Negócios E-mail Etiquette Basics

"Existem quatro formas, e apenas quatro maneiras, em que temos contato com
com o mundo Nós são avaliados e classificados por estes quatro contatos:.
o que fazemos, como nós olhamos, o que dizemos e, como dizemos "

-. Dale Carnegie (1888-1955) Educador americano
Quando se trata de suas comunicações de e-mail de negócios, você precisa fazer uma impressão que pode emprestar para a determinação que você é um profissional da empresa credível e alguém que vai ser fácil e um prazer fazer negócios com ele. Você só tem uma chance de fazer uma primeira impressão e que oportunidade é de valor inestimável para a construção de confiança e segurança
Para sua consideração abaixo são os proprietários questões de negócios e seus empregados minimamente precisa estar ciente de no seu dia-a-dia comunicações online assim que seu negócio pode prosperar

Assunto:. Field: campo Assunto: é a janela para o seu e-mail e pode muitas vezes determinar mesmo se seu e-mail será aberto. Se este é o seu primeiro contato com um cliente com base em seu pedido através de seu site ou de outra forma, não se esqueça de ter um curto ASSUNTO: que indica claramente o que o tópico do e-mail é. Nunca ser enganosa a este respeito! Typos, todas as letras maiúsculas ou todas pequeno caso pode dar a impressão de que você pode ser spammer
nível de formalidade:. Nunca assuma uma posição de informalidade no seu negócio e-mail. Só o tempo e os esforços de construção de relacionamento pode guiar quando você pode informalize seus relacionamentos de negócios e, portanto, o seu tom de e-mail. Lembre-se, as pessoas fazem negócios com pessoas; não empresas. Deve-se comunicar como se o seu e-mail está no seu papel timbrado da empresa em todos os momentos. Esta é a imagem de seu negócio você está marcando
Dirigindo: Como você resolver seus novos contatos? Gostaria de sugerir, inicialmente, que você assumir o mais alto nível de cortesia: Olá, Sr. Anderson, Dear Ms. Jones, Dr. Osborne, etc. Até seus novos estados de contato, "call me Andy" ou "você pode me chamar de Diane". Mantenha-formal até que é clara a relação dita de outra forma. Você também será capaz pegar pistas de como os contatos se aproximar de você e seu tom. A maioria dos empresários não se importa de ser chamado pelo primeiro nome, no entanto, em uma economia global que pode ser percebido como tendo liberdades prematuras no relacionamento se usado muito cedo.
Para :, De :, Cco campos Cc pode fazer ou quebrar você:
... Em campo PARA: verifique se você tem o nome do seu contato formalmente digitado. . John B. Doe - não john b doe ou JOHN DOE B
... No campo De: certifique-se o seu tem o seu nome completo formalmente digitado. Exemplo: Jane A. Jones. Não: jane jones uma ou JANE A JONES. Os dois mais tarde dar a percepção de falta de educação ou experiência limitada com a tecnologia. Sempre use seu nome completo. Incluindo apenas o seu primeiro nome ou e-mail que você está dando a percepção de que você pode ter algo a esconder ou não sabe o básico da configuração do programa de e-mail
... Bcc:. Utilizar este campo quando e- enviando um grupo de contatos que pessoalmente não conhecem uns aos outros. Ao listar lista comprimento de um braço de endereços de e-mail no CC ou a campos de contatos que não se conhecem ou que nunca conheceu é propício para a publicação de seu endereço de e-mail com estranhos. Com aqueles que estão forjando parcerias com, visivelmente listando seu endereço de e-mail com um grupo de estranhos fará uma maravilha o que as outras questões de privacidade você não pode respeitar ou entender
... Cc:. Utilize este campo quando há um punhado de colaboradores envolvidos em uma discussão que exige que todos estejam na mesma página. Essas pessoas de negócios conhecer uns aos outros ou foram introduzidos e não tenho nenhum problema com o seu endereço de e-mail exposta às partes envolvidas. Se você não tem certeza se um parceiro de negócios se importaria seu endereço a ser tornado público, pedir
