Spring Cleaning: Por que não começar com o seu arquivo de gabinete

É muito fácil pancada arquivos em um armário só para tirá-los de vista. Talvez você &'; ve feito isso … Se você tem, então você sabe o que eu &'; estou falando … e você também sabe o que acontece quando você continuamente fazer isso por muitos anos. Você acaba com um estofado, subutilizadas, assustador gabinete olhando a apresentação. Considere-se que 80% do que nós arquivamos, nunca olhamos para novo e, em seguida, pensar sobre seus próprios armários, quer no trabalho ou em casa. O que vem à mente?

A coisa complicada sobre armários de arquivo estofadas é que eles don &'; t incomodar ninguém … certo? Eles escondem a bagunça e caos muito bem e se você don &'; t abrir as gavetas, então quem se importa? A menos, claro, chega a hora de descobrir que retorno de imposto passado que é empurrado para a parte de trás que armário ou quando sua mesa e espaços planos circundantes são empilhados tão alto que você pode &'; t operar no seu espaço funcionalmente mais? Este método de operação pode colocar um amortecedor importante sobre a produtividade.

Se a primavera a limpeza de seu armário de arquivo sente assustadora e esmagadora, siga estes passos simples para um armário mais limpo e mente mais clara.

1. Bloco de tempo para trabalhar sobre este … se você don &'; t, ela ganhou &'; t acontecer! Eu costumo aconselhar os clientes a trabalhar por 2 horas em uma saia limpo de papel. Este trabalho pode ser cansativo e inspirando todos de uma vez, assim que sabe seus limites e tentar não deixar o projeto pela metade, uma vez que &'; ve começou em uma seção ou área particular.

2. Comece limpando a primeira gaveta, passando por cada papel para tomar uma decisão sobre. Criar 3 categorias: mantenha, reciclar /lance, não tenho certeza sobre.

3. Depois de ter suas categorias, agrupar a manter pilhas e começar a definir e mesclar suas categorias. Eu sempre incentivar as pessoas a criar o seu próprio mapa de arquivos para ajudá-los a ver as suas categorias claramente. Basta escrever para baixo suas categorias de imagens grandes, tais como projetos, itens de RH, faturamento, cobrança, etc. A partir daqui, você pode quebrá-los, mas &'; s importante começar com o retrato grande primeiro.

4. Tem suas ferramentas na mão. It &'; s enlouquecedor para chegar a um certo ponto em qualquer projeto e não têm os suprimentos e ferramentas apropriadas na mão para apoiar o processo e ajudá-lo a se mover em direção à conclusão. Neste caso, você precisa de alguns arquivos de suspensão, inserir arquivos (Eu os chamo de arquivos Manila), e um sharpie para rotular as pastas de arquivo.

5. O último passo para além de apenas “ a fazê-lo &"; é ter certeza de que você destruir qualquer informação de identificação. Você vai se surpreender com o quanto do que você classificar através vai para a lixeira e se jogou.

Agora que seu armário de arquivamento é clara e limpa, lembre-se de arquivar para a recuperação, não para armazenamento. Ao seguir estes passos você estará de volta no caminho para um espaço mais limpo e do sistema de arquivos mais útil em nenhum momento Restaurant  !;