribuir o dobro de cartões de visita no exterior como seria de esperar para distribuir durante um reunião em casa. Em quase todas as reuniões do escritório, você vai dar um para a recepcionista, bem como para o seu contato. Sempre dar o seu cartão de visita com sua mão direita ou ambas as mãos. A mão esquerda é, historicamente, o “ sujo &"; mão, reservada para a higiene pessoal, então abster-se de usá-lo para oferecer presentes ou o seu cartão de visita. Don &';. T se esqueça de ter o outro lado de seu cartão de visita traduzidos na língua do país em que você está fazendo negócios se o Inglês não é o idioma principal falado lá

Eye Contact

Reunião um &'; s olhar é reverenciado nos Estados Unidos. Nós determinar se a outra pessoa é honesta e de confiança por saber se ele /ela estabelece contato visual com a gente. Mas don &'; t mantenha o seu olhar muito tempo na Ásia. Um olhar firme é considerado agressivo e até mesmo hostil. A regra a respeitar é se você sentir que seu contato visual é fazer alguém desconfortável, desviar o olhar. Na maioria das culturas, contato visual intermitente é aceitável.

Greetings
Greetings pode ser complicado. Aperto de mão é firme e relativamente curto (três segundos) em empresas europeias na América do Norte e do Norte. No entanto, um aperto de mão mais leve (coxear) mas persistente (10-12 segundos) é a norma na Ásia. Para fazer uma grande impressão, ir junto com as normas culturais. Observe. O que você recebe deve ser o que você dá em troca.

Presentes
Nos Estados Unidos, o presente que dá no negócio é regulado pelo Congresso. Há limites para o valor de presentes que você recebe de outras organizações americanas. Outros países geralmente don &'; t têm esses limites e dar presentes é uma parte importante das relações comerciais. Mas há uma arte para dar presentes. Saber quando para dar, o que dar, a quem a dá-lo, e como envolvê-la são igualmente importantes.

Na sua primeira reunião com um novo cliente ou fornecedor, a troca de presentes será a norma. Há feriados obrigatórios presentear ao redor do mundo. No Japão, os presentes são trocados 15 de julho ou no meio do ano e no ano &'; s final, em 1º de janeiro

É sempre melhor para dar um presente representando a sua empresa, indústria ou país, feito em seu país. Algumas sugestões de presentes apropriados que funcionam em quase qualquer lugar são livros ilustrados de sua cidade ou país, instrumentos de escrita de alta qualidade, artefatos dos nativos americanos, acessórios de viagem, tais como velas, purificadores de ar, bússolas (muçulmanos precisam saber a direção de Meca), e zoom binóculos. Qualquer presente intelectual — livros, música e artesanato (arte) — Será apreciado.

Alguns tabus:
* presentes de couro dado aos hindus
* álcool e qualquer produto que inclui como ingrediente dado como presente a um
muçulmano * dando facas, que representam relacionamentos cortando ( por isso renunciar dando aquele lindo conjunto carving)
* um presente feito na China dada a um cliente japonês.

Women in Business
Em muitas culturas, as mulheres não são tão facilmente aceita no papel de homens de negócios competentes como os Estados Unidos. Por causa de suas normas culturais, isso vai levar tempo para contatos de negócios internacionais para confiar em uma mulher &'; s conhecimento e competência. Seja paciente e manter o seu profissionalismo. Muitas vezes as mulheres são ignoradas em reuniões de negócios se eles estão lá com colegas do sexo masculino; historicamente eles têm sido vistos como assistentes, e não os responsáveis. Muitas vezes, é importante para o grupo para se referir abertamente às mulheres e solicitar as suas opiniões sobre questões de manter todas as partes incluídas na reunião.

Promptness
Ainda um outro conceito de compreender, a fim de realizar com sucesso negócio na arena internacional é um dos tempo. Em toda a Europa do Norte, Escandinávia, Holanda, Alemanha, Suíça e Bélgica, existe um grande respeito pela presteza. Sendo 10 minutos mais cedo é apreciado. Nos Estados Unidos, Canadá, Reino Unido, França e Austrália, presteza é apreciado. No entanto, no Sul da Europa (Espanha, Itália, Grécia), a maior parte do Mediterrâneo, e os países do Golfo Arábico, uma reunião pode ser agendada para 14:00 e realmente começar 14:30 - 15:30 (excepto para banquetes).

Na maior parte da América Latina e da Ásia, é ainda mais frouxa, e nomeou vezes são apenas estimativas. Você pode &'; t dar errado por estar no tempo; basta trazer um livro para ler ou trabalhar para ocupar você, enquanto você espera.

Tenha em mente que os americanos são quase as únicas pessoas no mundo que comem o jantar em 6:00 Suponha que você vai comer mais tarde do que você está acostumado e manter isso em mente ao planejar jantares de grupo, que incluem colegas locais.
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