Formatação: Abster-se de usar a formatação em suas comunicações empresariais. A menos que você deve digitar algo em letras vermelhas corajosas em papel timbrado da empresa, não fazê-lo quando enviar e-mails para fins comerciais. Com toda a filtragem de spam acontecendo hoje; o mais formatação ou imagens embutidas que você incluir, maior a chance de que seu e-mail pode ser bloqueado como spam. Mesmo algo tão simples como a utilização de uma fonte diferente faz exibição contingente do seu e-mail após o destinatário ter essa fonte específica no seu sistema ou padrão para sua fonte padrão designado. Tenha em mente o beneficiário não pode ter o seu programa de e-mail configurado de tal forma a mostrar o seu formatar a forma como aparece no seu sistema - se em tudo
Anexos:. Como você acha que o seu relacionamento com um novo potencial cliente é reforçada quando você enviá-los de que a apresentação 10M Power Point que não pediu e você encher sua caixa de entrada causando subsequente correspondência comercial para saltar como não entregue? E, se eles não têm Power Point não pôde abrir o arquivo de qualquer maneira! Nunca assuma que seus clientes potenciais têm o software que você faz para abrir qualquer arquivo que você pode enviar arbitrariamente.
Se você precisa enviar um arquivo de mais de 500.000 em tamanho, cortesia comercial dita que você perguntar ao destinatário primeiro se ele é OK para enviar um arquivo grande. Em seguida, confirmar que eles têm o mesmo software ea versão que você faz e qual é a melhor hora do dia para enviá-lo para eles para garantir que eles estão disponíveis para baixar o arquivo grande e manter o seu e-mail fluindo. Nunca envie anexos grandes, sem aviso prévio, nos fins de semana ou fora do horário comercial, quando o destinatário não pode estar lá para limpar sua caixa de entrada e manter o seu e-mail fluindo
Usando Anterior e-mail para Nova Correspondência:. Se você quer dar a percepção de preguiçoso, encontrar um e-mail anterior do partido que você quer se comunicar com, clicar em responder e começar a digitar sobre algo completamente irrelevante para o assunto velha de e-mail. Sempre iniciar um novo e-mail e adicionar seus contatos à sua lista de endereços que você pode adicioná-los a um novo e-mail com um clique
de Down Editar suas respostas:. Resposta Não basta bater e comece a digitar. A edição é uma habilidade aqueles que você se comunicar com irão apreciar como ele empresta a refletir um respeito por seu tempo e clareza em suas comunicações. Removendo partes do e-mail anterior que já não se aplicam à sua resposta, incluindo cabeçalhos de e-mail e arquivos de assinatura remove a desordem. Além disso, fazendo o esforço para responder ponto por ponto mantém a conversa na pista com menos mal-entendidos
Cortesia comum:. Olá, Olá, bom dia, obrigado, Atenciosamente, Atenciosamente. Todas essas introduções e sinal offs que são um grampo de comunicações de negócios profissional também deve ser usado em suas comunicações de negócios de e-mail. Sempre tem uma saudação e assinar com cada e-mail. Aqui mais uma vez - acho cabeçalho do negócio Arquivos de assinatura
: Mantenha seus arquivos de assinatura para não mais de 5-6 linhas ou você pode ser visto como um pouco egocêntrico.. Limitar a sua assinatura para o seu link de site da Web, nome da empresa, slogan e /oferta ou número de telefone. Inclua um link para seu site em que o beneficiário pode obter todas as suas informações de contato de AZ - que é o que o seu site é para. Não se esqueça de incluir o "http: //" ao incluir o endereço do site Web dentro de e-mails e seu arquivo de assinatura para garantir a URL é reconhecido como um URL clicável, independentemente do software do usuário ou plataforma
Lá você tem! Os princípios acima certamente irá permitir que suas comunicações de negócios a subir acima da maioria que não tomar o tempo para entender e dominar estas questões. Quando forjar novas relações de negócios e solidificando parcerias estabelecidas, o nível de profissionalismo e cortesia você retransmitir em suas comunicações de negócios de e-mail será sempre ganhar clientes sobre a concorrência que podem ser anêmica, desinformado ou simplesmente preguiçoso nesta área. Quando
se trata de negócios, independentemente do meio de comunicação utilizado, profissionalismo e cortesia nunca saem do estilo Art  !;