Sistemas de arquivamento de papel

• Arquivos e Documentos Localizar Rápido
A única razão para arquivar papéis é dar-lhes um lugar para ser até que você precisar deles novamente. Um bom sistema de arquivamento deve levá-lo muito pouco tempo para arquivar ou encontrar documentos. Don &'; t perder tempo criando um sistema elaborado, e don &'; t arquivar automaticamente tudo o que vem à sua maneira. Estudos mostram consistentemente que 80 por cento dos papéis arquivados nunca são referidas novamente
There &';! S ninguém melhor sistema de arquivamento. O melhor sistema para você vai depender de quais os tipos de documentos que você arquivo e como você vai pensar em procurá-los. Projete seu próprio sistema como você descobrir o que funciona melhor para você. E o que funciona melhor pode ser uma combinação de sistemas. Aqui estão algumas idéias para você pensar
• Mantenha categorias
ampla Arquivo por categoria fornece uma estrutura lógica para arquivos porque temas semelhantes são agrupados. Se você escolher uma cor diferente para cada categoria, it &'; s fácil de ver onde eles &'; re localizado logo que você abre a gaveta de arquivo. Aponte para a categoria etiquetas ampla o suficiente para que a maioria dos novos documentos encaixar um deles. Criar uma nova categoria, quando necessário, mas don &'; t torná-los tão específico que você criar um novo arquivo para cada novo pedaço de papel
Por exemplo, na maioria das pequenas empresas, não &';. S não há necessidade de subdividir uma categoria chamada “ Legal &"; em autorizações, licenças, registros de marcas, etc. Você apenas don &'; t precisa ser tão específico; um arquivo é muito. Se ele tem a ver com questões jurídicas, solte-o; se você tem que recuperá-lo mais tarde você pode folhear o arquivo até encontrar o documento certo. Por outro lado, uma categoria chamada “ Clientes &"; não iria o &'; t ser suficiente específica. Seria impraticável para colocar todas as suas pastas de clientes individuais em um arquivo de suspensão; você &'; d quer arquivos separados para cada um, provavelmente organizados em ordem alfabética. E você &'; d quer que todos eles sejam da mesma cor, assim você sabe imediatamente que um arquivo que &';. S amarelo, por exemplo, é um arquivo cliente
Idealmente, quando a adição de novas informações que você &'; ll colocá-lo na frente do arquivo, mas eu don &'; t acho que &'; sa grande problema se você don &'; t. Arquivos devia o &'; t ser tão espessa que é preciso mais do que um momento ou dois para encontrar o que você &'; re procurando não importa onde ele está no arquivo. Se os arquivos tornam-se muito lotado, subcategorizar ou eliminar informações desatualizadas

• Localize arquivos com base na frequência de utilização
mantenha os arquivos que você usa todo o tempo no local mais conveniente, assim como faria com qualquer outra ferramenta de escritório. Mantenha aqueles que você usa com menos frequência um pouco mais longe —. Talvez outro lado da sala, e os que você raramente usam ainda mais longe, talvez em um armário de armazenamento
• Arquivamos demonstrações de rotina por mês
Pense como é fácil e rápido de arquivamento seria se você simplesmente deixou cair todas as contas do mês atual em um arquivo e foram feito com o seu depósito! Embora a maioria de nós aprendeu a apresentar pelos fornecedores — contas de telefone junto, cartão de crédito declarações juntas, etc., it &'; s muito mais fácil para arquivar todas as contas a partir de janeiro em conjunto, todas as contas a partir de fevereiro juntos, e assim por diante. Arquivamento por mês pode ser um pouco mais problemas se você precisa encontrar um projeto de lei específico, desde que você &'; d ter que adivinhar o tempo aproximado e pode ter que verificar alguns arquivos diferentes. Mas na maioria das vezes, nós nunca se referem a contas do passado de qualquer maneira, assim que o tempo de arquivamento você definitivamente vai economizar na frente mais do que compensa o tempo que você pode gastar mais tarde
It &';. Sa boa idéia para manter dois anos de arquivos mensais , girando o ano em curso para a parte de trás quando o ano termina e trazendo no ano passado &'; s arquivo para a frente. Como as contas de entrar para o novo ano, rever o que &'; s no arquivo de dois anos atrás, e se você não precisar mais dele, destrui-lo. Se você precisar fazer isso, você pode movê-la para uma permanente “ category &"; arquivar naquele momento. Não só é esta técnica rápida e fácil, que mantém automaticamente seus arquivos de tornar-se recheado com papel desatualizado Restaurant  .;