10 dicas sobre como escrever um e-mail comercial

E-mail faz parte da atividade diária de um profissional de TI. It &'; s utilizados em escritórios como principal forma de comunicação, e algumas organizações usá-lo melhor do que outros. Você vai descobrir que há grande diferença entre um bom e um mau-mail e-mail. Às vezes, podemos pegar maus hábitos de outras empresas ou empregados, fazendo com que nossos e-mails para entrar no “ má email &"; categoria. Ter uma leitura desses dez dicas sobre como escrever e-mails de negócios para ajudar a melhorar a sua escrita.

Use uma linha de assunto Informativo

A linha de assunto é a primeira coisa que uma pessoa vê em um o email. Normalmente, eles vê-lo antes de abrir o próprio e-mail, como dependendo do cliente de e-mail, o assunto e destinatário é mostrado antes de toda a mensagem.

O assunto deve fornecer informações suficientes sobre o e-mail para que o destinatário sabe o que trata-se antes de abrir. Um assunto como “ Revisão e" ou “ Document &"; é extremamente vago e doesn &'; t ajudar muito. Por outro lado, um assunto como “ Revisar Requisitos Document &"; é muito mais específico e oferece o destinatário obter mais informações sobre o e-mail

cumprimentar o Destinatário
Apropriadamente

Comece o seu e-mail, oferecendo uma saudação - don &';. t apenas lançar-se no e-mail. Existem várias ocasiões em que você pode simplesmente responder ao e-mail usando uma resposta rápida, mas em quase todos os casos IT &'; preferível ter uma saudação s

Como você deve usar uma saudação em um email.? Bem, este e-mail é formal, mas não tão formal como uma carta de negócios. Utilizando “ Dear John &"; é muito formal. Algo semelhante ao “ Hi, &"; ou “ Olá, &"; ou “ Hi John, &"; é frequentemente aceitável. Ele terá de ser ajustado quando houver mais do que um receptor. Eu costumo incluir os dois nomes se houver duas pessoas, ou usar a palavra “ todos &"; Se houver mais do que dois. Por exemplo, “ Hi John, Peter, &"; se ele &'; s dois João e Pedro, ou “ Oi tudo, &"; se ele &';. s para João, Pedro e outra pessoa

Mantenha-o curto e necessário

Neste mundo de computadores e da tecnologia, it &'; s tentador transformar o e-mail em um ensaio e escrever qualquer coisa e tudo para dentro para a pessoa. I &'; não tenho certeza se você &'; ve já teve um longo e-mail antes, mas se você tiver, como isso te faz sentir? Você se sentiu entusiasmado com a lê-lo, ou ele desligá-lo tornando-se sentir como se fosse um monte de trabalho? Eu sei como me sinto quando eu receber um longo e-mail - que &'; não é uma coisa boa

Em alguns casos, selecionar o método de comunicação mais apropriado pode muito bem significar que você don &'; t mesmo necessidade para compor o e-mail.. Por outro lado, se você fizer isso, uma das coisas mais difíceis de fazer quando aprender a escrever um e-mail de negócios é torná-lo curto e conciso. Você precisa ser capaz de obter seu ponto de vista de forma eficiente, sem entrar em muitos detalhes ou informações desnecessárias. É preciso alguma prática e experiência, mas tente pensar em si mesmo como o destinatário ao ler o e-mail. A sugestão de que eu menciono mais tarde é sobre a revisão do email - ao rever, você pode ver se ele &'; sa bom comprimento

Coloque seu ponto principal na frase de abertura

Junto com a tentar. manter o e-mail curto e direto ao ponto, há outra coisa que você é capaz de fazer para ajudar o destinatário e obter uma resposta do e-mail. Você pode colocar a razão principal para o e-mail na sentença de partida. Este ponto pode ser um pedido (tal como “ I &'; d gosta sua aprovação no seguinte ação &"; ou “ Podemos nos encontrar para falar sobre os planos para o novo funcionário &";?) Ou mesmo apenas as informações (como “ Veja abaixo os detalhes sobre a falha de servidor no fim de semana &";.)

Isso vai ajudar o destinatário ler o e-mail e melhorar a forma como o e-mail é usado. Mais detalhes no e-mail pode ir abaixo, para apoiar este ponto

Esteja ciente do Destinatário &';. S Knowledge

Uma grande parte de como escrever um e-mail de negócios no mercado de TI é a lacuna no conhecimento entre os funcionários. Há obviamente uma grande quantidade de informações técnicas em diversas áreas de TI - e nem todo mundo sabe o que isso significa. Este é certamente algo para se pensar quando se escreve e-mails para outros indivíduos.

Pode ser OK quando a escrita como parte de sua própria equipe ou quando você conhece a pessoa tem conhecimento do assunto do e-mail. No entanto, ao escrever para os outros, ele &'; s importante estar ciente do destinatário &'; s conhecimento. Esse conhecimento pode ser em duas áreas - o conhecimento da tecnologia e conhecimento do contexto de negócios

O conhecimento da tecnologia envolve todo o material de TI que conhecemos e amamos -. Servidores, redes, programação, bancos de dados, configuração - todas essas coisas. Esses tipos de coisas que outras pessoas ele provavelmente iria entender, mas nem sempre. Só porque alguém está ciente de como switches e roteadores são configurados para a rede, doesn &'; t significa que eles sabem sobre as configurações de banco de dados. Você pode ter que explicar o objetivo do seu e-mail para eles em termos não técnicos

