Lidar com interrupções como um gerente

Lidar com interrupções

Quando você gerenciar pessoas, você aprende que todo mundo tem uma idéia diferente sobre o que é importante. Você também aprende que toda a gente luta para gerir o nosso tempo de forma eficaz. Estes dois se juntam para formar o que parece como fluxo contínuo de interrupções. Então, como podemos reduzir essas interrupções e ainda manter o relacionamento com nossa equipe?

Em primeiro lugar, precisamos desenvolver um método de tomada de decisões quanto ao que pode esperar e que deve ser feito imediatamente. Stephen Covey introduziu a idéia de Urgent vs Importante há vários anos. Sua idéia é que podemos tomar decisões sobre como reagir a essas interrupções, colocando cada um em uma caixa ou categoria nesta matriz. Com base em onde os itens terras, você reagir em conformidade

itens urgentes são aquelas coisas que surgem e tendem a “. &Rdquo aparecem; a necessidade de atenção imediata. Um grande exemplo seria o seu telefone tocando. Você só tem 4 anéis antes do chamador é enviado para o correio de voz. A maioria dos vez que parar o que estamos fazendo e responder por atender o telefone. Pode ser importante, não pode.

itens importantes são aqueles que se alinham com os nossos objetivos e metas, ou ter consequências graves por não reagir em tempo hábil. Um exemplo importante seria alguém em sua equipe ter uma emergência médica. Não agir imediatamente teria um resultado muito sério. Um importante cliente que não está feliz e quer falar com você é outro exemplo de importante. Você pode ter itens que são importantes e urgentes, como o exemplo da emergência médica. Os itens que são importantes, mas não urgente necessidade de ser feito, não apenas imediatamente.

Então, agora que entendemos como determinar se é preciso agir em alguma coisa, deixe-me compartilhar algumas técnicas específicas para reduzir o número de interrupções você enfrentar durante o dia. Em primeiro lugar, eu não recomendo ter qualquer cadeiras em seu escritório ou cubículo. Você deve ter uma cadeira ou dois por perto, mas nunca dentro de sua área de escritório. Por quê? Quando as pessoas entram na sua área de trabalho e ver uma cadeira, a primeira coisa que vai fazer é sentar-se. É um facto que as conversas que acontecem em pé são mais curtos do que aqueles que ocorrem enquanto está sentado (ótimo para reuniões por sinal). Sem uma cadeira em seu escritório, as pessoas vão entrar, iniciar uma conversa, mas não vai ficar quase tão longo, se eles estão em pé ao seu lado enquanto você se sentar.

Outra sugestão é colocar em sua programação, uma tempo na parte da manhã e outra vez à tarde para discussões abertas. Estes são momentos em que sua equipe sabe que eles podem parar e conversar sobre coisas ou pedir uma série de perguntas sobre algo. Seu plano é marcar esse tempo fora como disponível, e se ninguém vem falar, mais tempo para você. Isto realmente vai reduzir as interrupções freqüentes e só deixa a urgente e conversas importantes.

Finalmente, reunir-se com sua equipe e passar por cima do Urgent vs Importante conceito. Ensine-os a pensar que a sua pergunta ou problema por meio de um pouco antes de jogá-la apenas à sua maneira. Isso também irá ajudá-los a entender onde você está vindo quando eles simplesmente parar. Vocês estão usando o mesmo processo para decidir o que precisa de atenção imediata eo que pode esperar até que o tempo de abertura programado ou o próximo em uma reunião.

Portanto, use essas técnicas em seu papel como líder, e você vai encontrar tempo você nunca teve ao ensinar sua equipe a pensar por si mesmos e trabalhar juntos para resolver mais do problemas do dia a dia Restaurant  .;