Uma chamada à ação: Por que agora é o momento mais emocionante que eu já vi em 30 anos de actividade como consultor Organizador

O fato é que, nos últimos 30 anos, a maioria das empresas não têm valorizado os serviços que tive de oferta. Os meus maiores concorrentes foram “ apatia &"; e “. &" demissão; Algumas organizações sentiu que não estava desorganização &'; t realmente um problema de linha de fundo - e certamente não a “. &Rdquo deve ter; Outros fizeram tentativas de “ se organizar, &"; mas os resultados foram menos do que desejável, ou mais frequentemente não-sustentável. Eu nunca fui bem sucedido em documentar efetivamente os custos de desorganização ou os benefícios da organização, e assim que eu arrastava como um negócio, saber que era eu estava fazendo era mudar a vida - mas não fazer vendas suficientes para demonstrar o verdadeiro valor dos produtos /serviços que oferecemos.

De repente, a situação mudou.

A nova demanda

Os dias de trabalho em um escritório de 8:30 - 05:30, e depois ir para casa são mais! Os clientes exigem informações 24/7, e os funcionários trabalham a partir de uma variedade de locais. Um sistema de arquivamento de papel no escritório é inútil se você &'; re respondendo a um cliente de sua casa, enquanto se dirige, a partir de um outro escritório em sua própria empresa, ou o escritório de um cliente ou prospect. A capacidade de qualquer pessoa para realizar seu trabalho baseia-se em seu acesso às informações de que precisam, quando precisam. Quase Paperless ™ é crucial para se fazer negócios no século 21

Quando o conceito de “. paperless &"; foi introduzido pela primeira vez, as pessoas assumiram que “ paperless &"; significa “ &" organizado automaticamente; Na verdade, descobrimos exatamente o oposto era verdade. Se você tem uma pilha de 1.000 papéis, pode demorar um tempo, mas você pode folhear-los e encontrar o que você precisa. Se você tiver documentos eletrônicos, que podem ser armazenados em vários discos em vários formatos, você nunca pode encontrar o que você está procurando.

Além disso, a tecnologia não era &'; t sofisticado o suficiente para fazer sem papel verdadeiramente viável. Felizmente, nós &'; re quase fora de que “ inábil &"; etapa. Nós &'; ve descobriu as vantagens de ser “ &" conectado; praticamente todo o tempo em uma variedade de maneiras, de ter múltiplos monitores de computador em nossas mesas para o máximo de produtividade, e de programas destinados a proteger as senhas que mudam com freqüência para segurança adicional.

O dia virá em que a tecnologia fará indo paperless total de uma opção, mas &'; re não existe ainda. Por exemplo, eu me encontrei com o CEO de uma empresa que só se juntou ao conselho de uma organização local sem fins lucrativos. A primeira coisa que ele recebeu foi um aglutinante de documentos pertinentes para a organização de 3 polegadas. Digitalização de tudo não é realmente prático, ou mesmo necessário, então por enquanto mantendo o ligante é a melhor opção. O dia virá em que a organização terá um caderno eletrônico, eo ligante se tornará desnecessário, economizando tempo, espaço, energia e dinheiro.

The New Records Management

Durante décadas, o gerenciamento de registros foi projetado para proteger as empresas /pessoas, documentando o processo por trás de tomada de decisão. Esta já não é viável por duas razões principais é:.! 1) Custo de litígios e 2) Ritmo de negócios

No passado, os advogados disseram funcionários “ Em caso de dúvida, mantê-lo &"; Com a mudança nas leis federais sobre o litígio, o cumprimento se tornou escandalosamente caro - o custo de produzir uma única página é estimado em cinco dólares. Isso resulta em centenas de milhares de dólares de despesa para um único processo judicial, e incontáveis ​​horas de produtividade perdida devido aos empregados que estão sendo obrigados a produzir documentos e comparecer em juízo. Este fato torna a criação e execução de políticas de gerenciamento de registros crucial.

educar os funcionários sobre as questões de gestão de seis registros é essencial:
1. Que informações eu preciso para manter?
2. De que forma?
3. Por quanto tempo?
4. Quem é responsável pela apresentação da informação?
5. Quem precisa de acesso a ele?
6. Como podemos encontrá-lo?

