O primeiro passo para organizar Microsoft Outlook - Usando Contato Categorias

Quando utilizado para o seu pleno potencial, a Microsoft Outlook é uma ferramenta poderosa para a produtividade! No entanto, pode rapidamente tornar-se uma fonte de estresse e frustração para aqueles que aren &'; t certeza de como usá-lo. Esta série de artigos irá ajudá-lo a aumentar a sua produtividade, ensinando-lhe sobre a organização de Microsoft Outlook.
Categorias

Microsoft Outlook permitem que você contatos do grupo, tornando-o mais fácil de encontrar, classificar e filtrar seus contatos. Se tudo que você está fazendo neste momento está adicionando à sua lista de contatos sem organizá-los, eu sugiro dar um passo adiante, usando categorias para tornar Microsoft Outlook trabalhar mais para você. Alguns Contato Categorias recomendados são do fornecedor, cliente, Prospect, Publicidade, Recursos, família, pessoal, etc., é claro que você deve adaptar suas categorias às suas necessidades. É fácil adicionar, excluir e alterar categorias conforme suas necessidades mudam.

Por que &'; s importante organizar contatos do Microsoft Outlook

Organizar seus contatos do Microsoft Outlook é uma chave importante na tomada Microsoft Oulook trabalhar para você. Usando categorias, torna o trabalho fácil de enviar e-mails para grupos definidos de pessoas – basta arrastar e soltar uma categoria de e-mail e endereços completos aparecerão automaticamente no campo da sua mensagem. Dica rápida: certifique-se de cortar e passado os endereços de email no campo BCC antes de enviar, it &'; s cortesia comum e você pode se deparar com questões de direito de privacidade se você don &'; t. Usando categorias também torna mais fácil para visualizar e analisar sua lista de contatos, ou exportar seus contatos para outro programa.

A razão mais importante para usar as categorias de contato é racionalizar o seu marketing e acompanhar os esforços. Lembre-se: a fortuna está no follow up! Por exemplo, você pode criar uma categoria rotulada “ Prospect &"; e marcá-lo para um dia específico para lembrar-se de acompanhar. Você pode, alternativamente, criar um compromisso a partir do contato de selecionar a data que deseja acompanhar. Outra dica é criar uma categoria para eventos específicos (por exemplo, eventos de angariação de fundos, festa de natal, lançamento de produtos). Após o evento, classificar seus contatos por categoria e enviar um acompanhamento obrigado cartão para cada pessoa que participou desse evento.

Como configurar e usar o Microsoft Outlook Contato Categorias:

A seguir está uma sugerido processo de três passos para você começar.

1. Planeje as categorias que você acha que vai usar no papel primeiro.

2. Configure suas novas categorias na lista das categorias principais.

3. Atribuir seus contatos para a categoria ou categorias que pertencem em

Criando categorias:.

1. Selecione categorias no menu Editar

2. Clique Mestre Lista Categoria

3. Digite um nome da categoria na nova caixa de categoria

4. Clique em Adicionar

5. Siga os passos 3 e 4 para criar categorias adicionais

6. Clique em OK duas vezes

A atribuição de uma categoria ao criar um item:

1. Com o item aberto, clique em categorias (se você já está em um e-mail, clique em Opções e, em seguida Categorias)

2. Clique nas caixas ao lado da categoria aplicável ou categorias na lista de categorias disponíveis.

3. Clique em OK

A atribuição de uma categoria a um item existente:

1. Selecione o item que deseja atribuir uma categoria a.

2. Clique em Categorias no menu Editar

3. Clique nas caixas ao lado da categoria aplicável ou categorias na lista Categorias disponíveis

4. Clique em OK

Alguns de economia de tempo rápido Dicas para

1. Microsoft Outlook permite atribuir várias categorias a um único contato. Por exemplo, você pode ter um fornecedor que está na sua “ Vendor &"; categoria, assim como você “ Fundraiser 2010 &"; categoria.

2. Ao exportar seus contatos para outro programa de banco de dados, certifique-se de exportar o campo Categoria. Desta forma, o Categoria transferirá para o novo banco de dados, economizando tempo de entrada de dados.

3. Categorias e follow-up é fundamental para uma lista de contatos eficaz, qualquer que seja a sua situação. Quando você receber e-mails de nova leva é importante que você crie um sistema de follow-up!

Tire algum tempo para organizar Microsoft Outlook pelo planejamento e criação de suas categorias hoje é certo para poupar tempo e dinheiro no futuro Restaurant  !;