Conduzir reuniões eficazes

Toda vez que vou a um evento de negócios eu tento compilar um "lições aprendidas" lista: o quão bem o evento foi organizado, o que poderia ser feito melhor, o quão boa a agenda era e - acima de tudo - como foram o público alto-falantes. Eu faço isso com a finalidade de melhorar minhas próprias organizadoras de eventos e de falar em público competências, bem como para ajudar os outros. A recente conferência de vendas que participei resultou em um resumo de duas partes.

Parte I. Sendo uma parte da ordem do dia.
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Se você foi convidado para falar em um evento, abordar a tarefa profissionalmente, não importa quão bom você é um apresentador.

- Saiba o que seu tópico é e quando você vai em, que está diante de você e quem está atrás de você. Considere tomar notas ou até mesmo depois de se reunir com o alto-falante que precede-lo com antecedência para ver se você pode referir-se ao que ele ou ela diz em seu próprio discurso para fazer o fluxo de informação mais suave.

- Lembre-se: se seu slot na agenda é apenas antes de uma refeição, as pessoas vão ser impaciente. Se você vai à direita depois de uma refeição, as pessoas vão estar com sono e terá de ser re-energizado

-. Practice. Tempo a si mesmo e ter alguém ouvi-lo, evein se essa pessoa não sabe nada sobre o assunto. Jogando algo juntos no último momento não é aconselhável, mesmo para os melhores oradores: você pode ter todos os seus pontos para baixo, mas você ainda não sabe quanto tempo que seria necessário para cobrir todos eles. Não praticar significa que você pode, quer acabar com algum "ar morto", porque você não tem material suficiente, ou ter que embaralhar e amassar a última parte do seu discurso, porque você tem muito

. - Nós sabemos que você tem uma história para contar, sabemos que é interessante e queremos ouvi-lo - é por isso que você foi convidado para falar. No entanto, se a sua história não pertence ao tópico que vocês foram convidados para cobrir e você tem apenas dez minutos para cobrir todo o assunto, você história deve tomar-se não mais do que dois minutos. Você será visto como um alto-falante incrível se você pode cobrir a sua história em dois minutos e fazer uma apresentação eficaz do seu tópico no tempo restante. Você não gostaria de ter uma reputação de alguém que pode mudar a vida de um membro da audiência em dez minutos

-? Fique em dia. Uma boa conversa que está na hora de um alto-falante pela primeira vez é grande. O mesmo de um palestrante conhecido é ainda melhor - ele mostra respeito para com o público e outros oradores menos conhecidos, o que implica um grau admirável de cortesia e humildade

Parte II.. Sendo um host.
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Assim, seu conjunto é incrível, suas luzes são incríveis, o seu sistema de som é o mais recente e maior, e você tem uma programação incrível de palestrantes e assuntos. Isso significa que você pode apenas sentar e descansar sobre os louros? Ainda não

-. Respeite o seu público -. Começar e terminar a tempo

- Converse com seus alto-falantes com antecedência, ter uma idéia de sua capacidade. Lembre-se, alguém pode ser um grande escritor ou um conversador incrível, mas um orador público medíocre

-. Se um orador é simplesmente má, digamos assim. Você não está fazendo qualquer um nenhuns favores, permitindo que alguém que não pode permanecer no tópico, no tempo e na mente do público

-. Se um orador era ruim no passado, foi dado um feedback para o efeito e ainda não registou quaisquer melhorias, não coloque ele /ela no palco mais. Período. Encontrar alguém para cobrir esse tópico

-. Empregar alguém para manter os alto-falantes no tempo - ". 10 min" uma pessoa na fila da frente com um cronômetro e um conjunto de grandes e ousadas plackards, " 5 min. "," 1 min. "," Time is up! " Se você quer ser de alta tecnologia, tem duas telas de computador plana definido à direita do palco e palco deixou de frente para o alto-falante e que mostra a contagem regressiva do tempo

-. Especifique um código de vestimenta para ambos os palestrantes e participantes. "Especifique" é uma palavra chave aqui. "Business casual" não cortá-la mais, porque no ambiente moderno que pode significar qualquer coisa de calções e t-shirts de calças cáqui e camisas de golfe. Dê-lhes um exemplo. Se você quiser ver de abotoar oxfords e calças cáqui, colocá-lo por escrito. Se você quiser ver ternos e gravatas, dizem que no convite e /ou anúncio para a sua reunião

-. Programe suas pausas. Eu não entendo querendo interromper o fluxo da apresentação, no entanto, tem sido cientificamente provado que as pessoas só podem manter o foco e ativamente absorver a informação durante cerca de uma hora a uma hora. As pessoas com bexigas cheias tendem a ouvir ainda menos. Certifique-se que há uma abundância de casas de banho perto da sala de conferências, prever que informaiton em seus pacotes de agenda e deixar o seu público correr para fora, pelo menos, a cada duas horas.

- Seja um anfitrião gracioso tanto para seu público e seus alto-falantes. Têm refrigeradores de água criadas em torno do perímetro de sua sala de conferência - as pessoas tendem a ficar desidratado muito rápido nos modernos espaços-super-ar-condicionado. Configurar uma estação de café e chá com um pequeno número de grandes café e urnas de água quente para os alto-falantes de bastidores, especialmente se você tem uma longa agenda que funciona até tarde da noite. As pessoas vão se lembrar que você cuidou muito bem deles em seu evento, e vai querer voltar e trazer outros com eles. Você não gostaria que
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