Evitar o jogo da culpa

Se você perguntar a qualquer 100 funcionários, “ Se você tivesse o tempo, há trabalhos em seus arquivos você pode confortavelmente jogar fora &"?; Noventa e nove deles responderia “ Sim &"; Mas quem vai para o trabalho e diz que “ I don &'; t tem mais nada a fazer; I &'; vou limpar o meu arquivos &"; Na verdade, se o fizerem, outros tornam-se irritado, e a limpeza pessoa é dificultada porque muitas vezes eles precisam da cooperação de outras pessoas na empresa para tomar decisões sobre o que eles podem eliminar de forma segura.

Gestão reclama que os registros são uma confusão por causa da indiferença dos funcionários e funcionários abster-se de jogar nada fora por medo de ser necessária para produzi-lo de novo! Na verdade, um programa de gerenciamento de registros de sucesso requer a participação de, pelo menos, três entidades:
1. Gestão, que determina a filosofia da organização de gerenciamento de registros
2. Legal, que determina o que é predicado por lei Sims 3. Os funcionários, que sabem quais as informações que eles precisam para realizar seu trabalho

O Primeiro Passo Crucial

Quando uma organização está pronta para mover-se para quase Paperless &trade ;, o primeiro passo é eliminar todos os desnecessários existente papel. Um método eficaz é a realização de um evento que eu chamar um “ Produtivo Day &comércio Ambiente;. &Rdquo; Eu defino um “ Produtivo Meio ambiente e comércio; como “ uma regulação intencional em que tudo ao seu redor apoia quem você é e quem você quer ser &"; O Produtivo Day &comércio Meio Ambiente; é um evento que oferece aos funcionários a oportunidade de eliminar a desordem. (SIDEBAR OPCIONAL:. Produtiva Environment Day Checklist para 18 dicas para um bom resultado)

Todos trabalham em conjunto para retirar a primeira camada de papéis desnecessários. Na minha experiência, se o evento for configurado corretamente, os resultados são surpreendentes! Uma empresa com 400 funcionários realizaram uma série de 12 Produtivos eventos do Dia do Ambiente, em que eles abordados tanto em papel e arquivos eletrônicos. Com funcionários trabalhando em seus escritórios para apenas duas horas no papel, um total de 25.000 libras de papel foi enviado para a reciclagem! Uma pequena organização sem fins lucrativos com 30 pessoas passaram seis horas de limpeza de arquivos e recicladas 6.000 toneladas de papel.

A Win-Win Resultado

Todo mundo ganha como resultado de um dia produtivo Ambiente! No caso de uma empresa que está em movimento, há uma poupança de milhares de dólares em custos em movimento, o tempo gasto desembalar após a mudança, e as economias no custo dos equipamentos e do espaço imobiliário. O próprio dia proporciona um aumento na conscientização sobre a produtividade individual - e os princípios transitar para o participante &'; s vida pessoal. Após cada evento, eu ouvi histórias de pessoas que aplicam o que aprenderam em casa.

O Opportunity Ahead

Como Tom Henning, presidente da assurity Seguro de Vida, colocou: “ Se você está se movendo para um ambiente sem papel, é difícil fazê-lo sem a assistência de um profissional. Barbara Hemphill tem aplicado muitos dos mesmos princípios She &'; s desenvolvido para gerenciamento de papéis na gestão de documentos eletrônicos. Com o advento da descoberta eletrônica, seus princípios são ainda mais importantes e poderia salvar empresas centenas de milhares de dólares em despesas de descoberta legal evitando dispendiosas &";.

Existem milhares de organizações, grandes e pequenas, que vai Quase estar se movendo para Paperless &trade ;. Haverá necessidade de haver muitos “ Barbara Hemphills &"; para ajudá-los. Se você &'; d gosta de ter seu próprio negócio, ou adicionar um fluxo de renda adicional para uma empresa já existente, aqui &'; s sua oportunidade! O Especialista (CPES) formação Ambiente Produtivo Certificado irá fornecer-lhe a metodologia, mecânica e de marketing que você precisa para ser bem sucedido. Juntos somos melhores!

© Barbara Hemphill 2010
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