Como organizar seus documentos mais importantes

Se sua família é como a maioria, é provável que você e seus familiares estão se afogando em um mar de papel. Embora especialistas em informática há muito falou sobre o "sem papel" escritório do futuro, a maioria das famílias e as empresas têm um longo caminho a percorrer, a fim de atingir esse objetivo elevado. Em muitos casos, o truque para controle papel eficaz envolve jogando fora um monte de que você realmente não precisa. No entanto, existem alguns documentos que são simplesmente demasiado importante para deitar fora. Na verdade, muitos desses documentos merecem a sua própria estratégia organizacional especial, a fim de mantê-los seguros e protegidos. Se você não tiver certeza da melhor maneira para armazenar documentos mais importantes da sua família, aqui estão algumas dicas que podem ajudar.

O que você deve economizar?

Embora cada família é um pouco diferente, existem alguns documentos importantes que são quase universal. Você deve manter sua certidão de nascimento e informações de segurança social em um local seguro da família. Certificados de ações e títulos são outros documentos importantes que merecem uma consideração especial. Passaportes, sua licença de casamento, e sua casa, veículos e políticas de seguro de vida também precisa de um local de armazenamento seguro, assim como títulos de veículos e quaisquer contratos ou acordos que você possa ter.

Apesar de não ser tão importante quanto os documentos listados acima, você provavelmente também quer tomar cuidado extra ao armazenar seus retornos anuais fiscais e recibos, registros de saúde e declarações de cartão de crédito ou bancários. Em alguns casos, é somente necessário manter alguns desses documentos por um período de tempo especificado. No entanto, se você já precisava encontrar um retorno de imposto com pressa ou precisava de seus extratos bancários, a fim de aplicar para um empréstimo, você sabe como isso pode ser frustrante se você não pode encontrar um ou mais dos seguintes documentos importantes.

Mesmo que eles não podem ter qualquer relevância jurídica, a maioria das famílias também têm alguns documentos que são importantes do ponto de vista sentimental. Cartões, fotos de família preciosas ou mesmo, eventualmente, sua informação "árvore genealógica" pode se enquadram nesta categoria. É tão importante encontrar um local de armazenamento seguro para esses itens como o é para os documentos que possuem grande importância jurídica. Afinal, algumas coisas simplesmente não pode ser substituído.

Lockbox, gabinete de segurança ou arquivamento?

Depois de localizar todos os documentos importantes da sua família, é hora de desenvolver uma segura e eficaz estratégia de organização. Muitas pessoas acham que o armazenamento de seus papéis mais importantes em um cofre de banco lhes proporciona paz de espírito. No entanto, o armazenamento destes documentos no banco pode, por vezes, tornam difícil ter acesso a eles quando você precisar deles com pressa. Pequenos cofres à prova de fogo são uma boa solução para documentos importantes, permitindo que você agarrá-los com pressa e facilmente levá-las em caso de uma emergência familiar. Para documentos ligeiramente menos importantes, tais como declarações de impostos e extratos bancários, um pequeno armário de arquivamento pode ser bastante útil.

Se você tem uma coleção de cartões, fotografias ou outros documentos associados sentimentalmente, ele pode ser útil para protegê-los através da criação de um arquivo. Se possível, digitalizar os documentos e fotografias para que você possa criar um backup deles em um CD ou DVD. Em seguida, guarde o papel e as versões digitais das fotos ou documentos em locais diferentes como medida de precaução. Por exemplo, se você tem um cofre no banco, este pode ser um bom local para um CD contendo a sua família fotografias digitalizadas Restaurant  .;