O conhecimento do contexto de negócios envolve sistemas de software, processos de negócios e trabalho em equipe que isn &';. T relevante para a parte técnica do seu e-mail. O destinatário pode ver por que você quer mudar uma configuração em seu servidor para aceitar um novo aplicativo, mas eles podem não saber o que o aplicativo é ou por que ela deve ser aceita. Este é apenas um exemplo onde a explicar a situação ou pedido em contexto pode ajudar o destinatário

Don &';. T use letras maiúsculas ou texto fala

Usando todos os tampões em um e-mail faz com que você olha como você estão gritando. Claro, talvez você tem isso por acidente, mas certifique-se de rever o e-mail para verificar. A única excepção a todas as tampas é para siglas ou iniciais - que deve ser usado com moderação. Mantenha seus e-mails para sentenciar caso - como se você &';. Re escrever uma frase

Além disso, don &'; t usar o “ o texto fala &"; em um email. Siglas e palavras que poderiam ser aceitável em mensagens de texto, como LOL ou PLZ, não devem ser incluídas no e-mail. Se você acredita que você precisa para usá-los, você &'; re não escrever um e-mail de negócios eficaz. Mantenha-o para palavras inteiras como exigido

Use Corrigir ortografia e gramática

Ortografia e gramática é necessário em um e-mail - ele &';. S espera-se que ele está correto. Um número de pessoas podem não notar a ortografia e gramática incorreta, mas para muitas pessoas, má ortografia e gramática se destaca. Ela pode realmente arruinar o resultado do seu e-mail e faz você parecer menos profissional

Verifique se está usando a grafia correta e gramática para um e-mail que você &';. Re escrito. Seu cliente de e-mail deve fazer um trabalho razoável de corrigir a ortografia e gramática, mas você não deve o &'; t dependem dele. Especialmente trabalhando em um ambiente técnico, que poderia tentar traduzir ou “ correto &"; coisas que não devia &'; t ser corrigido. Se você &';. Re inseguro, pergunte a um colega para olhar sobre ele para verificar se ele está correto

Diga por favor e obrigado

Se você &'; re pedindo às pessoas para agir, ele &'; s inteligente para usar as palavras “ por favor &"; e “ &" obrigado ;. It &'; s algo que aprendemos no dia escolar precoce, e de nossos pais - usando por favor e obrigado é educado e outras pessoas irão respeitá-lo por isso. Ele isn &'; t algo que está implícito em um e-mail, por isso, se você menciona especificamente “ por favor &"; e “ obrigado &"; ele provavelmente será apreciado.

Incluir uma assinatura apropriada

Adicionando uma assinatura no bottoom de seu e-mail é sem dúvida a maior coisa que você é capaz de fazer quando se olha para como escrever um negócio o email. It &'; s lá em cima com um assunto do email como uma parte vital de um e-mail. Isto é importante por algumas razões:

Ele inclui informações de contato para você, de modo que o receptor é capaz de entrar em contato com você
Ela pode fazer você olhar profissional.. Tendo apenas o seu nome no final do e-mail é uma coisa, ter uma assinatura com todos os seus detalhes é um passo acima.
Ele permite que outros para contatá-lo se eles estar ciente do e-mail no futuro, ou se ele &' ; s em uma corrente de e-mails

Há várias coisas que você deve incluir em uma assinatura - o seu nome completo, o seu papel, o seu departamento, e seu número de telefone.. Você don &'; t tem que incluir o seu endereço de e-mail, como o receptor pode apenas pressionar Responder. Fique longe de citações ou imagens na sua assinatura - há &'; s nenhuma razão para incluir qualquer um desses e ele só enche a assinatura

Além disso, certifique-se de enviá-lo para fora com cada email que você enviar.. Um monte de clientes de e-mail contém uma função para incluir instantaneamente uma assinatura de e-mail, e eu gostaria de propor que você usá-lo. Isso significa que você don &'; t esquecer de adicionar-lo e ele &'; s uma coisa a menos para pensar sobre

rever e editar antes de enviar

O último passo antes de entregar o e-mail corporativo é para analisá-lo. . Você precisa rever o e-mail para algumas razões:

Certifique-se a ortografia e gramática é preciso
Verifique se o ponto de e-mail está sendo entregue
Verifique se o email não é muito.. longo

. Pode ser tentador para apenas criar o e-mail e enviá-lo. Se você gastar uma releitura minuto e rever o e-mail, você pode encontrar coisas que você didn &'; t antes, e ele deve levar a um e-mail de qualidade superior. Ele também pode ajudar a melhorar a sua qualidade de trabalho -. Se os outros pensam seus e-mails são sempre precisas então eles devem ter uma opinião elevada de seu trabalho real

Dica Bônus sobre como escrever um e-mail comercial

Sim, eu &'; estou incorporando uma dica bônus - ponto número onze

Esta dica extra é apenas para enviar o e-mail para aqueles que necessitam dele.. Pode ser tentador, e muito fácil nos dias de hoje, para adicionar um grande número de contactos para o campo Para e CC de e-mail. No entanto, você precisa ter cuidado com isso. It &'; s a causa número um de e-mails entupimento pessoas &';. S caixas de entrada - sendo enviados e-mails que eles don &'; t precisa ver

É melhor apenas para enviar o e-mail para aqueles que precisam para vê-lo. Dependendo do email e os conteúdos, ea equipe em que trabalha, isso é qualquer número de pessoas - mas menos as pessoas o melhor

Espero que essas dicas sobre como escrever um e-mail de negócios são valiosas para você. e ajudar a maneira de escrever e-mails Restaurant  .;