Organizar uma Conferência - Parte 1

Organizar uma conferência pode ser uma tarefa difícil e consome tempo. Na maioria das vezes a pessoa responsável pela organização do evento é um PA ou secretário e, como tal, tem uma série de outras responsabilidades. Na maioria das vezes eles são obrigados a organizar um ou dois eventos desta natureza por ano e, embora muitos deles fazê-lo de forma bastante eficiente, há alguns que lutam com a tarefa. Este artigo irá tentar ajudar aqueles que precisam de alguma orientação para concluir esta tarefa. Ele vai cobrir uma série de pontos a serem considerados de terceirização de uma sala de conferências para postar conferência feed-back. Ele cobrirá diferentes áreas em diferentes artigos e artigos mais antigos podem ser encontrados por vendo os arquivos ou procurando os artigos cujos títulos incluem "Organizar uma conferência".
Estes artigos foram escritos a partir de uma perspectiva Sul-Africano, mas também são relevantes para outros países onde os princípios da organização de uma conferência são os mesmos.
No artigo desta semana vamos cobrir orçamento quando adquirem um local da conferência.
Se os leitores querem informações ou artigos publicados em áreas específicas, por favor, não hesite em contactar o escritor e estes serão considerados.
terceirização de uma sala de conferências NA ÁFRICA DO SUL
SEMANA 1
Há vários pontos a considerar quando adquirem um local da conferência na África do Sul. Nesta semana, vamos cobrir orçamento.
1. Orçamento
Quais são os locais de custos e fazer eles se encaixam no orçamento atribuído para a conferência? Ao ligar para citações de locais deve-se ter cuidado para que todos os custos ocultos são tidos em conta. Alguns pontos a observar ao chamar para cotações deve ser: -

a) Será que as taxas de incluir ou excluir o IVA? A maioria dos locais de conferência na África do Sul Citações incluindo o IVA, mas há alguns que citam excluindo IVA. Você pode tropeçar a parte do IVA ao encontro valor do orçamento da sua empresa como esta quantidade é normalmente sem IVA.
B) Será que eles incluem os requisitos de equipamento ou é este extra? A maioria dos locais incluem equipamento de série em suas taxas. Certifique-se que você sabe o que este equipamento padrão inclui e ligue para as taxas de qualquer equipamento adicional que você pode exigir. Para congressos maiores pode ser necessário equipamento especializado que poderá ter de ser terceirizada para uma empresa de fora.
C) No caso em que os delegados vão precisar de alojamento, pergunte se todas as refeições foram incluídos ou é a taxa de alojamento citado simplesmente em uma cama e pequeno-almoço. Alguns hotéis citar apenas as taxas de quarto, ou taxas de bed and breakfast. Certifique-se de que você sabe o que eles estão citando você eo que ele inclui refeições
. D) Será que a taxa de Conferência Dia incluir todos os refrescos, local contratar etc.? A Conferência Dia Package Rate ou DCP normalmente inclui todos os chás e cafés, almoços, uso do local, uso de equipamentos de série e IVA. É melhor ser citado uma taxa de DCP que inclui tudo isso do que ser citado por chá /sessão café, almoço, aluguer de salas etc., como a chance de custo oculto inesperado resultante é menor. Também uma taxa embalados é normalmente um pouco menos do que a soma das partes.
E) Será que as taxas de aumentar antes de sua conferência? Muitas vezes, uma conferência é organizada meses de antecedência da data. Certifique-se de que o local você cita as taxas aplicáveis ​​à época do ano a sua conferência terá lugar e taxas não correntes que podem estar sujeitos a aumentos anuais.
F) Não incluem taxas Turismo Levy? Turismo imposição é um imposto que incide sobre alojamento governo. Ele é cobrado em 1% da parcela ALOJAMENTO da taxa.
G) Quando os delegados se hospedar noite e acomodação é necessária, é melhor para obter uma taxa totalmente inclusiva ou uma taxa embalados 24 horas. Isto irá normalmente incluem todas as refeições, alojamento, aluguer de uma sala de conferência, equipamento standard, do IVA, dos direitos niveladores turismo etc. Alguns locais vão citar um jantar, bed and breakfast e uma taxa de DCP separadamente. Outros podem citar uma taxa de cama e pequeno-almoço e uma taxa de DCP, mas pode acidentalmente excluir uma taxa de jantar. Certifique-se de que você tem orçamentado para o jantar para os delegados residentes e saber exatamente o que você está recebendo o seu ritmo.
H) Ao organizar uma conferência onde os delegados vão pagar por seu próprio alojamento, mas os organizadores irão providenciar transporte de e para o local, deve-se sempre incluir pelo menos três hotéis oficiais que vão desde acomodações de 5 estrelas, a acomodação de 3 estrelas, de modo a fornecer alojamento adequado para uma ampla gama de delegados. É preciso também ter em conta a distância destes hotéis do centro da conferência de forma a limitar os custos de transporte Restaurant  .;