Conquiste o seu Chaos Papel quando você viajar

Isso já aconteceu com você? Você &'; ve acabado de voltar de uma viagem de negócios e sua pasta é abaulamento com recibos, notas de reuniões e outros documentos essenciais. Você &'; provavelmente vai passar seu primeiro dia de volta ao escritório apenas triagem através da massa caótica de papel antes que você possa sequer pensar em começar a trabalhar!

Ou, talvez você viajar por toda a cidade assistir a uma reunião após o outro. Até o final do dia sua pasta é uma pilha de to-dos com nenhuma ordem particular. Mensagens de telefone estão espalhadas em vários pedaços de papel e você só sabe que uma mensagem importante está escondido em algum lugar na bagunça. Depois, há os cartões de visita que você coletou: alguns exigem follow-up, mas você &'; re não tem certeza onde colocar essas cartas importantes. Se você só tinha mantido as coisas em um lugar seguro para que você possa lembrar onde você colocá-los.

Neste ponto, todas essas boas intenções para agir e acompanhar novos negócios quentes fracassar em frustração. Mas não &'; Não é hora de pensar sobre como você extraviado os itens essenciais. O minuto que você &'; re no escritório você achar que há uma pilha de e-mails à espera de sua resposta, além de uma grande pilha de papéis sobre sua mesa implorando por sua atenção. Você mergulhar na direita para os e-mails e antes de conhecê-lo pela manhã se foi e ele &'; s hora do almoço. Você trabalha durante o almoço, a fim de atacar a pilha de papel na sua mesa. Então você percebe que você haven &'; t ouviu suas mensagens de voz, para que abandonar a pilha de papel e ouvir todas as suas mensagens de correio de voz. It &'; círculo de papel, e-mail e correio de voz sa nunca termina, e você haven &'; t mesmo rachado abrir sua pasta. Você acabou de passar o dia reagindo a emergências e interrupções sem hora marcada planejado para lidar com as questões importantes que você esperava para chegar.

Isso continua dia após dia e você &'; re ainda arrastando todos os papéis de sua viagem de negócios em sua pasta e você &'; ve sido adicionando a ele durante a semana como você assistiu mais reuniões. Agora você não tem idéia do que &'; s que e tudo funde em uma grande montanha de papel implorando por sua atenção. Quanto tempo você deixar isso continuar antes de decidir tomar uma atitude? Para alguns seus dias e outros &'; s suas semanas ou meses. Esses novos leads quentes que você fez em sua viagem de negócios aren &'; t tão quente agora e quanto mais tempo você deixá-lo o mais que você procrastinar em tomar medidas. Eventualmente você tomar montanha de papel fora de sua pasta e largá-lo no chão por sua mesa e dizer que você &'; ll lidar com ele mais tarde, porque você tem coisas mais importantes para cuidar de no escritório. Culpa em conjuntos e constantemente nags para você fazer algo, mas você don &'; t. Você sabe que você deve obter os recibos de negócios tratadas, mas você &'; re não tem certeza onde todos eles são e ele acaba custando-lhe dinheiro quando você poderia ter sido reembolsado.

Aqui estão algumas dicas sobre como pôr fim ao cenário do drama pasta:

1. Agilizar e organizar a sua pasta para que você saiba o que a próxima ação é em qualquer pedaço de papel, enquanto você &'; re fora da cidade e quando chegar de volta em seu escritório. Não é um produto durável e profissional elegante procura no mercado que eu gosto de usar. Ir para http://www.simplyproductive.com/
produtos /toolstrade.html para visualizar e encomendar o produto. O que eu gosto sobre isso é o tecido durável na parte externa com abas inserível, bolso lateral com zíper e fechamento com zíper. O bolso com zíper na parte externa é grande para armazenar uma caneta, lápis, pequenas post-it-notas e um marcador. Dentro desta pasta mini-curso há 13 divisores para manter documentos importantes enquanto você &'; re fora do escritório. O gabinete de zíper permite fácil acesso contra os arquivos de acordeão com um gabinete de retalho que são difíceis de usar. Lembre-se, facilidade de acesso e funcionalidade são muito importantes quando se usa qualquer produto organizadora.

2. Rotular os 13 tabs dentro desta pasta mini-curso com a próxima ação “ Chame, entrada de dados, Discutir, Despesa Reembolso, Arquivo, reunião Notas /Agenda, Fotocópia, Ler ou escrever &" ;. Sua será abas extra dentro dessa pasta mini-curso para você inserir seus cartões de visita, brochuras pequenas, obrigado cartões e outros itens que você precisa querer ter na mão quando você viajar. Você &'; ll se surpreender com a quantidade de papel que você pode entrar em este elegante mala de viagem.

