13 Chaves para Liderando Reuniões Altamente Eficazes

É amplamente aceito que o pior perda de tempo nos negócios de hoje é que reunião onipresente. Nós todos sabemos que se a reunião foi produtiva que o tempo gasto valeria a pena. Porém, em geral não é esse o caso. A maioria dos líderes reuniões não são educados para conduzir reuniões.

O que segue são 13 principais orientações para guiá-lo na condução de suas reuniões. Você irá melhorar dramaticamente suas reuniões usando essas chaves. Cada diretriz é poderosa quando usada por si mesmos. No entanto, quando você usa a maioria ou todos eles juntos, em sério, esperar grandes resultados. Eu garanto que os participantes da reunião irão desfrutar de suas reuniões melhores, e você obterá muito mais realizado.

1) Planeje a reunião assim que tem um começo, meio e fim. Planeje sua reunião de ter um início que inclui o contexto (“ enquadrá-lo &";). O contexto deve incluir: “ por &"; deste encontro particular, seus objetivos de reuniões e quaisquer limitações (como o tempo). Para a reunião seja eficaz é necessário que haja um final que engloba uma espécie de resumo (decisões de revisão feitos, ideias geradas, informações entregues e do plano de acção), avaliação (ver Key # 10) e conclusão (por exemplo, têm cada uma palavra de estado pessoa para resumir sua perspectiva da reunião).

2) Seja claro sobre o resultado para cada item da agenda e comunicar o resultado para os participantes na reunião. Passe algum tempo estabelecendo o que você deseja realizar para cada um dos itens da agenda. O mais claro e mais específico você é o mais eficaz a reunião será. Você quer uma decisão tomada? Em caso afirmativo, qual o tipo de decisão? Talvez você quer os participantes a conhecer informações específicas. O que é que a informação e por que você quer saber isso? Você quer que as idéias? Que tipo de idéias e para que fim? Comunicar aos participantes desses resultados. A reunião será mais significativa e proposital para os participantes quando você articular claramente os resultados para cada item da agenda. O encontro vai aparecer como ele tem sentido e, portanto, vale a pena o tempo.

3) Utilize processos e ferramentas adequadas. Utilize processos específicos para a geração de ideias (por exemplo Brainstorming), a tomada de decisões (por exemplo, usando uma matriz de decisão), resolução de conflitos (por exemplo, estabelecer regras básicas) e resolução de problemas que são claras para todos. Os participantes, então, ser mais confiante de que serão alcançados os objetivos da reunião. Dessa forma, eles podem focar melhor a “ o &"; (a tarefa à mão) em vez do “ como o &"; (o processo).

4) Gerar idéias quando você gerar idéias; decidir quando você decide; apresentar quando você apresenta. As três operações-chave que ocorrem em reuniões estão gerando idéias, tomar decisões e apresentação de informações. Muitas vezes, em reuniões estas operações se misturam. Uma pessoa está a gerar ideias, outra é a partilha de informação, e ainda outra é tomar uma decisão. Isso não funciona desde que cada uma dessas operações tem o seu próprio conjunto de regras que não coexistir produtivamente juntos. Em outras palavras, o ato de tomada de decisão não se mistura bem psicologicamente com o ato de geração de idéias. Deixe claro para os participantes que a operação que você está usando.

5) Assegurar a igualdade de contribuição. Proporcionar uma oportunidade para todos na reunião de contribuir para a reunião. Isto significa que, quando há um item da agenda que chama para que o grupo gerar idéias fazem ideias certeza de todos sejam ouvidos. Quando você discutir um problema, todo mundo fica uma palavra a dizer. Dessa forma, quando você toma decisões, você vai bater o melhor pensamento de todos na reunião. Este não é apenas sobre ser “ justo, &"; mas sim alavancar os talentos e as perspectivas que você trouxe junto.

6) Grave as ideias, decisões e resultados. Grave os resultados da reunião de uma forma que todos os membros podem, literalmente, ver o trabalho em andamento. Isso também irá fornecer foco visual para o grupo. Use um flip chart e atribuir um gravador.

7) Estabelecer regras básicas reunião. Como um grupo têm os participantes co-criar um conjunto de diretrizes ou regras básicas de como cada pessoa deve tratar uns aos outros e as suas ideias. Estas orientações irá tornar mais claro o que se espera de um outro. Um exemplo de uma diretriz pode ser "apenas uma pessoa falando de cada vez."

8) Use warm-ups e energizantes. Nós tendem a sobre-pack nossas reuniões e acabar com pouco tempo para definir o cenário para grande participação e colaboração. Se você tomar o tempo para energizar e seu grupo de suco, você &'; ll obter resultados melhores: as idéias mais criativas, melhor participação, diversas perspectivas, mais energia, e melhores decisões

9) Plano de Ação.. No final da reunião certificar-se de que alguma acção vai resultar. Pergunte “ quem fará o quê e quando o &"?; Mesmo se for feito no meio da reunião, é melhor para resumir o encontro com o plano de acção.

10) Avaliar a reunião. Certifique-se de que você tome o tempo no final de cada reunião para que os participantes fornecem feedback. Pergunte “ o que funcionou &"?; e “ o que precisa ser melhorado &"?; Isto irá permitir-lhe melhorar continuamente as suas reuniões.

11) Aceitar e diversidade valor em conhecimentos, ideias e estilos. Certifique-se de que todas as idéias, conhecimento e estilos são abraçados. Encontre maneiras de obter os membros da equipe a ser não só aberto e respeitoso, mas para realmente valorizar diferentes pontos de vista. Reforçar a boa audição. Um bom ouvinte equipa escuta atentamente a idéias e perspectivas que don &'; t gosta. A grande idéia muitas vezes vem do diverso.

12) Reconhecer introvertidos e extrovertidos. Incluem processos que incidem sobre as duas abordagens introvertidas (“ tempo sozinho &"; para a geração de idéias) e abordagens extrovertidos (“ &" grupo de tempo, pois a geração de idéias). Algumas pessoas pensam de forma mais eficaz por si só, sem distrações, e alguns, como a estimulação de outras pessoas. A maioria de nós precisa de ambos.

13) Ritmo da reunião. É importante estar ciente de que o ritmo da reunião. Se você se move muito lentamente, você &'; ll aborrecer os membros da equipe e seiva parte de sua energia. Se você se move muito rapidamente, você &'; ll perder a maioria de seus membros da equipe ou eles vão se sentir ansioso. Mantenha-se flexível e obter feedback sobre a velocidade. O ritmo direito diferem de grupo para grupo. Uma boa regra de ouro é para aumentar o seu ritmo quando você gerar idéias e abrandar quando você tomar decisões.

Para obter mais detalhes, por favor não hesite em contactar Bruce Honig, Honig IdeaGuides ([email protected]). < . br>