Cansado de reuniões? 5 passos essenciais para tornar as suas reuniões mais produtivas eles podem ser

Imagine este cenário …

Você está sentado em uma reunião 09:00 e atualmente ele &'; s 09h10 e nem todos os participantes esperados chegaram. O moderador tem obtido começou com o item nº 1 de uma agenda sobre-carregado. O moderador &'; s agenda é realmente apenas uma lista de tópicos com marcadores que estão a ser discutido.

Vários participantes apenas entregou-lhe os seus folhetos a serem discutidos nesta reunião. Você haven &'; t visto esta informação antes, então você espera ser capaz de ler um pouco dele, mas preferem concentrar-se no alto-falante, no momento, de modo a não ser rude

At 09:15,. duas pessoas abrir a porta da reunião e são acenou em pelo moderador. A discussão atual é interrompido e as pessoas começam a conversar com os recém-chegados como eles se sentam. Em seguida, alguns minutos são gastos recebendo essas pessoas até a velocidade sobre a discussão.

À medida que cada tópico é discutido, você percebe que nem todos os temas serão encaixe para o período de tempo deste encontro. Um desses temas é de grande interesse para você e seu departamento, mas foi empurrado para a frente a partir de agendas de reuniões prévias 4 vezes agora e você &'; re apostando eles ganharam &'; t chegar a ele … novamente

Agora você &';. re ouvir um dos temas que veio com um folheto. O orador explica todo o fundo do tema e, finalmente, 6 ou 7 minutos mais tarde, chega ao ponto sobre a decisão desta pessoa está procurando. Os participantes são convidados a ler a mão-out e são dados alguns minutos para fazê-lo.

Quando todos tiverem lido o comunicado, várias pessoas afirmam que eles precisam ir para outros indivíduos dentro de seus departamentos para fazer perguntas ou discutir mais o assunto em mãos. Então o orador concorda em mesa esta discussão e decisão até a próxima reunião, um mês depois.

Em seguida, o próximo orador se prepara para explicar o seu tema e todo mundo percebe que agora é 10:05 e as pessoas precisam de avançar para o próximo encontro. A reunião deveria ter sido interrompida às 10h00, uma vez que só era suposto ser uma hora.

Será que este som cenário reunião em todos conhecemos?

Recentemente falei com um cliente sobre as reuniões realizadas em sua companhia e nós discutimos algumas das melhores maneiras de criar e conduzir reuniões produtivas, eficazes para que cenários como o descrito acima don &'; t acontecer mais.

Aqui estão os top 5 coisas que você pode fazer para obter melhores resultados e os resultados de suas reuniões e utilizar o seu tempo de reunião mais produtiva

1) Criar uma agenda que inclui os seguintes componentes..:
um. Nome da reunião no topo
b. Data e
tempo c. Participantes esperados
d. Temas da agenda denotado com algarismos romanos, ou de outra forma.
E. Uma breve descrição de cada tópico agenda
f. A pessoa a falar para cada tópico agenda
g. O tempo alocado para essa pessoa estar falando sobre o assunto

2). Use um moderador /líder, um minuto-taker e um marcador de tempo para cada reunião. Estes são três pessoas separadas. O moderador pode se concentrar sobre o conteúdo dos temas e os alto-falantes, ajudando a esclarecer ou orientar a discussão. O tomador minuto precisa tomar minutos eo marcador de tempo pode manter os alto-falantes de correr sobre o seu tempo previsto.

3.) Ninguém deve ser autorizado a entrar em uma reunião final. A cultura pode ser alterado com o apoio apropriado da liderança. As expectativas podem ser alterados se você explicar as regras e ficar com as regras. A porta se fecha depois do início da reunião. Este isn &'; t um partido de jardim. It &'; s uma reunião. As reuniões devem começar na hora e terminar no tempo.

Se você precisa de pessoas para tomar decisões nestas reuniões, então eles realmente tem que estar lá para que temas a serem discutidos e decisões a serem tomadas. It &'; não é um bom uso do tempo de recuar sobre temas, porque as pessoas estão atrasados ​​e precisam ser capturados até a velocidade. Verdadeiras emergências podem ser tratadas separadamente. Atrasos e falta de respeito para o resto dos participantes é inaceitável se estas reuniões devem ser levadas a sério.

4.) Agendas e apostilas precisam ser enviados para fora uma semana antes da reunião, se você quiser decisões a serem tomadas na reunião. Isto é assim que a gente sabe quais são os tópicos a ser discutido, quais os materiais que devem ser lidas antes do tempo e que decisão ou recomendação se espera deles na reunião.

Se você está surpreendendo a todos na reunião com os temas e materiais, ele isn &'; t sempre provável que uma decisão possa ser atingido ou recomendações feitas no local. Os participantes devem ser claros na expectativa de que os materiais devem ser lidas antes das reuniões e que eles estão a trazer suas recomendações ou decisões da reunião. A decisão será alcançada muito mais rápido dessa forma.

Isso também ajuda com a questão das emergências de última hora que podem puxar alguém fora da reunião também. Se eles leram o material e vêm-se com as suas recomendações, mas foram chamado para uma emergência inesperada, então eles podem transmitir as suas decisões ou recomendações para o moderador da reunião para inclusão na reunião e os minutos.

Se você enviar um e-mail com anexos ou uma esmola físico, incluem o breve fundo para o tema e o motivo da decisão ou recomendações necessárias e puh-lease ser breve, preciso e direto ao ponto!

5) Don &';. t sobrecarregar a agenda com temas que não cabem na moldura horário da reunião. Don &'; t dar esperança a uma pessoa ou um departamento quando ele &'; s provável que o tempo vai acabar. Use os prazos para cada tema sugerido em Ponta # 1 acima de modo que você pode de forma justa e mostrar um pouco com precisão os prazos para cada tópico dentro da razão. Priorizar os temas e ser seletivo. Decida se o tema sugerido para discussão é o mais adequado para esta reunião ou por outro método. Então, se você &'; re ainda fora da sala na agenda várias vezes, considere aumentar o tempo alocado para cada reunião ou aumentar a frequência das reuniões Restaurant  .;