3. Como usar este maleta mini-curso quando fora do seu escritório. Agendas de reuniões arquivo na guia arquivo chamado “ Meeting Notes /Agenda assim quando você chegar à reunião, &'; s todos juntos. Se você coletar cartões de visita durante a sua viagem há 2 coisas que você pode fazer com o cartão de visita: (1) entrar imediatamente em seu PDA, ou (2) registrá-la em seu mini pasta viagens no “ Entrada de Dados &" ;. Quando você retornar ao seu hotel ou seu escritório todos os cartões que você queria entrar em seu banco de dados estão todos agrupados. Você pode inserir-los ou delegar a tarefa a outra pessoa.

4. Definir a próxima ação. Não mais colocando-o de lado para lidar com ele mais tarde. Isto é o que eu chamo de “ &" decisões diferidos ;. Em vez disso, pergunte a si mesmo esta pergunta muito importante: “ O que é a próxima ação que eu preciso para assumir este pedaço de papel?

5. Agende um horário específico em seu calendário para lidar com essa próxima ação. Esta é a chave para fazer as coisas. Uma pilha ou arquivo chamado “ Fazer &"; é apenas uma intenção de fazer algo, onde, como um compromisso agendado é um compromisso de agir em alguma coisa.

6. Use pastas de projetos claros para manter como papéis juntos. Ir para www.simplyproductive.com para ver e encomendar essas pastas de projeto que economizam tempo e economia de espaço. Use essas pastas de projeto para manter a sua agenda e reuniões observa juntos em sua pasta mini-curso. Você pode estar participando de várias reuniões e essas pastas de projeto são a certeza de manter seus papéis agrupados. Não usar clipes de papel, eles tendem a atribuir a outros pedaços de papel e pego em outros clipes de papel.

7. Regra 80/20 - 80 por cento do que nós arquivamos nunca se referir a novamente. Portanto, pergunte a si mesmo: "Qual é o pior cenário possível, se você jogou este pedaço de papel fora? &Rdquo ;. Se você pode viver com os resultados da sua resposta a esta pergunta, em seguida, atirar o pedaço de papel.
< .. p> 8 O que para o arquivo para futura referência Se você decidiu manter as informações em um pedaço de papel, pergunte a si mesmo: "Se eu quiser recuperar essas informações novamente, o que palavra gatilho você pensaria &";? Escreva a palavra gatilho no canto superior direito desse pedaço de papel e depositá-las em sua pasta mini-curso em "Arquivo".

9. Transferência de documentos quando você voltar. Quando você retornar ao seu escritório após a viagem de negócios ou dia de reuniões, tudo o que você &'; ve se reuniram durante o seu tempo longe do escritório são agrupadas pela próxima ação. Em vez de uma montanha de papel que derrama para fora de sua pasta, você &'; ll estar à frente do jogo de perseguição de papel porque você &'; já tenha definido a próxima ação. Tudo o que há para você fazer é programar o tempo em sua agenda para lidar com as ações em sua pasta mini-curso. Algumas das ações como entrada de dados, arquivo e Despesas reembolsá-lo pode delegar a seu assistente, se você tiver um. Esse sentimento de culpa e vergonha won &'; t estar lá, porque você &'; ve tratadas o que você disse que faria quando você voltou para seu escritório. Dicas para

Viagens:

- Programe um tempo no final de cada dia, quando você está viajando para arquivar papéis em sua pasta mini-curso

- Programe um tempo no seu calendário. quando você retornar de sua viagem de negócios para lidar com os itens de ação em sua pasta mini-curso

-. Use sua pasta mini-viagem como uma lista de verificação visual para itens que você precisa para levar com você. Por exemplo inserir itens para ler sob o “ Read &"; tab. Verifique que você tem o suficiente cartões e folhetos, obrigado notas, papel timbrado, postagem e etiquetas de endereço, se você precisar deles

-. Fotocópia seu passaporte e cartões de crédito. Documento de loja em um lugar seguro

- feiras, convenções, reuniões e ndash; escreva no verso dos cartões de visita a data, local e próxima ação. Se você tiver um assistente, delegar a entrada de dados dos cartões de visita e têm as próximas ações programadas em seu calendário ou digitado em sua lista de tarefas.

Implementar a pasta mini-curso irá diminuir drasticamente seu nível de estresse e aumento sua produtividade quando você retornar ao seu escritório. Você &'; ll transformar pilhas de papel em recursos valiosos, em vez de decisões e culpa diferidos. Em vez de reagir a emergências você &'; ll ser pró-ativa em seus compromissos e acompanhamento.

Contacto Simplesmente Produtivo para encomendar o seu "Mini- viajar Briefcase" com rótulos personalizados pré-impressos (US $ 25 + frete). Simplesmente Produtivo irá ajudá-lo na obtenção de seu sistema de gerenciamento de papéis configurar rapidamente e facilmente. Antes que você perceba, podemos domar seus papéis e encontrar nada em 5 segundos ou menos, garantido. It &'; s o que chamamos de One Day Miracle. Contacto Simplesmente Produtivo para obter mais informações sobre como isso funciona (604) 233-7076 ou www.simplyproductive.com Restaurant  .;