Is Your Data Ready da Companhia para resistir ao escrutínio Legal?

As mensagens de email, faturas, memorandos internos, dados de clientes, manuais de política da empresa, e outros documentos eletrônicos pode afetar o resultado de um processo legal. Além disso, algumas informações sensíveis, tais como informações de saúde ou de crédito de clientes números de cartões de pacientes devem ser adequadamente protegidos e poderia estar sujeito a uma série de regulamentos.

Se você estiver preocupado com ações judiciais potenciais ou conformidade regulamentar, é importante considerar como você coletar, armazenar e proteger os dados. Fazê-lo corretamente para certificar-se de que os seus dados irá realizar-se em tribunal.

Entendimento e-Discovery

Se a sua empresa está envolvida em um processo legal, ele provavelmente vai ser objecto de um "e -Discovery "do processo. E-descoberta envolve a coleta, preparação, revisão, e produção de documentos eletrônicos relacionados com o caso. Regra 34 das Regras Federais de Processo Civil abrange a produção de documentos e informação armazenada eletronicamente.

Os estados de regra que você deve "produzir documentos que sejam mantidos no curso normal dos negócios ou deve organizar e classificá-los para corresponder às categorias constantes do pedido ". Encontrar os documentos solicitados não é necessariamente fácil, tornando-se importante planejar com antecedência para essa possibilidade. Um pouco de preparação agora você pode economizar tempo, dinheiro e aborrecimentos mais tarde.

Por exemplo, mensagens de e-mail entre um gerente e um subordinado envolvido em um processo de assédio sexual pode ser relevante para o caso. Mas como você está indo para recuperar essas mensagens e existem quaisquer controlos no local para garantir que as mensagens não podem ser adulterados? Ao implementar um arquivo de e-mail criptografado, você pode armazenar todos os e-mails da empresa em um ambiente seguro, à prova de falsificação.

O que controles que você tem na Place?

Dependendo do tipo de negócio, pode estar sujeitos a regulamentos específicos, como HIPAA ou Sarbanes-Oxley. Se assim for, o cumprimento eletrônico de dados não é opcional; é exigido, e as penalidades para o não cumprimento pode ser dura. Mesmo se você não estão sujeitos aos regulamentos, manter a integridade dos seus dados é importante. Por exemplo, imagine o que aconteceria se um dos seus funcionários perdeu um laptop contendo informações confidenciais.

Além de ameaças externas, o que se um funcionário descontente decidiu editar o seu manual de política da empresa ou outros documentos confidenciais? Armazenamento de documentos on-line, bloqueando-os para que eles não podem ser editados, e ter uma trilha de auditoria para que você possa ver quem interagiu com esses documentos são algumas medidas que você pode colocar no lugar.

Felizmente, arquivos criptografados e-mail sistemas de gestão de documentos eletrônicos estão disponíveis para:. garantir a recuperação de documentos rápida, cumprir com os regulamentos, preservar a integridade de seus dados, e manter seus dados seguros

As noções básicas de gerenciamento de documentos

Uma variedade de sistemas de gestão de documentos, arquivos existe, e software. Embora as especificidades variam de uma solução para a próxima, a maioria abordar o seguinte:

A coleta e armazenamento de dados

Gerenciando, indexação e organização de dados

Segurança de dados

Distribuição e acesso a dados

Retenção e eliminação de dados

Se um tribunal solicita documentos eletrônicos de sua empresa, você está pronto para responder? Com os sistemas certos e salvaguardas no lugar, você pode cumprir de imediato qualquer pedido legal e fazê-lo com os dados que foram devidamente recolhidos, armazenados e protegidos. Sem um sistema de gerenciamento de documentos ou política no lugar, seu caso pode ser empilhadas contra você Restaurant  .;