Produtividade Coaching - Email Efficiency & Etiquette

Talvez a ferramenta de comunicação mais usado e abusado na existência hoje é e-mail. A nossa capacidade de trabalhar de forma produtiva seria drasticamente reduzido se nós didn &'; t têm acesso a e-mail. No entanto, porque temos acesso a e-mail as nossas vidas são constantemente interrompido, muitas vezes com peças inúteis de informações.

A chave para obter o máximo do e-mail é ter certeza que você encontrar um sistema que ajuda você a ficar no topo das coisas corretamente e também filtra os itens não importantes que podem fazer com que você switchtask

A seguir estão algumas regras de clientes TimeGym polegar ter encontrado muito útil em fazer e-mail uma bênção e não uma maldição:.

1. Cópia carbono ou CC com moderação
. Recentemente, ouvi de um empregado que agravou seu chefe, a ponto de ela ser demitido. Um dos hábitos que ela tinha era quase sempre de carbono copiar seu chefe ao enviar e-mail — talvez em tentativa de olhar ocupado. Ao adicionar pessoas a uma lista de cópia carbono, certifique-se a informação é verdadeiramente valioso para a sua posição e é necessário para que eles façam o seu trabalho corretamente. Se você precisa atualizar um colega de trabalho sobre as coisas que você tem feito, guardá-lo para um e-mail semanal digerir ou uma reunião em pessoa.

2. Seja muito cauteloso em usar o “ Responder a Todos &";
. O botão Responder a Todos envia uma resposta de e-mail para todos na “ Para &"; e “ CC &"; lista de e-mail original. Em geral, apenas ir “ Responder a Todos &"; quando o e-mail era para ser uma discussão de grupo, e somente se sua resposta é valioso e relevante para cada pessoa listada no e-mail. Caso contrário, corre o risco de entupimento das caixas de entrada de e-mail de outras pessoas que não têm necessidade ou o desejo de ver a sua resposta.

3. Use “ Blind Carbon Copy &"; ou “ BCC &"; para grupos mistos
. Todos nós recebemos um e-mail engraçado ou comovente encaminhado para nós a partir de um ente querido. No entanto, se você decidir que absolutamente não pode resistir o envio de uma foto de um gatinho vestido como o Capitão Jack Sparrow, certifique-se de enviá-lo aos seus destinatários através do “ Blind Carbon Copy &"; Isso protege as identidades de e-mail daqueles que recebem o e-mail e ajuda a minimizar spam.

4. Limitar o número de tópicos dentro de um e-mail
. Alguma vez você já enviou um e-mail para alguém com uma série de perguntas apenas para descobrir que respondeu a apenas três dos dezassete pontos que você meticulosamente coberto? Lembre-se sempre esta lei de email: quanto menor o e-mail, o mais provável é para ser lido
Tente quebrar conceitos diferentes em diferentes e-mails.. Se você deve ter vários tópicos dentro de um único e-mail, tente dividi-las em pequenos pensamentos curtos. No mínimo, certifique-se de usar pontos de bala ou parágrafo espaçamento entre os diferentes conceitos.

5. Use linhas de assunto eficazes
. Muitas vezes eu vou ver as linhas de assunto que estão vazios ou não estão relacionados com a carne do e-mail. Embora isto possa parecer rápido ou inteligente, cria-se um problema mais tarde, quando o destinatário tenta procurar sua conversa. Linhas de assunto mal escritos também tornar mais difícil para a pessoa que recebe o e-mail para entender o que eles precisam de ação para executar. Tenha especial atenção para a linha de assunto, se um e-mail conversa muda de curso. Se a conversa muda a partir da campanha de publicidade para fazer uma nova contratação, ter um momento para mudar a linha de assunto. Isso vai ajudar você e seu leitor de evitar confusão e tornar a recuperação de e-mail mais fácil no futuro.

6. Deixar a história dentro de seu e-mail
Algumas pessoas optam por desativar mostrando a pessoa anterior &';. S de e-mail na história, talvez em uma tentativa de reduzir a desordem palavra. O problema é o que torna difícil para alguém para seguir o fio da conversa. Por exemplo, se você escrever de volta para um e-mail com uma resposta curta como “ soa como uma boa ideia &"; mas não há histórico da conversa se torna muito difícil para o destinatário para saber exatamente o que você está se referindo. O destinatário, em seguida, pode ter de gastar tempo e esforço para entrar em sua história e-mail, e localizar o que a ideia era que enviou em primeiro lugar extra. Embora possa parecer confuso, deixe sempre a história em frente e não excluir o remetente &'; s e-mail anterior
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