Para a maioria das pessoas nos dias de hoje, mantendo-se com o ataque diário de e-mail é um grande desafio. Na verdade, os especialistas estimam que o e-mail tenha adicionado um extra de 1,23 horas a jornada de trabalho de uma pessoa comum ( E-escrita: Ferramentas do século 21 para uma comunicação eficaz
por Diana Booher; Gerir o seu E-Mail
por Christina Cavanagh). Se você multiplicar 1,23 horas por 5 dias durante 52 semanas, a pessoa média está a gastar 320 horas por ano de tempo extra manusear e-mail. Uau! Isso é um monte de tempo gasto em e-mail. E os especialistas estimam que o tempo perdido para enviar e-mail tem causado trabalhadores para fazer a barba tempo em outros lugares, provocando uma crise de produtividade.
De acordo com o O
Wall Street Journal, o trabalhador médio americano gasta até quatro horas por dia de envio e recebimento de e-mail. Do que quatro horas, estima-se que uma hora por dia é gasto com o 36 por cento das mensagens de correio electrónico que são irrelevantes, ou relevante, mas não exigem uma resposta.
Assim como seu sobreviver ao ataque e-mail diariamente? As dicas a seguir irão ajudá-lo a gerenciar o fluxo de e-mail:
Desligue alarmes e-mail e solicita através de sua ferramenta de preferências de e-mail. Muitas pessoas têm alarmes e alertas definidos para sair a cada poucos minutos após a chegada de e-mail na sua caixa de entrada. Estas interrupções contínuas fazer as pessoas respondem como os cães de Pavlov cada vez que ouvir o "Mensagem para Você" carrilhão. Desligar o sinal sonoro irá mantê-lo de interromper o que estava fazendo para ler e-mail, no meio de outros projetos.
Plano para a leitura e resposta de e-mail em sua programação diária. Crie um método proativo de gerenciamento de e-mail através da criação de tempo no seu dia dedicado ao e-mail. Não verificar e-mail a primeira coisa na parte da manhã, ou corre o risco de tornar-se reativa. Em vez disso, passar a primeira hora trabalhando no projeto mais importante ou a planear o seu dia.
Estimar a quantidade de tempo que você está gastando em e-mail agora, e cortar esse tempo pela metade. Prazos costumam fazer a maioria das pessoas mais eficiente. Você pode querer gastar metade do seu tempo de e-mail atribuído na parte da manhã, ea outra metade após o almoço ou antes de você terminar de trabalhar para o dia. As forças de restrição de tempo que você priorize. Os e-mails que não são respondidas são provavelmente não tão importante e, portanto, excluídos ou arquivados em pastas de arquivos para uso futuro.
Crie pastas de e-mail, e direcionar o fluxo de e-mail. Crie pastas em seu sistema de e-mail que espelham seu sistema de arquivamento de papel para reforçar armazenamento e recuperação de informações importantes. Além disso, criar as pastas para reflete sua projetos ativos e alterar suas configurações de e-mail para e-mail direto que contém linguagem relacionada com o projecto para essas pastas dentro de sua caixa de entrada. Bônus adicional:. Muitos sistemas de e-mail impor limites sobre o tamanho caixa de entrada, mas não em uma pasta
Use pastas de armazenamento de computador. Para e-mails que precisam ser mantidos por um longo período de tempo, criar um gabinete de arquivamento eletrônico, com pastas eletrônicos para nomes de categorias que correspondem aos arquivos físicos. Use o Word ou qualquer sistema de sua empresa utiliza e faz o backup muitas vezes
. Salve apenas o mais recente. Excluir a seqüência anterior de e-mails e manter apenas o mais atual para evitar salvar e-mails redundantes.
Apenas salvar o anexo. Se e-mail inclui um anexo e que é tudo que você precisa, apenas a salvar o anexo.
Controlar o fluxo da troca de e-mail. Muitas vezes as pessoas sentem que devem responder ao e-mail instantaneamente. Tire um tempo para considerar sua resposta e diminuir o fluxo de e-mail quando uma resposta imediata se
desnecessário. Abster-se de enviar irrelevante e-mail. Tenha cuidado para não enviar e-mail só porque ele é rápido e conveniente. As mesmas regras se aplicam para o e-mail como correspondência regular - se ele não tem que ser dito, não digo que
Criar modelos.. Se você costuma enviar os mesmos tipos de e-mails, criar modelos que você pode usar uma e outra (mudando apenas as especificidades de cada vez).
Criar um ritual e-mail. Toda sexta-feira antes de sair do escritório, ser implacável sobre a exclusão de e-mails não é mais necessário, poupando aqueles que você precisa para uma semana ou mais para pastas pessoais, salvando aqueles que você precisa mais tempo para Word, e rever os das pastas pessoais para excluir qualquer deixa de ser necessária. Faça disso um hábito semanal e seu e-mail será muito mais gerenciável. Você também pode fazer a mesma coisa no final de cada dia, se assim escolherem.
Muitas pessoas estão familiarizadas com as dicas acima, mas poucos realmente implementá-los, deixando-os a ser reativa ao invés de pró-ativa. Organizar o seu e-mail, como qualquer outro comportamento organizar, permite que você seja mais produtivo e utilizar melhor o seu tempo e energia. Então, pare a loucura, e fazer o que é preciso para tomar o controle de seu e-mail. Lembre-se, e-mail é suposto ser uma ferramenta de comunicações electrónicas para ajudá-lo, não deixá-lo louco Restaurant .;
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